請示和報告是黨政機關常用的公文文種，應用非常廣泛。熟悉這兩個文種的特點和寫法，對於做好「三服務」工作很有必要。
一把「事兒」搞透「事兒」，也就是事情，關鍵要研究透、協調好。這是請示、報告寫作最難的方面，需要較長時間實踐經驗的積累，很多時候還需要下相當大的功夫。社會上很多公文寫作教材往往忽略這個方面，讓很多初學者誤以為懂點中文知識、學點寫作技巧就可以把公文寫好，這是一個很大的誤區。文稿的本質是「事兒」不是「字兒」，這是寫公文必須時刻牢記的一個基本道理。
「事兒」是請示之本。寫請示，不管是簡單的還是複雜的，最首要、最根本的，還是要把相關的事情弄懂弄通。比如某項會議活動安排方案的請示。僅僅自己坐在辦公室苦思冥想，是絕對寫不出來的。事先必須透徹研究有關情況，並與有關各方搞好溝通銜接。會議的時間、地點、參加人、議程以及宣傳報導等五個方面，都需要事先做充分的準備。在時間方面，要看領導同志和主辦方方便與否；在地點方面，要看擬選的場所屆時有沒有其他活動，安全有沒有保障；議程方面，涉及人員是否有困難不能參加等。所以，寫這種請示，了解研究、溝通協調的工作量都比較大，都要求非常周到、非常細緻。這樣的請示件，既是之前調查研究與溝通協調工作成果的薈萃和升華，又是領導批准後進行實施的路線圖、計劃書、時間表。如果前面的工作做得好，請示寫得周全、嚴密，就容易獲得領導批准，實施起來也會比較順暢。
「事兒」是報告之源。報告的寫作更需要搞透「事兒」——沒有前面的工作，沒有前面的努力，寫報告就根本無從談起，就會變成無中生有的胡編亂造。寫報告在本質上是一個梳理、歸納、概括、補充和升華前期相關工作的過程。機關用得最多的報告，一個是總結報告，一個是調研報告。總結報告每個單位都會用到。從某種意義上說，總結報告是「錦上添花」，具有一定的附屬性。寫好總結報告，最根本的是要對這項工作的開展情況有詳盡的了解，否則就不可能寫好，要是竟然也能寫好，那就一定是在弄虛作假。寫調研報告，把調查搞好則是第一位的——也就是要深入基層、深入一線、深入群眾，把事情的本來面目徹底搞清楚。否則，即便你文字水平再高也沒有用武之地。這也正反映了請示、報告寫作必須「以事為先」的道理。
「字兒」，就是文字，關鍵要提煉好、表述好。在處理「字兒」與「事兒」的關係上，既不能片面強調「字兒」而忽略「事兒」，也不能片面強調「事兒」而忽略「字兒」。其實「事兒」和「字兒」有時候很難完全分開，研究「事兒」的時候，「字兒」有可能會自己「蹦出來」；研究「字兒」的時候，經常會產生對「事兒」的認識的突破。擺弄「字兒」的能力，在很多時候是一種綜合能力，整合了研究「事兒」的能力。
第一，「把菜買齊再下廚」——注重搜集材料。寫請示、報告，第一步一定要先把材料收集齊全——相關的文件、講話、資料等，搜集得越全越好，特別是重點材料絕對不能缺少。就像做飯之前，一定要先把原材料買好，否則一會兒去買蔥花，一會兒去買蒜瓣，飯就很難做好。比如寫一個總結報告，需要搜集的材料很多——主要包括上級的有關文件、當時制定的方案、中間的承諾書、階段性報告等。有了這些材料，需要了解的情況隨時可以信手拈來，寫作過程就會很方便。事先把材料搜集齊全，也有利於寫作時不遺漏重要的事項。
第二，「拾掇好了再生火」——注重列好提綱。材料搜集齊了，還要對材料進行研究和思考——也就是對文章進行構思。就像炒菜之前，首先要把菜擇好、切好、配好，再打開燃氣灶。要不然這邊開著火，那邊菜還沒有拾掇好，就必然手忙腳亂。涉及事項非常簡單的請示報告可以邊想邊寫，稍微複雜一點的請示報告，最好是先想透了、提綱列好了再動筆。可以先列一級提綱，再列二級提綱，最好把二級提綱之下寫幾層意思也列出來。列提綱的過程中會發現哪些事情沒有想清楚，還缺少哪些素材，這時可以去進行補充。較重要的報告，提綱出來後應該去和領導碰一下，根據領導意見對提綱進行修改。這樣就很少會出現初稿寫好後被領導「槍斃」或作顛覆性修改的情況。
第三，「關上門來好幹活」——注重集中精力。在家做飯的時候，我喜歡把廚房的門關上再開始幹活，一來防止油煙到處亂竄，二來是防止有人進來「瞎指揮」。門一關，廚房就成了自己的小天地，做起飯來是一種享受。寫文章到了衝刺階段，也就是從提綱到初稿的階段，集中精力十分重要。特別是比較長的稿子，如果一會兒一個電話、一會兒一個客人，思路屢屢被打斷，就很難把請示、報告特別是報告這樣的大文章寫好。從時間管理的規律來講，集中整塊時間是提高腦力勞動效率的最根本的方法。管理學大師德魯克《卓有成效的管理者》一書，核心思想之一就是集中大塊兒時間來做最重要的事情。很多辦公廳的領導白天辦事兒，晚上寫字兒，也是同一個道理。
第四，「小火慢燉最出香」——要注重修改。附近一家餐廳裡有道菜做得很好，一位同志問廚師：我在家用半天時間來燉這個肉還是燉不好，你們是怎麼燉的呢？廚師笑著回答說，我們的訣竅很簡單，就是「燉兩天」。這個故事，給我很大啟發。請示、報告要寫好的話，也需要一個反覆雕琢和修改的過程。我接觸的一些文章大家和寫作高手，他們談到文章之道時都不約而同說到「文章不厭百回改」、「好文章是改出來的」這樣的理念。即便是毛澤東這樣的偉人，大多數文章也都是經過千錘百鍊的，何況我們這些普通人呢？我們更要以高度負責、精益求精、一絲不苟的精神去反覆修改。
請示、報告的修改標準有三個：一是風格恰當，請示就是請示的味兒，報告就是報告的味兒，不能是別的味兒，也不能串味兒；二是表述精確，語義的範圍、輕重、緩急要十分準確，十分適度；三是文字乾淨，多一個字就會嫌多，少一個字就會嫌少，文章看著十分透亮。領導修改請示、報告的花臉稿，是我們學習的最好教材，因為裡面不僅有應該怎麼寫的信息，更有不該怎麼寫的信息，真正用心的話，可以從中學到很多東西。
「樣兒」，也就是格式，關鍵要求規範。從難度上來說這是最小的，只要把以前類似的請示或報告調出來，基本上就可以解決問題，最多再對照有關的標準來確認一下。但也要十分重視，來不得絲毫馬虎。這方面的錯誤都是低級錯誤，避免的關鍵在於細心、細心、再細心，不要有任何僥倖心理。我們的公文是否規範，不但體現著我們個人的工作態度，也體現著單位的工作作風。看似細枝末節、瑣碎小事，本質上卻是關係作風養成的大問題。就像部隊戰士練習疊被子、踢正步，其中的技能打仗時是用不上的，我們不可能拿被子當武器，更不可能踢著正步上前線，但從整理內務和隊列操練中培養出來的紀律意識、團隊意識和一絲不苟的精神，卻可以在很大程度上決定戰爭的勝負。(文章摘自《秘書工作》雜誌2013年第1期，原題目為《事兒 • 字兒 • 樣兒——談談請示、報告的寫作》)
作者：曉理
註：本文來源為《秘書工作》雜誌及微信號「秘書工作」（mishugongzuo），任何媒介轉載均須註明來源，否則追究法律責任。
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