新世紀,我國會計理論界提出「會計信息化」的新概念,它被有關專家稱之為「會計發展史上的又一次革命」。對會計理論及會計實踐將會產生深遠的影響,可以說是新世紀財務軟體的理論基礎,本文擬從會計信息化的技術特徵分析入手,探討財務軟體發展方向。
一、會計信息化的特徵
會計信息化的目標是通過將會計與現代信息技術的有機結合,對會計基本理論與方法、
會計實務工作、會計教育等多方面進行全面發展,進而,據以建立滿足現代企業管理要求的會計信息系統。因而,會計信息化的本質是會計與現代信息技術相融合的一個發展過程。作為會計又一個嶄新的發展階段,會計信息化是一次「質」的飛躍,與會計電算化相比具有以下特徵:
1.全面性和複雜性
具體而言,①從範圍上看,會計信息化包括會計基本理論與方法、會計實務工作、會計教育以及政府對會計的管理等所有會計領域,是對會計進行系統、全面的發展;②從功能上看,會計信息化不光是進行會計核算,還包括會計監督、會計預測與決策,並根據信息管理的原理和信息技術重整會計流程;③從技術手段上看,會計信息化不僅要採用計算機技術,而且,更要以網絡技術和通訊、生物工作等現代技術為主,進行現代會計信息系統的構建。
2.開放性
隨著INTERNET和電子商務的日趨成熟和發展,在會計信息化條件下,由於採用了現代信息技術,數據處理高度自動化,會計信息資源高度共享。大量的數據通過網絡從企業內外有關系統(如證監會、銀行、企業的生產部門、人事部門)直接採集,而企業內外的各個機構、部門也可根據授權,通過Internet從系統直接獲取信息,會計信息系統將日趨開放。
3.智能性
會計信息化又可以理解為一個由人、電子計算機系統、網絡系統、數據及程序等有機結合的應用系統。由於它不僅具有核算功能,更具控制功能和管理功能,因此,它離不開與人相互作用,尤其是預測與輔助決策的功能必須在管理人員的參與下才能完成。所以,會計信息不再是一個簡單的模擬手工方式的「傻瓜型」系統,而應是一個人機互動作用的「智能型」系統。
4.多元性
具體表現為:①收集信息多元化,在經濟社會一體化、數位化、網絡化的基礎上,會計系統通過對企業內外各個機構、部門的信息接口轉換、接收貨幣形態的信息,同時亦可接收非貨幣形態的相關信息,其信息渠道更加寬敞;②提供信息時間多元化,在會計信息化條件下,會計期間已不再是提供會計信息的約束條件,不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計信息,而且可以隨機快速地生成所需信息,如某種產品的「日成本」、「周成本」及其「行業比較成本」。並可對系統實施實時控制;③處理信息方法多元化,會計信息化系統在主體認定的計算方法(如
固定資產折舊的直線法)的同時,如果需要亦可選用其他備選方法(如雙倍餘額遞減法、年數總和法)進行試算,比較差異。此外,由於系統接收(或調用)了大量非貨幣形態的相關信息,便於系統運用有關數學模型,進行
財務分析、預測和決策;④提供信息空間多元化,藉助於信息處理方法多元化的結果,會計系統提供信息的空間非常廣闊,根據需要,有貨幣形態的信息,亦有非貨幣形態的相關信息(如職工的招聘與下崗、社會公益事項),既有歷史信息(歷史成本),也有現在信息(重置成本、市場公允價值)和未來信息(預定成本、目標利潤);⑤提供信息形式多元化,隨著計算機多媒體技術的採用,電算系統除了提供數位化信息,也可提供圖形化信息(如財務分析、預測的直方圖、折線圖)以及語音化信息(如有聲財務分析報告)。
5.漸進性
會計信息化體現了一個循序漸進的過程,它不可能同時在各方面都一步到位,決非一蹴而就,即要從手工會計方式逐步過渡到會計電算化,從會計電算化過渡到初級會計信息化,從初級會計信息化最終過渡到整個會計領域全面的信息化這樣一個長期而艱巨的漸進發展過程。在不同階段,會計信息化具有不同的內容和表現,在企業主要表現為建立新一代的會計信息系統。
二、會計信息化特徵對財務軟體的影響
如前所述,會計信息化使會計系統的功能空前強大,是一種新型的會計理論,與以往的會計電算化相比,對財務軟體無論的深度、廣度上都產生了很大的影響,具體地說,有以下幾個方面:
1.大型資料庫將會成為財務軟體的主流
無論是做財務的財會人員,還是做財務軟體開發的軟體工程師,都深深體會到資料庫對財務軟體的重要性。當年,財務軟體的功能只局限於「替代手工會計業務」,財務軟體也只要提供憑證輸入、記帳結帳、帳簿和報表查詢這幾項簡單的功能即可。那樣的財務軟體所要求的資料庫也極其簡單,小型桌面數據,如dBase、Foxpro、Access等便已足夠。但隨著會計信息化的發展和市場需求的不斷變化,現在的財務軟體不僅需要為財務部門服務,完成「做帳」的功能,還必須充分利用會計信息,為各級各類的管理部門服務。這就是所謂的「管理型財務軟體」、「決策支持型財務軟體」,它們對資料庫提出了更高的要求。大型資料庫很多,流行的比如SQL SERVER、OREACLE等,與小型資料庫相比,大型資料庫具有以下的優點:①支持數據倉庫應用所需的海量數據快速查詢能力大型資料庫設計的目標之一,就是考慮海量數據的存儲和查詢。對於財務軟體的後臺,即使是十年的會計數據,也根本達不到TB級的「海量」。這樣的數據量,對於資料庫引擎來說,可謂「小菜一碟」。對於開發人員來說,則意味著幾乎不需要考慮數據的容量問題。由於其快速的查詢能力,也不需要考慮等待問題。②大型資料庫支持網絡功能在當今的財務軟體市場上,純粹的單機環境幾乎已經不存在,在網絡環境下,採用小型桌面資料庫,極易出現死鎖,大型資料庫有一個與生俱來的優勢,那就是良好的並發性。在十個左右客戶機的環境下,幾乎沒有發生死鎖的可能性,而且,由於設計上的優化,客戶機數量的增加對性能也幾乎沒有什麼影響。③安全性好財務數據是公司的關鍵數據,必須安全可靠地加以保存。確保公司財務管理數據不會丟失和被非授權人員非法訪問和修改。大型資料庫提供了先進的備份/恢復功能,能進一步保證珍貴的財務數據即使在計算機系統出現軟硬體故障的時候也能及時得到恢復,支持企業的財務運作永不停頓。正因為大型資料庫的優越性,我國目前一些大型財務軟體均基於大型資料庫開發出了一系列的軟體產品,如金碟的K3系列,安易的2000系列等,當然,並不是說一定要「言必稱希臘」,小型桌面資料庫的一些中小企業的業務核算中。仍然會佔有一定的地位。
2、網絡財務將會有長足的發展
網絡財務將是Internet和電子商務背景下財務軟體的必然發展趨勢,與傳統財務軟體相比,網絡財務可實現數據的遠程處理、數據的及時傳遞、遠程報表、遠程報帳、遠程查帳、遠程審計以及財務監控等功能。同時,網絡財務還必須有各種輔助功能,如:網上支付、網上催帳、網上報稅、網上報關、網上法規及財務信息查詢、網上詢價、網上採購、網上銷售、網上服務、網上銀行、網上理財、網上保險、網上證券投資和網上外匯買賣,等等。財務軟體採用WEB技術,將會在未來三至五年成為主流。
3、功能強大的會計決策支持系統和專家系統將逐步出現
會計信息系統的智能性,決定了會計信息系統不僅僅是個核算系統,更重要的要能進行財務分析,提供決策支持,甚至利用專家的知識,解決得出可能的最優方案。會計決策支持系統是針對會計信息決策的半結構化決策問題,以管理科學、運籌學、控制論等學科為基礎,通過背景資料、協助明確問題、修改完善模型、進行分析比較等方式,為管理者正確決策提供幫助,決策支持系統是以定量為主,定性為輔的。由於會計信息的複雜性,以及不同行業會計的特點,目前一些財務軟體僅提供了一些比較簡單的財務分析和決策支持功能,隨著技術的進一步發展,可以預料,在不久的將來,功能強大的決策支持系統軟體就會出現。會計決策專家系統目前僅在理論研究階段,會計決策專家系統是在財務專家知識的基礎上,模擬專家的推理過程,得出可能的最優解,專家系統具有良好的自學習功能,並且隨著知識的增多,功能日趨強大。會計決策專家系統一般由解釋接口、語言接口、專家知識庫、規則庫、推理機和知識獲取模塊組成。專家系統的研究由於專家系統本身的複雜性,目前僅在部分領域有成功例子,比如醫學診斷、下棋、地址勘探等,隨著技術的進步以及廣大科技工作者的努力,相信在會計決策專家系統領域應該有長足的進步。
4.財務軟體本身功能日趨增強,功能進一步細分
由於會計信息系統的多元性和漸進性,財務軟體也必須適應它的發展,具體表現在以下幾個方面:①信息輸入和輸出的方式會有很大的變化傳統的財務軟體信息輸入的方式主要有鍵盤和滑鼠,輸出主要是列印和屏幕查詢,而在會計信息系統條件下,採集信息的方式出了傳統方式外,還可以通過網上下載、電子郵件、語音輸入、條碼和光電閱讀等方式,會計信息的輸出也可以通過文件傳輸(FTP),電子郵件,多媒體等方式,財務軟體根據實際情況必須提供必要的支持。②會計期間靈活多變在會計信息化條件下,對財務軟體的會計期間設定提出了新的要求,不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計信息,而且可以隨機快速地生成所需信息,如某種產品的「日成本」、「周成本」及其「行業比較成本」。並可對系統實施實時控制。③處理信息方法多元化,比如利用相同的基礎資料,不同的成本核算方法,核算同種產品的成本,為管理提供參考。財務軟體的核算方法更加全面和增強。④財務軟體將進一步細分和模塊化由於會計信息的多元性和漸進性,以及不同行業會計的特點,根據單位會計信息化不同階段對財務軟體的要求,可以提供不同功能模塊的財務軟體,以滿足單位的需要。用戶可以按需求單獨更新某一個模塊,而沒有必要為了增強某一個功能對系統進行全面升級。用戶逐個模塊更新的辦法增強系統的功能,而不必更換整個系統。企業會計信息化是一個漸進的過程,因此財務軟體也必須適應這種需求,要有梯度和模塊化,這樣企業才能避免不必要的投資。可以斷言,在未來的幾年內,不同行業、不同作業系統、不同開發工具、不同功能模塊的財務軟體將會繼續存在下去。
5、財務軟體將會出現統一的接口標準,對審計電算化也將產生深遠的影響
會計信息化不僅包括傳統的會計基本理論與方法、會計實務工作、而且也包括會計教育以及政府對會計的管理等所有會計領域,是對會計進行系統、全面的發展。自從會計電算化在我國開始發展以來,政府從90年代初開始,不斷加大了宏觀調控的力度,制定了相應的法規和制度,使我國的會計電算化工作逐漸步入了良性發展的軌道,但是我們也應該看到,目前財務軟體存在著標準不一、技術水平參差不齊、低檔重複開發問題嚴重等缺陷,並且,隨著會計信息化和電子商務的發展,網上支付、網上催帳、網上報稅、網上採購、網上銷售、網上服務、網上銀行、網上理財、網上外匯買賣等將會逐步出現,所有這些必須以規範的財務軟體接口標準為前提。財務電子數據交換標準的出臺已經勢在必行,只有制定了規範統一的標準,才能適應新形勢下會計信息系統的需要;政府才能進一步進行宏觀管理;企業電子商務才能良好地運行。隨著財務電子數據交換標準的出臺,所有的財務軟體必須採用這一標準,而且正因為有了標準的存在,可以預見,專門用於財務審計的軟體也會出臺,對審計電算化將產生深遠的影響。總之,會計信息化理論的提出,是傳統的會計理論和現代信息技術、網絡技術等相結合的產物,中國財務軟體產業在進入21世紀後,將迎來一個更加輝煌的高速發展期,各級政府部門、高校、企業等必須在這一理論的基礎上,抓住機遇,迎接挑戰,不斷進行努力,共同推動我國會計信息化工作的發展。