（圖片來源：攝圖網）
作者|劉豔豔 來源|YouCore（ID：YouCore）
前言
如果能一心二用，同時完成多項任務，我們的做事效率是不是會更高呢?
金庸的武俠名著《射鵰英雄傳》裡就有一個能夠一心二用的人，他就是很討喜的武林高手「老頑童」周伯通。
他被東邪黃藥師關在了桃花島上15年，性格這麼跳脫的一個人，實在忍受不了一個人被關著的寂寞，於是他就自創了一門 「左右互搏」的武功，也就是一心二用，左右手可以使用不同的招式，這樣他就可以自己跟自己打架玩了。
在金庸的小說裡，這可是一門頂尖的武林絕學，因為會了這招相當於一個武林高手變成了兩個武林高手，周伯通因為這門絕學立馬就躋身為武林第一高手。
這門武功既然這麼厲害，那學會的人肯定不能多，因此金庸老先生就只安排郭靖和小龍女學會了，其他人都學不會，而且越聰明的人越學不會，比如學什麼都是一看就會的黃蓉就學不會這個左右互搏。
金庸先生設定的學會標準是要心思單純，要麼像郭靖這樣傻得單純，要麼像小龍女這樣淡薄得單純。
上學的時候看到這兒，我就非常羨慕郭靖和小龍女，因為自己也很想掌握這種一心二用的方法，這樣我就能邊背單詞邊做數學題，可以省下多少做作業的時間用來玩哇。
但沒辦法，自己一沒郭靖笨，二沒小龍女純，只能繼續熬夜做作業了。
但工作後學習了心理學和腦科學發現，原來被金庸老先生騙了，要掌握周伯通的這種左右互搏，需要的不是心思單純，而是腦裂病人。
正常人是絕對不可能做到左手寫字右手舞劍這種多任務並行的。
一般人同時處理多項任務的結果就是，做事效率會更低。
01
同時處理多項任務效率更低
史丹福大學的一項研究發現，我們的大腦出廠設置並不含有「多任務處理」這一項。
因為我們的大腦被設計為一次只能專注一件事，同時處理多件事，反而會減緩它的思考速度。
密西根大學心理學家大衛·梅耶的研究團隊在心理訓練時，讓志願者從識別形狀的任務快速切換到解決數學問題的任務。
與延長時間繼續專注於同一個任務的情況相比，由於志願者需要切換注意力，所以上述兩項任務需要更長的執行時間，同時思維的準確性下降。
麻省理工學院的神經學家厄爾·米勒也研究證實：
我們的大腦並不能有效地同時處理多項任務，當人們認為他們在進行多任務處理時，事實上，他們只是快速地從一件事跳到另一件事情。
而每一次跳躍，都會產生額外開銷，從而比循序漸進地做兩件事耗費更多時間。
正如加州大學洛杉磯分校塞梅爾研究所神經學家在《大腦革命》所闡述的：
與關閉一個電腦程式同時啟動另一個程序的情況不一樣，注意力的切換需要一段時間來關閉和啟動。
每次注意力切換時，額葉處理中心必須激活不同的神經迴路。當大腦在兩個任務之間來回切換時，神經迴路需要休息一會兒，這是一個耗時的過程，並降低了效率。
因此，通過同時處理多項任務的方法來提高做事效率，是極其不靠譜的。
讓自己高效的秘訣只有一個：每次只集中精力幹好一件事。
具體如何做到呢?只要遵循好下面三個原則就可以了。
原則1：要事第一原則2：寧多勿少
原則3：減少拖延
02
要事第一
我們之所以崇拜多任務的工作方式，核心就在於對單位時間利用率的追求上。
比如，我們會想著在上下班的路上聽英語，在無聊又冗長的會議上寫文章。
基於這樣的想法，我們總是捨不得在一個時間周期裡只安排一件事，總覺得這樣是對時間的浪費。
因此，我們在安排個人的日計劃、周計劃時總喜歡排得滿滿當當的，恨不得一分鐘當兩分鐘用。
但實際上，一個時間周期內只安排一件事，這種單線程的做事方法從表面上看或許是慢的，而實際上它卻可以更快達到預期。
因為這種做法更符合我們大腦的工作方式。
可能你會擔心手上的事情很多，一個時間周期只安排一件事會做不完。
事實上，如果這麼安排，你的事情還做不完的話，本身就說明你要完成的事項超出了你的可支配時間。
即使你在計劃裡將這些事項都安排上，同樣也做不完，而且100%會完成得更少，因為不同任務間的頻繁切換以及任務多得做不完的焦慮，會讓你的工作效率更低，甚至你會破罐子破摔，徹底不做了。
因此，在手頭要做的事超出了可安排的時間時，你更要做到要事第一。
以日計劃為例，你可以識別出當天最重要的一件事，然後只安排好做這件事的計劃，在這件事沒完成前，其它事都暫不安排。
不要擔心這種安排下做的事會變少，因為如果你能提前完成這件要事，你自然就有時間做其它的事了。
如果在這種安排下，你連這件要事都未能完成的話，那就說明你給要事安排的時間少了，加上其它的事只會導致要事的完成效率更低，工作效果更差。
03
寧多勿少
我們常常會高估自己的能力，從而低估了完成一件任務所需的時間。
一旦低估了時間，輕則因為趕工導致心理焦躁、工作質量沒有保障，重則導致整體安排被打亂、所有工作都變得混亂。
因此，要做到高效，我們就要做到對時間需求的估計寧可有餘，而不可不足。
管理學大師德魯克在《卓有成效的管理者》中，對此有一段精彩的闡述：
有些人一事無成，而實際上他們卻做得很吃力。
第一，他們低估了完成一件任務所需的時間。他們總以為萬事順利，卻總不免有出乎意料的情況發生。
其實，所謂意料之外者，正應該在我們意料之中。而所謂意料之中，往往從來沒有令人愉快的意外。
所以，有效的管理者對時間需求的估計寧可有餘，而不可不足。
第二，一般的管理者(往往也是不大有效的管理者)總喜歡趕工——而趕工的結果，總不免使進度更加落後。有效的管理者不願賽跑，他們按部就班，穩定前進。
第三，一般的管理者喜歡同時著手幾件要事，結果對每一件事，他們都無法獲得足夠的最低整塊時間。只要任何一件事情受阻，全部事情也都跟著受阻了。
給一件事留足整塊時間說起來簡單，但做起來卻不容易，因為它既涉及到你對這件事難度估計的準確性，又涉及到你對自身的了解，以及你對可調用資源和潛在風險的評估水平。
既然這麼難，那我們如何做到估足一件事所需的時間呢?
你可以採用一個簡單可行的粗略估計方法，也就是保證你留的時間不少於三點估算的時間。
三點估算是通過考慮估算中的不確定性和風險，來提高時間估算的準確性的，它的公式是：
tE，最終估算的時間t0，最樂觀時間，基於最好的情況所需要花費的時間
tm，最可能時間，基於最可能情況所需要花費的時間tp，最悲觀時間，基於最壞的情況所需要花費的時間
舉個例子，假設你完成一項任務所需要的時間最樂觀的情況是2天，最可能的情況是4天，最悲觀的情況是7天。
那麼你完成這項任務最終估算的時間就是(2+4*4+7)/6=4.17(天)
所以，你在預留這項任務所需的時間時，最少不能少於4.17天。
04
減少拖延
確定好了一個時間段裡的唯一要事，也留足了時間，接下來就是執行了。
執行最大的難點就是拖延。
在時間預留充分的情況下，拖延主要是兩個原因造成的：
1)時間寬裕情況下的前半程揮霍
這是絕大部分人的通病，前面拖拖拉拉，後面拼命趕工。
我們公司每月的運動打卡任務也是這個規律。
我們的打卡任務規定一個月至少運動12天，但前半個月絕大多數人的運動頻率都很低，甚至有人一天都不運動。
但到了下半個月運動頻率就高了，特別是最後幾天，有人會一天不落地瘋狂運動，哪怕到了晚上23點累得都不行了還要堅持(不是覺悟高了，而是只要有一天不運動的話，本月的運動打卡任務就完不成，需要罰錢了)。
2)畏難不敢動手或太過追求完美
畏難或者太過追求完美，也會導致不必要的拖延。
前者會導致遲遲不敢動手，後者會在做的過程中執著於某個細節導致推進緩慢。
那如何避免上面的兩種拖延情況呢?
你可以嘗試以下三個實用小技巧。
1)自己將最終截止日提前
這種做法一是會給自己更多壓力，可以儘早開始;二是可以給自己留出更多的風險儲備時間，以應對可能的突發情況。
2)設置多個過程截止點
對於完成周期超過一天的任務，儘量將任務拆分成幾個階段，並設定好每個階段的截止時間。
比如，你計劃兩天寫完一個市場分析報告，就可以將這個任務拆分為四個階段，並確定好各個階段的截止時間：
階段一：完成報告框架搭建，第一天中午12點前完成。
階段二：完成資料搜集，第一天晚上22點前完成。
階段三：完成報告初稿，第二天下午16點前完成。
階段四：完成終稿潤色，第二天晚上22點完成。
這種設置多個過程截止點的方式 ，會讓你更有緊迫感，也更能保證任務的推進進度。
3)爛開始、多迭代
對於有難度的任務，先不要管開始時的質量，動手做了再說，做了後再不斷地一輪輪來做迭代改進。
就像寫一篇自己不擅長主題的文章，不管三七二十一先將自己能寫的都先寫出來，然後再一輪輪地改稿就可以了。
這種爛開始多迭代的方式，既能幫你克服畏難不敢動手的心理，又能幫你很好地解決因為完美主義陷入在細節中的問題(你可以告訴自己，這次可以先不管，下輪再改)。
我相信，用了上面三個小技巧，在要事第一、留足時間的情況下，你一定能很高效地完成手頭任務。
05
小結
身處這個節奏越來越快的社會，我們總免不了各種焦慮，不得不想各種法子來提高自己的做事效率。
但事與願違的是：我們追求得越多，獲得的往往更少;我們越想著快，結果卻是變得更慢。
貪多求快，就是我們每天低效忙碌的一個關鍵影響因素。
因為我們的大腦並不支持這種多線程的並行工作方式。
多任務並行的工作模式，不僅會降低我們的工作效率，更誇張的是有研究發現，這種工作模式甚至會損傷腦神經(法國一個研究小組發表在《科學》雜誌上的研究成果)，降低智商(倫敦大學的一項研究發現)。
慢下來，一次只集中精力幹好一件事，你的效率反而會更高。
如果你還能用好這三個原則：要事第一、寧多勿少、減少拖延，你做事還會更高效。
編者按：本文轉載自微信公眾號：YouCore（ID：YouCore），作者：劉豔豔，YouCore高級講師、高級諮詢顧問
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