公文中的工作總結與工作報告都是使用非常廣泛的兩個文種。兩者既有聯繫,又有明顯的區別。但很多時候,還是不易區分,也有混淆使用的情況,因此,很有必要,加以對比,談下聯繫與區別,以便更好使用這兩個文種。
從定義上來看:
總結是對以往工作進行回顧,檢查,分析研究,從中提煉出規律性的東西,用以指導今後工作的一個文種。總結與計劃是一頭一尾,相輔相承的對應關係。有計劃,就應有總結。
總結不是一般的情況綜合,而是在情況綜合的基礎上,通過分析歸納出幾個專門問題,也就是通常所說的經驗和體會,用以指導今後的工作。
報告是向上級匯報工作,反映情況,提出意見或建議,答覆上級機關的詢問,報送材料等使用的一種公文。
二者有相同之處,如在內容和寫法上都比較接近。表現對象也相似。都是對前一階段工作的回顧。但是它們之間的區別,還是很明顯的。
第一。寫作的目的不同。工作報告是為了下情上達,讓上級了解下級的情況,工作總結主要是本部門,本單位,為了發揚成績,克服缺點,而對前一時期的工作進行一個總結,以便下一步更好的開展工作。
第二,公文的規範性不同。工作報告必須有具備公文的格式,也就是說它是規範性的公文,工作總結,不屬於規範性公文的範疇,只能說是「準公文」,沒有具備嚴格意義上公文的格式的要求。
第三。工作報告的正文部分,重在反映情況,主要寫做了什麼?怎麼做的,回答做什麼的問題,工作總結的正文部分,在肯定成績,找出差距,總結經驗和教訓,側重在回答為什麼的問題。
第四,指向的對象不同。工作報告是下級寫給上級,用來反映貫徹執行上級決策實施進展情況的,側重於事實、情況的陳述。工作總結要求,從全局出發,總結本機關或者本單位的工作,目的在於回顧過去,總結經驗教訓,找出差距,分析原因,提出改進措施,以利再戰,內容比較全面系統。
第五,適用場合和範圍不同。工作報告既可作公文材料上報上級機關,又可作為會議,一般是指特定的大型會議和場合,由特定身份的代表作工作報告,這類稱為綜合報告,是指全面匯報本機關、本系統、本行業、本地區等工作情況,可以和總結工作、計劃安排結合起來。要有分析,有綜合,有新意,有重點。《政府工作報告》就屬於綜合報告。具有「匯報」性,由下而向上的特點。而總結一般由上而下的「總結性」的特點。
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