入學理由書的填寫非常重要，學校主要就是靠入學理由書和資金保證以及來源的說明書類來決定是否招收學生。所以一定要把入學理由書寫好。
在填寫時的注意點∶
1. 在填寫有關經費支付的內容時，要與「經費支付申告書」的內容一致。
2. 填寫前要打草稿，注意在正式填寫時不要勾抹，也不能用塗改液修改。
3. 填寫之前把原稿複印留底。
4. 正式填寫時一定要申請人親筆填寫。
按照下面的要點逐條添入具體內容，然後聯貫成文。
1. 留學動機?D?D結合自己現狀，把嚮往留學日本的初衷寫清楚。
○ 一直都對日本的文化、語言感興趣，向往日本留學。
○ 在多年的學習和工作中磨練自己的意志，覺得留學時機已經成熟。
○ 在職工作中發現自己水平(日語方面、業務方面)的不足，欲進修的欲望更加強烈。
○ 得到日本友人的鼓勵，留學決心更加堅定。
2. 留學目的?D?D來日本的具體學習目的寫清楚。(包括為何學習日語的理由)
○ 一直以來對日語學習的熱愛。經過自己的努力，日語水平已經達到何種水平。
○ 在自己現有的水平之上進一步提高日語水平，彌補在與日本人交流時的不足。
○ 學習日本先進的科學技術知識(結合將來欲進學的學科)，為將來的工作打好基礎。
○ 了解日本的文化，為中日友好事業儘自己的一份力量。
3. 日語學校畢業後的進學希望?D?D對將來欲進學的學科以及大學(院)選擇上的志願。
○ 目前從事何種工作、發現自己在哪方面的不足，所以希望語言學校後進入大學(院)進修何種學科。
○ 希望進入何種水平的大學(舉出學校的具體名稱)。為了考上這樣的大學，在語言學校學習的過程中還要注意那些科目的學習(文化課方面，如數學、英語等，或專業課知識)
4. 大學畢業後的進路。?D?D畢業後欲留日還是回國，這要跟你前面書寫的內容一致。○ 大學(院)畢業後希望回國從事與自己所學專業有關的工作。為了活用自己的日語知識，欲找日資或中日合資企業就職。
○ 回國工作的同時傳播日本的文化，為中日友好做貢獻。
○ 或者，畢業後想在日本就職一、二年，體驗一下日本公司的工作環境，更進一步了解日本社會，鍛鍊自己的工作經歷。然後再回國發展，傳播日本的文化，為中日友好做貢獻。
5. 留學中的經費支付?D?D非常重要！！無論提出什麼樣的經費支付理由，都需要提出證明這種理由的證明書以及公證等。
○ 幾年來工作的積蓄。(在職證明書、年收證明書)
○ 父母親屬的支持。(親屬關係證明和公證書、在職證明書、年收證明書)
○ 提供上述證明後金額還是過大，說明剩餘金額的來源。(遺產、或其他)
上述諸點作為參考，還有其他認為有必要填寫的內容，可以添加進去。要注意文字的簡練和觀點的清晰，不要給人一種在湊字數的感覺。儘量把理由書的一頁紙寫滿，但是不要寫得太多出格，這樣會給人一種冗長的感覺。
理由書要寫成一篇文章，必須把上述諸點聯貫成文，並且段落清晰，一目了然。可以把整個理由書分為五段寫，各段以「有關……(如『有關留學目的』)。」開頭，這樣可以使文章清晰明了。
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