儘管所有會計解決方案都包含財務管理的基本功能，但不同產品之間的功能存在顯著差異。因此，至關重要的是要通過評估解決方案的功能如何幫助您滿足特定需求來了解其健壯性。會計軟體的要求可能會因公司規模和行業以及公司的地理位置而異。
會計系統應適應您現有的流程。重要的是要知道貴公司的哪些用戶需要採取哪些步驟才能有效地轉移資金。然後，您可以將搜索量身定製為一個系統，該系統可以處理您的工作流程並自動執行或簡化該過程中的步驟。
準備將財務數據從舊系統轉移到新系統也很重要。這對於實現成功至關重要，原因有幾個，其中之一就是您的數據需要匹配新系統中的欄位以保持其準確性。不完整或不正確的數據可能會完全改變您的數字和財務報表；還必須保留歷史數據以用於合規性目的和分析。確保您了解需要保留哪些文件以符合財務法規。同樣，您可以傳輸的歷史信息越多，報告的相關性就越高。
會計軟體的主要優點
通過消除計算中的人為錯誤風險來提高數據準確性。通過加強影響法規標準的活動來保持政府合規性。通過自動計算和簡化的工作流程來加快整個會計流程。在中央位置輕鬆組織和訪問數據。快速匯總各種會計報告。有效地將會計數據傳遞到組織中的各個部門。為什麼使用會計軟體？
會計軟體的主要目的是管理公司的財務信息。通過使用會計軟體，公司可以跟蹤成本，收入和盈利能力，並遵守財務法規和會計標準。
什麼人會使用會計軟體？
會計，會計，財務長（CFO）和會計部門的其他成員使用會計軟體。根據公司的規模及其運營的複雜程度，會計部門的規模可能會有所不同，可以包括一名負責所有事務的人員或許多負責特定財務操作（例如應付帳款，應收帳款，現金管理或費用管理）的員工。
獨立會計師或為客戶管理財務的會計公司也可以使用它。外部會計師可以使用自己的軟體來幫助客戶，或者他們可能需要使用客戶的軟體。
最後，對公司財務狀況感興趣的高管和企業所有者使用會計軟體。高管通常需要訪問報告和儀錶板，並且很少管理交易或任何其他會計活動。
會計軟體種類
不同類型的會計軟體之間可能存在巨大差異。會計解決方案可以是非常通用的，並通過為中型和大型公司提供特定於行業的功能來提供任何公司都可以使用或極其複雜的基本功能。交付模型和解決方案模塊的交付方式也很重要。
套件與最佳組合–會計系統可用於管理涉及支付的業務的任何方面，但是許多系統只是準系統：應付帳款和應收帳款。套件系統通常提供許多模塊，這些模塊集成了庫存，費用，時間跟蹤，工資單等，並使這些帳戶之間的對帳變得容易且自動化。專業化程度更高的公司可能會更好地使用僅滿足其需求的系統。例如，服務提供商可能只需要包含時間跟蹤信息的總帳即可。同時管理費用的會計系統可能會最適合諮詢公司。
雲與本地–雲與本地：雲會計系統提供軟體即服務（SaaS）定價模型，並在瀏覽器中運行。本地工具安裝在客戶擁有和維護的硬體上。
雲–大多數新的會計工具都誕生於雲中。他們的定價模型通常基於用戶數量。基於雲的軟體解決方案易於實施，不需要硬體投資，並且允許您根據使用情況隨時間付費。通常，雲工具很難提供強大的脫機功能，使您可以在斷開網際網路連接的情況下完成操作並訪問帳戶。對於小型企業而言，雲由於成本較低而通常是更好的選擇。
本地–提供本地解決方案的許多供應商也提供其軟體的雲版本。使用本地工具的大多數客戶會根據用戶數量購買永久許可證，並支付年度維護費。本地系統可能是客戶端-伺服器工具，需要在每個用戶的PC上安裝軟體，否則可能是基於瀏覽器的。本地工具需要IT支持來安裝和維護，並且還需要對硬體進行投資。這些系統可以提供額外的安全性，並且通常可以在沒有供應商參與的情況下進行定製。
公司規模–公司規模：小型企業通常會尋求一種價格較低，易於使用的界面，該界面涵蓋典型的用例，例如帳單和發票。這些可能是具有簡單，標準報告功能的單次入帳簿記，但大多數通常是基於雲的，並且包含行動應用程式，從而為陷入困境的小型企業所有者提供了一定程度的便利。較大的公司將需要能夠處理許多複雜帳戶的軟體，這些帳戶需要來自多個角色的輸入。這些應具有更嚴格的和解措施，因為更高的數量和更高的複雜性意味著出錯的可能性更高。此外，審核跟蹤和安全措施可幫助大型公司確保由許多不同員工維護的帳戶的完整性。
行業–稅法，法規和最佳做法因行業而異。您將需要確定專門滿足行業標準的產品是最佳解決方案，還是足以滿足您的需求定製的多功能解決方案。這可能適用於各種規模的公司，從小型企業到大型公司。
會計軟體功能
所有會計解決方案都包含總帳和會計科目表的功能。因為GL和COA構成了任何財務系統的基礎，所以沒有它們就無法使用會計解決方案。默認情況下還包括其他功能，例如應付帳款和應收帳款，但是並非所有的會計解決方案都為其提供相同級別的支持。
預算和預測等更高級的功能包含在大中型公司的會計解決方案中，通常不包含在小型企業的會計軟體中。這些功能也可以作為點解決方案提供，可與任何記帳系統一起使用，但它們包括與大多數流行記帳解決方案的現成集成。
最好的會計軟體包括強大的核心功能，並且足夠靈活，可以使公司與其他解決方案集成以實現高級功能。
共同特徵
這些是會計軟體的典型功能，可以在大多數解決方案中找到它們，並且是開箱即用的：
總分類帳和會計科目表
日記條目–通過基於先前輸入的信息自動填充來提高用戶效率。安排將來的條目。允許從外部來源上載日記帳分錄。
標籤/維度–能夠使用可自定義的維度，類，類別等來標記總帳中的所有交易。這些維度應在系統中任何交易，任何模塊中可用，並可以進行報告。
審計跟蹤–按時間順序自動跟蹤已影響特定操作，程序，事件或記錄的活動。
應收帳款
發票定製–發票模板的布局是完全可定製的，您可以添加或刪除欄位。這可以通過個性化模板來幫助優化開票流程。
AR自動化–自動化通過填充默認客戶數據，設置來自客戶的自動付款以及自動將客戶收據與未完成的交易進行匹配來幫助用戶提高效率。
收款自動化–系統使催款流程自動化，以幫助推動收款。
應付帳款
AP自動化–通過使用重複或預定義的供應商值自動填充發票來簡化發票。
採購訂單處理–軟體支持採購訂單，並為採購人員，管理人員和應付帳款提供可視性，以簡化採購到付款流程。
付款處理–能夠管理，跟蹤和報告多種付款類型。自定義並自動執行複雜的購買以支付工作流程。
成本管理
公司需要捕獲，分類和分析不同類型的成本，以確定他們在交付的每種產品和服務上花費了多少。產品或服務的最終成本以及公司的整體盈利能力可能受許多因素影響，包括內部（浪費或資源分配不當）和外部（市場波動）。
現金流量管理
公司使用此功能來收集，管理和使用現金。由於現金管理不僅涉及現金，還涉及可以輕鬆轉換為現金的任何資產，因此該模塊還可用於跟蹤公司的流動性。
報告和關鍵績效指標
提供的常規報告涵蓋所有標準財務報表，並滿足業務的基本需求。大多數會計解決方案中通常包含的其他標準報告包括：應收帳款帳齡報告，庫存評估，現金流量報告等。
對於需要隨時隨地訪問其會計系統的能力的經理和企業所有者而言，行動應用程式或對行動裝置友好的報告至關重要。
其他會計功能
這些功能通常不包含在小型企業的會計解決方案中，因為它們並不總是必需的。該規則也有例外，許多供應商都提供了附件，積分解決方案以及與軟體的集成以補充其產品。
多實體/合併–多分類帳和多租戶架構。自動合併，實體間交易和抵銷。
識別規則–通過定義識別模板自動識別收入和費用。
對帳–交易是從源系統導入的，並且自動匹配可以對大部分交易進行對帳。包括靈活的用戶，用戶定義的匹配和分組規則，以幫助減少產生準確對帳所需的時間。
時間和費用以及工資核算處理：自動的時間和費用批准，報銷和報告。薪資與外部薪資提供商集成，可自動記錄薪資。
自定義報告–用戶創建的以滿足特定要求的報告。如果可以在Excel中構建它，則可以在自定義報告編寫器中構建它。
預算/預測–創建和修改無限數量的預算，以及計劃和預測方案。基本預算對於各種規模的公司（包括自由職業者和小型企業）都非常有用，而預測是企業必備的功能。
儀錶板–一種易於閱讀的，通常為單頁的實時用戶界面，以圖形方式顯示組織關鍵績效指標（KPI）的當前狀態和歷史趨勢，以實現即時，明智的決策。
平臺
自定義–允許管理員自定義功能以適應其獨特的流程。包括創建自定義對象，欄位，規則，計算和視圖的功能。
工作流功能–使流程自動化，該流程需要一系列步驟，通常需要多個不同用戶的幹預。管理員可以編寫規則來確定用戶需要誰以及何時完成某個步驟。還包括用戶需要採取措施時的通知。
用戶，角色和訪問管理–基於用戶，用戶角色，組等授予對選擇數據，功能，對象等的訪問權限的能力。某些解決方案提供高級訪問權限，例如允許用戶僅訪問查看或更改銷售或購買發票的一部分。
國際化–使用戶能夠查看和處理具有多種語言和貨幣的相同內容的業務。有時，當地法規可能要求發票和其他財務文件中包含特定格式和詳細信息。
性能和可靠性–軟體始終可用（正常運行時間），並且使用戶能夠快速完成任務，因為他們不等待軟體對所執行的操作做出響應。
輸出文檔生成–允許管理員創建模板，這些模板使用戶能夠基於應用程式中存儲的數據快速生成各種格式的動態文檔。
積分
數據導入和導出工具–能夠通過結構化文件批量輸入，修改和從應用程式中提取數據的功能。會計供應商提供自己的工具或第三方應用程式來導入和導出數據。
集成API –應用程式如何與其他軟體通信的規範。API通常可以將數據，邏輯，對象等與其他軟體應用程式集成在一起。
合作夥伴應用程式的廣度：合作夥伴應用程式通常提供互補的，同類產品中最好的功能。
與會計軟體相關的趨勢
機器人與人工智慧–儘管會計人工智慧已經處於早期階段，但越來越多的供應商開始將其納入其產品範圍。這些供應商中的大多數都發布了使用機器學習和AI來幫助會計師完成日常任務的智能助手。所有類型的公司，包括自由職業者和小型企業，都可以從會計智能助手中受益。
兩層實施–由於某些會計解決方案和ERP系統的局限性，公司有時選擇採用兩種單獨的解決方案來管理其財務。例如，製造商可能會選擇提供強大的生產功能但會計功能薄弱的ERP，以及可以更好地滿足其需求的其他會計解決方案。
會計軟體的潛在問題
尋求會計解決方案的企業所有者和管理人員應意識到此類軟體可能存在的一些挑戰和局限性：
國際化–並非所有會計服務都可以在美國境外處理業務。如果您的企業使用其他貨幣或語言進行交易，這會將您的搜索範圍縮小到有效國際化的系統。
合規性–有許多會計標準和財務規定；並非所有會計系統都涵蓋所有這些。通常包括用於合規目的的基本財務報表和報告，但是您需要確保涵蓋特定於您行業的財務合規功能。
合併–在多個地點使用會計系統時，需要合併所有財務信息以在公司級別進行處理。當所有用戶都使用一個計費解決方案時，這不是問題，但是當使用單獨的解決方案或同一軟體的不同版本時，這將成為一個挑戰。
訪問敏感數據–會計系統存儲個人和企業財務數據，例如銀行帳戶和信用卡信息，以及其他機密信息，包括社會保險號。因此，至關重要的是確保只有有限數量的用戶可以訪問此類信息，並確保其免受諸如病毒或黑客攻擊之類的外部威脅。供應商需要解決的一個重大挑戰是「帶上自己的設備」趨勢，這意味著用戶需要在其個人行動裝置上訪問計費應用程式，這些應用程式並不總是安全或不受病毒感染的。
集成–會計軟體中管理的許多信息與大型ERP系統共享，並可以被其利用；通常，這些系統可能會提供自己的會計模塊。確保會計信息可以與當前系統很好地集成，或者將搜索範圍擴展到可以管理公司所有資源的更複雜的系統，這是選擇正確軟體的關鍵。
與會計軟體相關的軟體和服務
軟體
點解決方案填補了會計解決方案或ERP系統模塊所未發現的空白。它們的目的是為記帳中已經存在的模塊（例如AP和AR）提供附加功能。會計點解決方案的示例包括：AP自動化，AR自動化，預算和預測，財務計劃，現金管理等。雖然小公司可以使用它們，但這些解決方案更適合大中型企業。
高級會計是指為複雜的財務分析而設計的複雜軟體。這些解決方案通常稱為企業績效管理或企業績效管理，它們提供了數據收集，重複數據刪除，處理和分析的功能，這些功能通常不包括在會計系統中。CPM軟體還可用於創建複雜的預算並基於歷史財務數據提供預測信息。
服務
企業主有時會將部分或大部分財務管理活動外包。例如，許多小公司更喜歡將工資單處理工作外包給專業公司。大型公司有時會選擇按需財務長取代大型會計部門（一名會計專家，僅在需要時才聘用，這是臨時的）。
對於具有複雜需求的中型和大型公司而言，處理財務文件可能是一個不錯的選擇。公司無需購買諸如文檔管理或AP / AR自動化之類的附加軟體，而是可以依靠使用此類解決方案的服務提供商來為其客戶自動化財務操作。