收藏!如何做好項目前期策劃?

2020-12-14 築龍研究院

技術能力主要描述的是核心項目能力,共定義了13個技術能力要素,包括項目策劃;需求與目標;範圍;時間;組織與信息;質量;財務;資源;採購;計劃與控制;風險與機會;利益相關方;變化與變革;

本文主要介紹 項目策劃 技術能力要素。

策劃主要描述的是個人如何理解並權衡組織的需求、期望和影響,並將其轉化成項目中的高水平策劃來儘可能多地提高項目成功的概率。

來源於項目的外部環境因素,「策劃」草擬出資源、資金、利益相關方的目標、利益和組織變革、風險與機會、治理、交付、優先級和緊迫程度是如何被考慮的,並呈現在藍圖中或者整體構造中。

因為所有的外部因素和成功的標準(意識到這些的相關性)會經常變化,「策劃」需要周期性地進行評估,如果有必要可以做一些調整。

這個能力要素主要是使個人能夠成功地整合所有的環境和社會方面的因素,找到對項目最高效的管理方法來確保項目的成功。

「策劃」涉及方法的發展、整合和維持,使其更好地服務於組織目標,且要考慮到可以影響組織目標和項目成敗的正式的和不正式的因素。「策劃」包括考慮項目的目標、治理、結構和流程、相關的標準和規則,文化、組織中個人或團體利益和其所處社會環境。組織之前的項目經驗和當前項目的特點,可用於當前項目方法的選擇。

項目涉及的面比較廣,包括治理、決策、尋求資源、遵循的要求、標準與規則、對文化價值的迎合等。發起項目的動機、團隊和利益相關方的溝通等方面也要考慮進去。定義這些目標、因素、指標是項目的立項階段和實施階段都需要的。

這些活動有助於形成一個較高程度規劃,隨後這些規劃會變成具體的行動來引導項目的成功。

這些方法的選擇還包括管理和控制的哲學。這結構可以反映出節奏、平衡和參與,為零碎的任務提供指導和在項目中的定位。

力法的選擇和策劃活動必須要在項目的計劃、組織和實施之前完成。而且在項目的生命周期中,「方法的選擇活動」 隨著環境的改變應該經常進行反思和修改,環境的改變可能是項目的內部環境的改變,也可能是外部情境的改變。

關鍵能力指標

1.對成功的標準進行確定、優先級排序和動態評審

項目成功的標準主要是取決於利益相關方對項目的評價和判斷,這些標準可以是正式的或者是不正式的。正式的標準主要是關於項目的目標。在一定的條件約束下(如戰略規劃,操作層面的目標),完成項目的目標權僅是項目成功的一部分。 非正式的標準主要是利益相關方對項目結果的評價,是同樣重要的。這些因素可能是發起、支持、阻撓和終止項目的真正的原因,項目成功的標準同樣也涉及更廣泛的內容——項目或者是項目的結果對個人或者團體的利益造成一定的影響, 其影響取決於項目和其他的項目和項目集群、活動、目標資源等之間產生什麼樣的影響和衝突。

個人要收集對項目成功正式的和非正式的標準,並確定有效的標準,賦予其不同的優先級。個人需要認真嚴肅的對待這些正式的和非正式的成功標準,這些標準都會明顯地影響項目的利益相關方對項目支持或者合作的意願,從而直接地影響項目。項目成功的標準在定義方法的過程中起到關鍵的作用。例如,如果項目主要成功的標準是產品的質量,那麼質量流程,質量的評審和保證、質量檢查就會在選擇管理方法的時候起到重要的作用。

這些方法會從本質上將項目區分開來,例如是關注進度還是預算。成功的因素是一些能夠使個人投人到項目中並增加項目成功概率的一些因素。這些因素可能有不同的來源、不同的形態;這些因素包含很多種類,如使用或避免一些特定的工具、方法和技術、選擇特定的資源、機構設置、不同階段、匯報和溝通的方式和風格等。

隨看項目的發展,這些成功要素相對的重要性會根據外部環境及項目的內在動力發生變化。因此,個人需要定期地根據項目現狀檢查這些項目成功標準相對的重要性,必要的時候可以改進管理方法以達到項目的目標,甚至可以建議組織提前終止項目。

怎麼做?

從5個與項目成功相關的視角對項目的影響因素進行定義、分類, 評估和確定優先級識別和評估項目正式的和非正式的影響因素從5個項目情境層面對項目成功標準進行評估和確定優先級承認並評估項目正式的和非正式的成功標準找出並使用相關的成功因素定期對項目的成功標準進行再評估定期對項目的成功因素進行再評估

2.評估、吸取從其他項目取得的經驗教訓並與其他項目進行經驗教訓的交流

個人要在項目開始時獲取一些以往的項目經驗 (可以是本組織以往做過的項目, 也可以是其他組織做過的項目,包括研究案例和標杆案例),並把相關的經驗應用到當前的項目中。個人要定期地(包括項目結束後)與團隊和利益相關方對當前項目的管理方法進行評估,總結經驗教訓,並將相關的經驗在組織內部分享。個人需要了解並會使用不同的方法和工具在組織內部處理分配項目經驗和知識(如戰略項目辦公室、知識庫、內部社交網絡等)。

怎麼做?

獲取並接受以往項目的經驗應用相關的項目經驗接受並使用一 些科學的和標杆的管理方法來提升項目績效識別並在組織內部分享項目的經驗

3.確定項目的複雜度及其對管理方法的影響

為了更好地選出合適的管理方法,個人需要考慮項目中特定的複雜度,包括項目結果的複雜度和項目過程的複雜度。複雜度可能有很多原因和來源。這此複雜的因素可能是項目的結果和過程的創新,技術複雜或者是各種因素錯綜複雜,也可能是項目中包含多個團隊、個人、供應商;或者是項目的外在環境較為複雜(如較多的利益相關方有不同的利益需求,與項目其他過程、 其他項目、項目集群有較多的關係等);項目時間緊張、預算有限、結果對組織較關鍵等。

個人需要將這些項目內在的外在的因素都要考慮在內,因為這些因素對確定最佳方法有較大的影響。

怎麼做?

用合適的方法確定項目的複雜度了解增加項目複雜度的各個層面識別並確定項目特定過程,約束和結果對複雜度的影響識別評估項目內外部特定的限制因素對複雜度的影響評估應用能夠降低複雜度的措施

4.選擇和評估項目管理方法

在項目開始的時候,個人需要考慮項目的外部環境的約束和影響、項目的複雜度、項目經驗、項目成功指標和成功因素,來選擇一個最合適的管理方法, 這個方法可能包括一個願景(核心原則)和項目管理的框架結構;也可能包括一個高級的範圍界定(或者變更),質量、組織,溝通、記錄、計劃和利益相關方分析、資源的選擇、風險容忍、管理和績效標準等。

個人需要定期地檢查評估這些方法,因為在項目的整個生命周期,項目的外部環境對其產生的影響會發生變化。

怎麼做?

評估項目變化時可能用到的方法選擇項目最合適的方法(選擇使項目成功概率最高的方法)選定的方法及其與項目成功之間的關係解釋選定的方法對項日層組織的影響解釋選定的方法對企業層組織的影響定期地根據項目內外部環境的變化對已選定的方法進行再評估對原方法做必要的改變,並解釋做此改變的原因

5.策劃項目執行體系結構

基於已選擇方法,個人需要策劃出項目管理的框架成者藍圖,高級別的計劃是通過對正式的計劃進行細節填充,但是基本的策劃只需要考慮一些基本的選擇(例如, 製造還是購買,一次性的還是重複的,用內部資源還是外部資源,使用哪些工具和方法等)和每個選擇對項目結果的影響。

個人做的這些選擇也包括領導項目最好的方式。項目管理的成功是項目成功的重要組成部分,也是項目成功的先決條件。這意味著,要在給定的環境下,選擇一個較優的項目策劃方案或者給一些其他的標準,在項目團隊和利益相關方之間扮演「同級之首」的角色。

這種選擇經常會隨著環境和項目階段發生變化。在項目生命周期過程中,個人應該考慮項目的發展和過程、環境影響和需求的改變、成功標準和成功因素,定期對項目策划進行再評估。這些因素通常能夠在選擇執行框架的時候引起一些或大或小的變化。

怎麼做?

根據項目結果建立項目執行框架確定業務規則和控制原則依據框架內容監控項目依據變化更新框架

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項目管理泰鬥林老、華為「藍血十傑」易總推薦好課;從管理啟動到項目收尾,覆蓋項目全生命周期,內容全面;每節10分鐘,聊透一個管理關鍵點;用百家講壇的方式,將管理知識娓娓道來;不是搬運管理知識,全是原創思想精華;工作中的管理顧問,有效提高管理效率;-END-

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