作為職場人，對電腦文件進行分類是一個再常見不過的問題，但是卻容易陷入一個弊端，即對文件夾的分類進入兩個極端：
基本上不分類 → 文件夾、各類文件的命名和建立隨意隨性，不同文件夾的分類體系不一致，文件夾中的文件夾和各類文件混在一起。分類過於細化 → 有著相對清晰和嚴格的文件夾分類體系與標準，但造成瀏覽與查找耗時費力。經過不停嘗試我慢慢發現，在文件層級的關鍵注意事項是少分類，多搜索。
少分類，就是文件夾的層級要少，2-3層為推薦層級。多搜索，就是文件夾在建立之初就要考慮到查詢的便利性，通過搜索實現定位而非逐層逐步打開文件夾。這就要求我們在電腦上建立自己文件夾的時候，就要確保兩點：
在瀏覽和打開文件夾的時間要快速以我個人工作中經常瀏覽的裝機必備文件夾為例，我在設立文件夾之初過於考慮文件分類的體系化，結果終極子文件居然到了第七級：
初看起來這個文件的分類相對體系，但在打開和瀏覽的時候就會變得非常不便。而一旦我們給某目錄開設了一個子文件夾，那麼在後面就想開更多的相關子文件夾，最終導致了一場每次打開文件夾的操作災難。便於搜索仍以上述文件夾為例，可以推斷出當初我在建立這個文件夾體系的時候，並沒有考慮到被快讀搜索到的可能性，而是片面關注了文件的體系化：
這種分類就並不是一個好的分類體系。
今天給品牌運營管理部的新員工培訓，針對該部門電腦文件夾分類的問題，我根據上述兩大原則展開了思考：
01
首先對品牌運營管理部門的主要工作進行了一個最簡單的分類，根據最終的作品有無實體成品產出這個標準分成：
①有實際物料輸出的各種設計輸出，比如易拉寶、桌籤等等；
②各種純平面的設計，諸如PPT、公眾號、網站等等。
按照以上分類，我可以將第一層級別的文件夾設為物料和平面兩類，站在部門操作的角度，便於識別與理解。
02
考慮到輸出的平面和非平面產品有復用參考價值，那麼以「便於快速搜索」為指導思想，我列出了上述兩種成品在未來被自己與其他部門可搜索到的可能性，即兩種成品被搜索的關鍵詞屬性為：
成品名稱該成品被使用的時間使用場景（地點）使用場合的屬性該成品的使用責任人以易拉寶為例：
成品名稱 → 易拉寶該成品被使用的時間 → 190803使用場景（地點）→ 蘇州使用場合的屬性 → 人力沙龍改成品的使用責任人 → 張芳所以，第二層文件夾的命名就自然呈現出來：
易拉寶@190803@蘇州@人力沙龍@XX（負責人姓名）
這個命名看起來較長，但其實為後期用Everthing等工具被搜索到提供了極大的成功率。以上有5個搜索關鍵詞，所以任何人只要能提供任意關鍵詞以及關鍵詞的組合就能被迅速定位搜索到，而不是在自己電腦中反覆點擊各個文件夾來識別與查找。
03
由於我要求品牌運營部「以終為始」的工作要求，所有輸出內容必須形成閉環，所以在第三層文件夾的分類上，我這樣考量：
成果類：（PS：注意這不是文件夾，而是從便於記憶的角度來分類）
1交付設計版（最終交付印刷的版本）2設計版（可以後期更改內容的版本）成果圖類：
3設計圖（交付印刷的可視化樣圖）4成果圖2-成品圖（現場版樣圖）素材類：
5物料素材（設計素材的所有內容集合）這樣，三層文件夾的內容就是：
建立了這個三層文件夾體系之後，用奧卡姆剃刀原理反查後發現，第一層分類其實並不是必須的，因為它只是運營部自己的分類體系，不具有普適價值。所以這個類別完全可以整合到第二層中去，這樣，最後電腦文件夾就只有兩層了：
最後，落地到電腦文件夾中的瀏覽效果是這樣的：
可以發現，這樣的文件夾設計邏輯，同時滿足了「快速瀏覽+快速搜索」兩大基礎必要前提。藉助OneDrive的團隊共享盤功能，團隊中的所有人都能快速搜索到需要的文件，極大提升了團隊協作辦公的效率。
以上，希望對大家有啟發！