一百頁Word轉PPT,為什麼我只花了三分鐘?

2021-02-13 一周進步

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Hello,早上好。

這裡是一周進步,我是水韜。

 

在前一段時間,遇到期末開卷選修課,需要對上百頁的PPT進行處理,準確的是把上百頁PPT文字給整理出來,再帶到教室抄。

 

就在這種情況下,我研究了下老師課件的特點,找到了PPT和Word中一條互通的通道,然後寫下一篇推文:100頁PPT轉為Word,我只花了一分鐘

                                                                                

結果,推文累積閱讀量炸了……灰常嘚瑟的我又給自己挖了個坑:既然講了如何PPT導Word,那下次就換個順序,Word導PPT吧。

 

雖然這一拖…就是一個月

 

【01】前言


無論是在大學裡,還是在工作中,我們常常會接到老師或者上司發的通知:準備一份XX材料,並以PPT形式匯報。

 

這就意味著,我們需要在短時間內,首先要將內容整理為十幾頁的Word文檔,然後再做成演示匯報的PPT。

 

這時候,你會在整理完word資料以後,去找模板,但是你會發現模板不但難找,還要一句一句複製進去,按工作量計算下來,沒有一兩天,也要熬個夜才能在ddl之前完成工作。

 

其實呀,在word和ppt之間還有很多類似於創建講義這種小通道,能夠實現兩者的相互轉換,結合一些冷知識的運用,我們可以快速地實現Word到PPT的完美轉換。

 

【02】 製作思路


在講解製作方法之前,按照慣例對製作思路做一個簡單的介紹與解釋。

 

在製作的過程中,我們主要運用的是Word中對文本的大綱,word到ppt的轉換以及PPT中的母版版式應用。

 

① word大綱

大綱是將Word與PPT連結起來的通道,文本需要按照主次分好大標題與內容的層次之分。

具體怎麼用,稍後揭曉~

 

② PPT母版版式

母版版式指的是認幻燈片的類型,系統自帶的母版包括標題幻燈片,節標題,兩欄內容,空白頁,標題和豎排文字,垂直排列與文本等多種。

 

或許你看著一臉懵沒有關係,接下來的實操之中,你就會看到關於母版應用的神奇之處。

【03】製作方法

① 大綱製作

我們需要對內容主次進行規劃,一方面有利於我們對內容進行再一次的整理;另一方面,這也是導入PPT的關鍵一步。

 

 

首先,我們需要在Word中進入大綱模式:【視圖】–【大綱視圖】

其次,將大標題劃分為一級大綱,將正文內容劃分為二級大綱


然後我們退出大綱視圖,我們拿原來的文檔做一個對比,我們會發現的Word界面變了。

 

在這裡只展示與本次轉換相關的一小部分功能,麗姐之前也寫過一片大綱玩法的推文,大家有興趣可以前往查看:沒有大綱的Word,比沒有freestyle的嘻哈還要糟

 

② 轉換PPT

當我們對Word文檔對文本進行大綱處理了以後,我們就需要思考如何轉換至PPT了。

這裡提供三種轉換的方法,都分享給大家,大家根據自己的實際情況,各取所需~

 

方法一:直接打開為PPT格式

這個方式比較簡單粗暴,不過對於office版本有一定的要求,我使用的16版可以將word文檔直接以PPT方式打開。

如果由於版本問題,方法一你沒辦法實現,沒有關係,我們還有方法二

 

方法二:創建幻燈片(從大綱)

我們打開一個新的PPT,點擊新建幻燈片,我們會在office主題下看到三個特別的按鈕,暫時不用理他們的各自功能。

 

我們選擇 幻燈片(從大綱),選擇我們處理過的word大綱文檔。


方法三:word發送至Power Point

第三個方法,這個功能99%的人都不知道,比較少用到,不過還是做一個簡單的介紹,作為一個冷門知識點作為補充(zhuangbi)。

 

我們在Word文檔中頂部的地方,找到自定義快速訪問工具欄,選擇其他命令,選擇不在功能區中的命令,找到【發送至Microsoft PowerPoint】

 

當我們把【發送至Microsoft PowerPoint】鎖定在自定義工具欄以後,只需要輕輕一點,Duang~

通過以上的三種方法,都可以將word文檔,以大綱的形式發送至PPT裡,但是有的小夥伴會說:這那裡是PPT呀,這就是白紙黑字。

 

不用急,我們還沒有用到PPT母版這一神奇功能呢。

 

③ PPT母版應用

母版應用我們分三個模塊講,分別是三種進階式的應用。

 

1.自帶模板應用

PPT自帶的主題模板,我們全選以後可以進行選擇,這時候所有的幻燈片都會快速運用主題模板的字體,色彩等排版。


當然,我們還可以根據我們的喜好更換主題顏色。


 

2.版式的應用

又有小夥伴會說:你這版面太統一了,頁面之間沒有差異。

 

別急,每個母版都會有其各自的版式設計,我們只需要點擊右鍵,選擇版式,然後對應著版式進行選擇就可以了。

 

以下圖為例,我們選擇版式之中的左右對齊的版面進行快速。

 

不過,我們依然要對快速排版後的版面進行簡單的字體調整。

 

3.快速套用自己下載的模板

強調一點:不是所有的模板,都可以使用。

 

能適用與快速套用的模板啊必須符合一個要求:模板是用幻燈片母板製成,而不是簡單的文本框。

 

當我們使用了模板並新建幻燈片的時候,很快就可以發現兩者的區別:簡單文本框製作的母板可用版式為0,而使用幻燈片母版的ppt模板,在版式部分會有N種模板進行選擇。

套用的方法和第二點,套用版式同理。

 

細心的小夥伴可能已經發現了一個問題:圖片和表格沒有辦法一鍵轉換至PPT中,對於這個問題…真的沒辦法解決,但是我們可以選擇將圖表和圖片直接複製過來PPT,操作過程也不會太麻煩。

【04】結語


上述介紹的方法,都是在趕時間完成ppt的情況下可以選擇的,我個人認為最終的效果不是很好看,對圖片圖表的適用性還不強,如果時間充裕或者對PPT有興趣的小夥幫當然還是自己設計排版,演示效果會更好。

但是包括【幻燈片大綱】、【word發送PPT】這一些Office冷知識,還是推薦給大家,也可以拓展思路。

分享完畢,希望有助~


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