點擊上方「蘭山應急」關注我們！
近期，筆者在實際工作中發現有的單位有的同志在檔案如何管理方面還存在一些不足。那麼，檔案工作究竟要怎麼做才算規範呢？筆者查詢相關文件，總結了一些機關檔案工作（傳統檔案）基礎知識。
《檔案法》第二條規定：檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
《機關檔案管理規定》第二條規定：機關檔案是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
根據《機關檔案管理規定》，下列文件材料應當納入收集範圍：機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。
（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；
（二）機關履行行業特有職責形成的專業檔案；
（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；
（四）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；
（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；
（六）其他檔案。
1、上級機關的文件材料：
（1）上級機關任免、懲處非本單位工作人員的文件；
（2）上級機關普發性供參閱、不需辦理的文件。
2、本單位的文件材料：
（1）無查考、利用價值的事務性、臨時性文件及重份文件；
（2） 未經會議討論、未經領導審閱、籤發的未生效的文件；
（3）一般性文件歷次修改稿；
（4） 有關工作參考的文件材料；
（5）單位主要負責人兼任職務的外單位形成的與本單位無關的文件材料。
3、同級單位文件材料：
實際工作中，歸檔文件一般以每份文件為一件來處理，那麼，怎樣的文件才能算一件檔案？一般情況下，是這樣確定的：
報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；
會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；
來文與復文（請示與批覆、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。
有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
（1）歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；
（2）轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，複製件在後；
（3）不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；
（6）有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在後；
檔案文件一般採用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。
跨年度一般應以文件籤發日期為準
涉及不同年度的文件，統一按文件籤發日期判定所屬年度
跨年度形成的會議文件歸入閉幕年
跨年度辦理的文件歸入辦結年
當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，並在附註項加以說明
按機構(問題)分類，將文件按其形成或承辦機構(問題)分類
機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時採用
採用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門
採用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類
規模較小或公文辦理程序不適於按機構（問題）分類的立檔單位，可以採取年度—保管期限等方法進行兩級分類
為了方便檢索利用檔案，還需要對歸檔文件編排目錄（編目）。
歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。
歸檔文件應逐件編目。
歸檔文件目錄使用電子表格進行編制。
歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應列印裝訂成冊。
編目應準確、詳細，便於檢索為準；
來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容；
歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備註等項目；
目錄表格採用A4 幅面；
訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。
至此，傳統檔案整理歸檔工作才算完成。
特別指出，新時代，信息化技術已經融入到社會各行各業，在加強傳統檔案管理的同時，隨著電子文件的爆炸式增長，還要重視對電子檔案的管理，電子檔案管理工作筆者將在下一篇詳細介紹。
來源：廣東自然資源
投稿郵箱：lsyjjbgs@ly.shandong.cn
全 面 開 展 安 全 生 產
隱患大排查大整治行動