簡單明了是邀請函的首要要求。會議邀請函與一般的邀請函有所不同，它要求其寫明會議議的背景、目的和名稱。下面是小編為大家整理的一些關於書寫會議邀請函的一些知識。
會議邀請函範文
(一)會議邀請函的的概念
會議邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，並且具有禮儀和告知的雙重的作用的會議文書。
邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要運用於橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品發布會產等，以發邀請函為宜。而會議通知則用於具有縱向關係(即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的管理關係)性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
(二)會議邀請函的基本內容
會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。
(三)會議邀請函的結構與寫法
1.標題。由會議名稱和「邀請函(書)」組成，一般可不寫主辦機關名稱和「關於舉辦」的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》。「邀請函」三字是完整的文種名稱，與公文中的「函」是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成「關於邀請出席××會議的函」
2.稱呼。邀請函的發送對象有三類情況：
(1)發送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠「尊敬的」敬語詞，後綴「先生」、「女士」、「同志」等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以「敬啟者」統稱。
3.正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用「特邀請您出席(列席)」照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯繫聯絡信息和聯絡方式。結尾處也可寫「此致」，再換行頂格寫「敬禮」，亦可省略。
4.落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5.成文時間。寫明具體的年、月、日。
範文一：
從前沿語言學理論到漢語國際教育應用 ——漢語國際教育語境下的句式研究與教學專題研討會 邀請函
尊敬的李先生/女士：
為進一步滿足第二語言教學對漢語句式研究的迫切需要，促進語法研究新成果向國際漢語教學應用的轉化，北京語言大學漢語學院擬於 2014 年 8 月 20 日在北京語言大學舉辦「漢語國際教育語境下的句式研究與教學專題研討會」。鑑於您在第二語言研究領域的豐厚學 術成果，誠邀您出席並發表鴻文，嘉惠學林。
有關會議安排如下：
一. 會議時間： 2011 年 8 月 20 日-22 日
二. 會議地點： 北京語言大學
三. 會議主旨：
促進前沿語言學理論的創新及其向國際漢語教學的轉化與應用; 推動語言學理論的本土化研究
四.會議議題：
1)類型學視角下的漢語句式研究;
2)漢語句式研究的跨文化視角與相關語言事實;
3)跨文化視角下的漢語第二語言句式教學; 4)漢語教材、大綱、教學設計中的句式問題;
5)漢語作為第二語言句式教學中的相關問題
五.遴選參會論文，出版論集《漢語句式研究與教學》。
六.2014 年 7 月 5 日前，將論文題目及摘要以 Word2003 文檔發至會務組郵箱。 摘要 1000 字，標題用三號宋體，正文用小四號宋體。摘要請標 注作者姓名、單位、電子郵箱、通訊地址、郵政編碼、聯繫電話、傳 真。 請於 8 月 10 日前提交論文全文，以便製作論文集。.
七.會議日程
8 月 19 日下午，在北京語言大學會議中心大堂報到。
報到地址：北京市海澱區學院路 15 號。乘坐地鐵 2 號線到西直門換乘 13 號線 五道口下車(A 西北出口)，步行至北語會議中心。
8 月 20 日，8:30 開幕式、大會發言、分組研討
8 月 21 日，上午分組研討，下午閉幕式
8 月 22 日，文化考察一天(京郊)。如不參加文化考察，請回 函說明，以便籌備組統計人數。
8 月 22 日，離會
八.會議通訊地址：
北京市海澱區學院路 15 號北京語言大學漢語學院(100083)
九.往返交通由會議代表自行購票。
會議籌辦費、餐費、住宿費、論 文集出版費由會議主辦方承擔。 如有特殊情況，需代買車票，請於 7 月 8 日前將身份證號及返程
日期通過郵箱通知會務組，過期不再受理。
電話：010-8230342
e-mail: wenyingmy@126.com
句式研究與教學研討會籌備組
2014 年 7月 24 日
範文二：
尊敬的先生/女士：
您好!
我們很榮幸地邀請您參加將於12月15-16日在北京21世紀飯店舉辦的「第27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會非政府組織磋商會議」。本次會議的主題是：從議程到行動——繼「非政府組織糧食主權論壇」之後。此次磋商會議由聯合國糧農組織(FAO)和國際糧食主權計劃委員會亞洲分會(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進會協辦。屆時，來自亞太地區80多個民間組織的100餘名代表將參加會議。本次會議宣言將在12月17-21日召開的27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會上宣讀。
本次會議的主要議題包括：
1.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何在地區和國家層面執行「全球行動議程/公民社會戰略」。
2.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何根據目前形勢確定今後行動的參與者。
3.參會機構起草非政府組織建議書提交給第27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區會議，繼續呼籲維護農民的利益。
真誠地期待著您的積極支持與參與!
中國國際民間組織合作促進會協辦
2014年11月15日