5份會議流程教你怎麼跟夥伴一起做決策!

2021-03-02 善導公益發展

在生活/工作中,

常常需要和夥伴討論一些決定,

如日常就要討論:

#午飯吃什麼

#活動怎麼搞

#錢怎麼用

開會要決定:

#這個活接不接 

#怎麼應對突發情況 

#怎麼發展我們的社區

怎麼跟夥伴們一起愉快玩耍又能高效幹活呢?

這篇文,精選了近年跟夥伴開會的案例

#戰略梳理 

#經驗復盤

#社群發展

#課程共創

#線下的 

#線上的

希望有一份可以給你帶來參考和啟發

戰略梳理會

目標:與不同代表討論組織發展方向,梳理願景,對機構發展形成初步共識

團隊形態:大型跨區域網絡型組織

案例閱讀:參與式決策案例:戰略梳理會

為什麼值得看:

這次會議落實了組織的合併,理事會成員構成變成了「理事+發起人+志願者代表」,也就是意味著志願者真正參與到機構決策中來。當時參加者也提出了一些關鍵詞,然後由機構發起人整理產出了機構教育觀:「讓每個孩子都能樂享教育,成長為自由、獨立、具備公益視野的個人。」

經驗梳理會(退修會)

目標:反思社群工作,梳理團隊經驗,制定未來推進計劃,調解工作狀態

團隊形態:小型社區在地組織

案例閱讀:社區發展經驗梳理

為什麼值得看:

一線工作者的思考貼近實務,在抽取經驗的討論中需要注意:既要反思當下經驗,也要從社區發展的動態過程中展望。

這個協作流程沒有套用框架,而是選擇了從參加的經驗開始對話,共同建構不同發展的歷程。這讓一線的同事們來說更容易討論、更容易從當下的經驗去拓展思考。

社群工作復盤會議

目標:反思並改進日常活動模式,把社群發展的視角融入同事的日常工作中

團隊形態:小型社區在地組織

案例閱讀:社群發展

為什麼值得看:

很多機構都需要發展社群,但容易把「項目活動」和「社群發展」看作是兩件割裂的工作,導致社群的發展成為同事額外要做的工作(意味著更多的工作量、更難完成)。這個會議邀請同事都對此提出想法,進行發散反思。

課程設計會議

目標:在團隊中共創一套課程,並藉此增進團隊聯動、並融入社群發展的目標

團隊形態:小型社區在地組織

案例閱讀:社區協作案例:如何共創一門課

為什麼值得看:

此案例跟上個案例互相補充,可以結合閱讀。如把單個課程發展目標放在有整個項目中思考,目標的參考維度可以是:

目標的拆分可以把不同視角帶入目標的思考中,也可以幫助團隊建立分目標之中的邏輯、關聯和路徑,審視課程發展是否合理、能否達成。

如果沒有選到合適你的工作場景的案例,

請在留言區告訴我們你開會的場景。

流程是會議開展的設計雛形。

 

流程是由協作者、會議帶領者/主持人的角色書寫的,包括目標、實施流程、工具/手法。

在看流程時,我們要把思考的位置從參加者、圍觀者轉移到流程設計和帶領、現場過程推進、促進對話的角色上。

 

如果你過去沒有太多流程設計經驗:

๑ 練習對於目標、邏輯、工具的區分。

先從句式入手,感受、分析這幾個維度的不同。

 學習某個工具是如何使用的。

如頭腦風暴的帶領一般需要問什麼問題?需要用上什麼物料、輔助工具?

 

已經有基本流程設計經驗、也帶領過類似的會議:

๑ 留意討論的過程是如何被鋪設的。

๑ 在特定背景下,協作者對團隊情況的判斷和應對方式。畢竟協作就像演唱會現場那樣,每一次因著協作者、團隊狀態等都會有不一樣的呈現。

๑ 協作者的觀察和後記也值得關注。

 

清晰的目標是協作者在設計流程時的重要參考維度,也是現場的指南針。每個流程的開篇你都會看到這兩個目標:

๑ 理性目標:討論之後,會議最終達成的實際成果

๑ 體驗目標:討論過程對個人或團隊產生的影響

兩者側重點不同:理性目標更聚焦在事情的達上,而體驗的目標更關注人和團隊的狀態的改變。

而相同的:協作者在書寫時儘可能地以參加者為主語。當協作者的視角焦點從自己轉移到參與者的時候,協作者的思考視角也開始轉變,這個轉變可以幫助協作者更多地關注和聯結到參加者,以參加者為中心。

如何區分?舉個例子:

๑ 邏輯/問題:在目標指導下,協作者要搭建怎樣的邏輯、提出怎樣的問題,才能推動討論。

๑ 流程方式:呈現討論過程中使用的工具或手法。

希望關於案例、流程閱讀的分享對你有用!

如果你想為團隊創造更優質的會議過程、提高組織決策效率、進行項目/組織發展規劃,歡迎留意以下兩個工作坊!

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