言歸正傳,今天寫應付帳款底稿的審計思路,最近對底稿科目沒有了順序感,想到哪就寫哪吧~
應付帳款是企業在正常生產經營活動中,因購買材料、商品或接受勞務等而應付給供應商的款項。一般會計分錄為:
借:原材料/庫存商品等(不含稅金額)
應交稅費——應交增值稅(進項稅額)
貸:應付帳款——xx供應商(含稅金額)
這個是採購材料或商品時貨和發票同時到的會計核算分錄。不過一般製造業企業採購原料或半成品、成品時基本都是貨先到,經過雙方對數量、單價和折扣對帳確認之後,供應商才開發票過來。對於這種貨已經到了,但發票還沒到的情況,需要在月末按照數量和單價進行暫估入帳,暫估分錄為:借:原材料/庫存商品等(不含稅金額)
貸:應付帳款——暫估應付款(不含稅金額)
暫估存貨時不需要暫估進項稅,因為企業只有在取得增值稅專用發票時,才算取得抵扣增值稅進項稅的權利,在此之前,權利並未取得,企業的負債當然沒有這部分增值稅。待對完帳,收到採購發票時,將原來的那筆暫估分錄全部紅字衝回,重新按發票金額入帳即可。有些企業在收到發票時,不會將原先的暫估分錄紅衝,而是直接對暫估金額和發票金額之間的差異補做一筆分錄,這兩種方式結果都一樣,但後一種如果調整太多的話會感覺有點亂。
所以,我們在做應付帳款審計時,首先應該了解清楚企業存貨暫估是如何進行會計處理的,以免後續看明細帳時雲裡霧裡的。
應付帳款是負債類科目,除了「存在」、「計價和分攤/準確性」外,「完整性」認定是很關鍵的,執行哪些審計程序,就要看該程序是否能證明這些認定了。針對應付帳款科目,一般執行的審計程序有編制並分析明細表、函證、細節測試、期後測試等。
明細表數據一般可以從科目餘額表直接獲取,或者利用企業提供的明細表,直接複製黏貼到自己的底稿,然後修改下格式即可。一般明細表的格式如下圖,主要包含供應商名稱、款項性質、期初餘額、本期借貸方、期末未審數、帳齡,帳項調整、同時掛帳調整、重分類調整,期末審定數等內容。
1、款項性質是必填內容,且要認真區分「材料款、設備款、工程款或其他款項」,因為附註是需要披露這些內容的,另外在編制現金流量表時,不同的款項性質會進入不同的現流科目,材料款進入「購買商品或勞務支付的現金」,而設備款和工程款(與企業的固定資產和在建工程相關)則是進入「購建固定資產、無形資產和其他長期資產所支付的現金」。
2、未審數據填完之後,期末餘額要先和未審TB數核對一致,然後先對未審數劃分帳齡。具體的劃分帳齡的方法在之前的其他應收款底稿裡介紹過比較詳細的,這裡就不重複了,可以到這裡去看《其他應收款底稿怎麼做?四個程序搞定ta》。
提示一點,應付帳款是負債類科目,用「先進先出」法時要用借方金額和期初餘額去比較,公式為=IF(借方金額>=期初餘額,期末餘額,貸方金額),意思是如果本期的借方數(即本期歸還金額)大於期初餘額,說明上年遺留的欠款餘額在本期全部歸還,則期末餘額的帳齡為一年以內,否則本期貸方數(本年新增的欠款)為一年以內。
一年以內的帳齡確定好,用期末餘額減掉之後剩餘金額為一年以上,可以不用再對一年以上的進行細分了,因為附註披露一般只要求披露一年以上的重要應付帳款(如下圖附註格式)。
但為了底稿做的更詳細點,也可以對一年以上的繼續細分,方便對長期掛帳的應付帳款進行檢查。
3、底稿中有一張「長期掛帳應付帳款檢查表」是需要完成的,關注所有帳齡超過一年以上的大額應付帳款,核實長期掛帳未償還的原因,以及資產負債表日後是否償還,如果償還了則檢查償還記錄,比如銀行付款單等。底稿模板如下:
長期掛帳的應付帳款,大部分都是有歷史原因的,比如因產品質量問題存在糾紛,未到合同約定的付款時間等等,掛帳原因肯定是企業提供的,我們要做的就是對這些了解到的原因進行核實。
比如因產品質量問題存在糾紛,那獲取雙方的往來溝通郵件來檢查,同時也要搞清楚產品的現狀,有沒有已經使用或銷售出去,銷售出去的是不是也存在質量糾紛,是否對應收帳款產生影響;或者是還沒使用或銷售出去,作為存貨要考慮是否涉及減值等;合同約定了付款時間,那就拿合同來檢查;債務人破產,公司已註銷,則在企查查或天眼查網站上查詢相關信息等。
要特別關注跟關聯方之間的長期掛帳應付款,獲取採購合同、產品入庫單、檢驗單、運輸單據、採購發票等資料來檢查,核實是不是真實的貨款,防止存在其實是借款而不是貨款的情況。
另外,需要注意的是企業當年自行核銷的長期掛帳應付款,要檢查核銷是否有經過公司內部審批,核銷是否具備充分的理由,金額是否正確等,因為核銷無法支付的應付帳款,會計處理一般是計入「營業外收入」,會增加當年的利潤,對於有業績壓力的企業來說,可能存在利潤調節的空間。
4、關注是否跟預付帳款、其他應付款、應收帳款、其他應收款等往來科目存在同時掛帳的情況,查找方法是通過VLOOKUP函數對供應商名稱來進行匹配,具體匹配方法及示例也可看之前的其他應收款文章《其他應收款底稿怎麼做?四個程序搞定ta》。
匹配完發現有同時掛帳的情況,先了解多處掛帳原因,如果是屬於同一性質或者同一合同下的事項,就可以按照較小的那個金額對衝,如果不是則不能隨意對衝。
5、如果存在期末餘額為負數的應付帳款,先查明負數原因,再考慮是否需要重分類,不能一看到負數就立馬重分類,比如一些負數可能是財務人員掛錯供應商導致的,那這種就不能通過重分類去處理了。
1、對應付帳款的餘額進行分析,關注本期末應付帳款的餘額較上年同期是否有重大變動,同時將應付帳款按照款項性質進行分類,分別分析各類別構成是否存在重大變動。
附註披露時,也是按照款項性質的兩期餘額進行列示的(見下圖),質控老師覆核報告時,如果發現兩期餘額變動較大,肯定會出Q的。所以,在做底稿階段,這種分析是必不可少的。
2、將應付帳款的貸方發生額和存貨採購入庫、固定資產採購、在建工程新增等事項勾稽核對。核對模板可參考下圖,根據會計分錄的「有借必有貸,借貸必相等」原理,從存貨、固定資產、在建工程等科目的借方取實際購入的不含稅發生額,扣除直接付現採購的部分(也可不考慮這部分,因為直接付現一般較少,除非是那種特別緊缺的物料),考慮稅率後匡算出含稅金額,和應付帳款貸方發生額進行比較,差異較大的需要進一步查明原因,這個分析是對應付帳款「存在」和「完整性」的核實。
3、對應付帳款的借方發生額進行分析,即對本期付款的檢查,跟應付票據、庫存現金、銀行存款等科目進行勾稽;另外如果同一個公司既是供應商又是客戶的,雙方可能會籤貨款按照淨額結算的協議,所以也存在應收應付對衝的情況。核對模板可參考下圖:
4、對應付帳款的周轉率進行對比分析;一是和本公司同期數據對比,比如2020年的應付帳款周轉率相較於2019年的變動情況,如果是周轉變慢了,原因是什麼等;二是上市公司和IPO企業,也需要跟同行業公司的應付帳款周轉水平進行比較,分析被審計單位相較於同行業來說,是否存在周轉異常的情況。分析模板可參考下圖:
除了合併範圍內的關聯方往來或借款不用函證之外,其他符合條件的款項均需要函證。函證可以證明「存在」、「權利與義務」、「計價與分攤/準確性」這些認定,另外對於負債科目來說,函證還可以用於證明「完整性」認定,因為一般資產存在高估風險,函證主要是證明存在性,而負債存在低估風險,如果企業入帳的負債少了,被函證單位肯定是不願意的,立馬回函不符。
需要注意的是,應付帳款函證除了要對餘額進行函證外,還需要對本期採購額較大的供應商進行函證,比如雖然餘額較小,但發生額較大的供應商。
對餘額函證時記得要包含暫估部分的金額,但在詢證函上最好不要寫成「應付暫估數「,而是寫「應付材料款/設備款(未開票金額,不含稅)」之類的比較明確的描述,方便被函證的公司快速理解,提高回函效率以及回函相符率。
關於如何選取函證樣本、發函過程的控制等,其他應收款文章裡已說過,這裡不再贅述了。
如果沒有收到回函,則需要執行替代測試程序。替代測試需要有針對性,先明確沒有回函的應付帳款的期末餘額構成,即應付某供應商的期末餘額是由哪幾筆採購構成的,然後再檢查相關的採購合同、採購訂單、採購發票、運輸記錄、入庫單、驗收單等原始資料,確認構成期末餘額的這幾筆採購是真實發生的,最後再獲取本期的以及期後的銀行付款單來檢查本期付款以及期後付款情況,最終確認期末餘額的「存在、」計價與分攤/準確性「、」完整性「、「權利與義務」等認定。
替代測試可參考如下模板:
1、檢查與重要供應商之間的對帳單,對帳單應該從採購部門獲取,並和財務帳面數據進行核對,確認兩者是否存在差異,是否需要調整。重點關注採購數量較大時給的折扣、付款折扣、以及在期末是否有因單據流轉不及時從而造成少入應付帳款的情況。
核對模板可參考下圖:
2、對重要供應商的採購金額、信用政策等信息進行同期對比檢查,看是否存在重大變動,並查明變動原因。
對於本期採購額急劇下降的供應商,應查明交易減少的原因,是因為企業自身產品結構調整,還是存貨積壓導致,或者是供應商提供的產品質量出了問題,這些原因可能預示著企業的某種存貨存在減值跡象,需要額外關注一下。
對於本期新增的重要供應商,應在企查查或天眼查上查詢該供應商的基本信息,判斷該供應商的規模是否跟企業的採購規模相匹配,當然對於IPO企業來說,新增的供應商肯定是需要去現場走訪的。
檢查模板可參考下圖:
3、結合供應商給的信用期,檢查重要供應商的付款情況,判斷付款時點是否超過了信用期,是否有通過私下商議延遲付款從而粉飾現金流的情況。比如信用政策規定票到30天付款,即收到供應商的發票後30天內支付貨款,但檢查之後發現企業並未在規定的時間內付款,這就需要去關注是什麼原因了。因為一般來說,任何企業的資金都會比較緊張,肯定會在規定的時間內催付款的,不會讓你欠太長時間。
針對負債科目,「完整性」認定會更重要一些,期後測試即是用來證明這個認定的。
從企業獲取資產負債表日後的供應商付款記錄,往回倒推,檢查至採購合同、採購發票、入庫單、驗收單等原始資料,注意這些資料的業務發生日期,並和確認應付帳款的記帳憑證日期進行核對,判斷該筆付款對應的採購是否記錄在了正確的會計期間。
檢查模板可參考下圖:
另外,結合外購存貨的截止測試(一般原材料、庫存商品底稿都要求做),獲取資產負債表日後入帳的應付帳款對應的採購合同、採購發票、入庫單、驗收單等資料,檢查該業務的發生日期,判斷是否應該在資產負債表日前入帳。
針對關聯方之間的直接採購交易,除了合併範圍內的不需要函證之外,其他程序也是應該要做的,包括獲取交易支持性文件檢查、付款檢查等。另外重點關注下和關聯方之間的交易是不是有合理的商業理由,以及交易價格是不是公允等。
以上就是應付帳款一般常用的審計程序和底稿思路了,難倒是不難,只不過一般企業特別是製造業,供應商都會很多,不管是函證、實質性分析還是細節測試檢查,工作量還是挺多的,但這又是比較重要的科目,就只能加油啦~~
下圖是應付帳款底稿思路總結,有需要的自取~~~如果覺得不清晰,也可後臺私信我,發你高清原圖哦~
作者介紹:我是注會喵,一隻沒什麼愛好但考了很多證,腦子裡有點乾貨同時又很想分享的喵,如果你剛好對審計感興趣,可以關注我哦,包你收穫滿滿!