關注我們，分享人力資源實戰經驗，交流溝通、共同成長
公司各類證照印章是公司行使權力的標誌，也是公司的法律體現。為進一步規範公司各類證照印章的安全使用，規範使用流程，降低法律風險，提高使用效率，特制訂本制度。
一、人力行政中心行政部（下述簡稱行政部）是公司證照管理的責任部門，職責如下：1、負責各類證照的申報、登記、變更、年檢、註銷以及保管、登記、備案。3、負責日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。4、嚴格按照公司制度辦理有關借閱、借用、複印等工作。
二、行政部應指定專人管理公司證照印章，其職責如下：1、專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，並將印章鎖在保險柜內，妥善保管；次日上班後，首先檢查印章保險柜有無異樣，若發現意外情況應立即報告。2、專管員因故不在崗時，應指定其他人代管印章並交接工作，不得影響證照印章的正常使用。3、專管員正常上班後，代管人員應向專管員交接工作，登記交接的日期，實行印章人員登記備案制，明確責任，落實到人。4、專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印，手續不全的用印申請，堅決回絕。5、專管員用印章位置要準確，恰當，印記要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋，不多蓋，超過一頁的用印文件，要在落款和騎縫處一併加蓋印章。6、專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用章導致公司遭受嚴重經濟損失時，由其承擔全部賠償責任，並由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或者情節嚴重者，移交有關機關處理。7、專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案作為員工離職交接的一部分，同時辦理交接手續。8、凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證照及重要文件資料遺失的，由行政部承擔補辦費用及相關責任。9、凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。10、因行政部管理失責，造成證照年檢逾期所產生的罰款由行政部自行承擔。
一、證照包括：營業執照、商標證書、專利證書、各類許可證、批准證書、認證證書、土地證、房產證、產品檢測（驗）報告、驗資報告、審計報告、評估報告、年檢報告、董事長或管理委員會指定的重要文件、銀行U盾、公司公章等證照原件及申辦原始資料。二、公司的印章包括人事專用章、法人代表章、公司公章、財務專用章、合同專用章、發票專用章公司等。一、公司所有的證照印章，均由行政部負責登記、留樣、存檔，印章應註明啟用時間、廢止時間、廢止原因，證照應註明年審時間。二、印章更換、證照年檢均統一由行政部辦理相關手續。行政部對公司的證照印章建立臺帳並定期更新。三、公司各單位營業執照（正副本）、公司公章、商標證書等由行政部負責管理。四、銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票、財務專用章、發票專用章由財務部負責管理和使用。五、印章或證照丟失、損壞、被盜，應需及時向公司行政部書面報告，行政部應在發現當日登報掛失，然後憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制。五、各單位或個人不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責任均由單位責任人承擔。六、印章如果需要註銷的，先填寫印章註銷申請報告，上報行政部。印章註銷申請報告批准後，由行政部人員按照國家規定的註銷程序進行註銷。1、公司員工因工作需要必須借閱、借用、複印證照資料時，應先出具書面申請，填寫《證照使用登記表》（註明名稱、用途、件數、使用時間、歸還時間等），經部門負責人同意並籤字確認後，到行政部辦理使用手續。2、需要使用公章的各類合同、協議、證明等文件務必經法務部審核後方可蓋章。3、行政部僅憑書面籤批文件辦理借用、借閱、複印等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。4、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續與上述（1）款相同，但最長不得超過一個月。5、各類證照未經主管領導批准，任何人不得隨意翻動、複印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔保。
二、對不符合用印手續，用印文件內容與審批件不符的，印證，證件管理人有權拒絕辦理並及時告知其部門負責人。四、公司印章不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出去使用的，應按照規定填寫《用印申請表》說明事項，使用完畢，應立即去行政部辦理歸還手續。五、對外使用證照，一律使用複印件，並註明僅限於當次使用範圍；如必須使用證照原件的，行政部需做好登記,使用結束後立刻歸還。六、公司不允許開具蓋有公司公章的空白文件，如因工作需要或其他特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因、用途，經總經辦書面批准，行政部做特別登記、追蹤管理。第六章 本制度由人力行政中心負責解釋，經董事長審批通過後生效。