你所理解的時間管理,都是錯的

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這是粥左羅的第 1245 期分享

作者 l 王世民  編輯 l Lucky

來源 l YouCore（ID：YouCore）

分享 l 粥左羅（ID：fangdushe520）

前段時間，有人分享了一張圖片給我，據說是浙江大學竺可楨學院建築系某學生的時間作息表。分享這張圖片給我的人，膜拜之餘也很懊惱為何自己不能這麼自律，因此就想跟我探討下怎樣才能做到這樣的時間管理。這麼多年工作下來，我早已認識到天外有天、人外有人，因此接受了自己的平庸。但我總不能也建議別人接受平庸吧，弄不好人家就是那個「天外天、人外人」呢。好在我還有一套適合於我這類平庸之輩的另類「時間管理」方法。於是我避而不談這個可望不可即的時間作息表，而是分享了我的做法。他挺受用，也就沒再跟我探討讓我左右為難的時間作息表了。不過，後來我還是仔細琢磨了下為何我們普通人不適合這些逆天的時間作息表，史蒂芬.柯維在《高效能人士的七個習慣》的「習慣三要事第一」中提到了人類四代時間管理的演化。◆  第一代理論著重使用便籤與備忘錄，這個方法我們多多少少都還在使用。◆  第二代理論強調日程表，開始關注未來的規劃了，這是所有時間管理和任務管理軟體的基本功能。◆  第三代理論就是所謂「學霸」們的時間管理方式了，它根據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日制定實現目標的計劃。也就是本文開頭的時間作息表，通過將有限的時間、精力加以分配，以爭取最高的效率。肯定有，否則就不會時不時地流出這個「學霸」、那個「成功人士」的各種時間作息表了。但問題在於，這種時間管理方式適用的人非常非常小眾，因為它無視人性，將人當成了「機器」。要從時間管理方式中受益，你至少要滿足3個基本條件：比如，即使在某個時間段情緒不佳也能逼著自己完成計劃內的事情；
（2）有著非常出色的專注力和工作學習效率，在每一個時間段裡都能完成既定計劃；（3）有著很強的自我主導性和抗幹擾能力，也就是能不受他人幹擾嚴格執行日程表。如果你不滿足以上3個基本條件，貿然使用這種時間管理方式的話，反而會帶來種種弊端：（1）制定過於詳細的時間作息表，會對大腦產生欺騙，讓大腦產生滿足感，以為計劃等同於執行，反而極大地削弱了你執行計劃的動力；（2）每個時間段都安排得死死的，對意志力的消耗會很大，你可能會陷入到深度焦慮和自責當中； （3）你很難完全掌控自己一天內的全部時間段，一旦有他人幹擾，特別是或領導布置的不可抗拒的任務，整個時間作息表就亂了，你反而不願意執行剩下的計劃了。第三代時間管理的使用條件如此之苛刻，那有沒有適合我們普通人的時間管理方法呢？這就是史蒂芬.柯維在《高效能人士的七個習慣》中提到的第四代時間管理，也就是「個人管理」。第四代時間管理理論從根本上否定「時間管理」這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，你不如把重心放在維持產出與產能的配合上。這段話有點晦澀，接下來我用直白的語言幫你解釋下時間管理的本質。因此它的核心原則不在於時間和事務的安排，而在於人以及人做事的方法。時間管理是為人服務的，就像工具也是為了人開發出來的，因此人不能成為時間管理的奴隸，就像人不能成為工具的奴隸一樣。人都有七情六慾、都存在人性弱點的，因此有效的個人管理偶爾須犧牲效率，遷就人的要素，否則人就成了「機器」了。這就是為何我們要強調個人管理，而不是時間管理的意義所在。核心原則二：如果利用好最高效的時間，只要20％的投入就能產生80％的結果。做事的效率不在於時間的長短，而在於一定時間內的產出效率是否滿足了完成事情的要求。80/20法則是一個廣泛存在的規律，如果你能利用好自己精力最好和大腦最清晰的時間段，那麼只要20%的時間投入你就能產生80%的結果。理解了時間管理的這兩個核心原則之後，具體要如何做，才能真正提高自己的時間管理效率呢？下面我分別給你分享從「人」的維度，以及從「事」的維度我是如何做的。從「人」的維度提高時間管理效率的做法，其實不該叫時間管理，更應該叫「個人管理」與「精力管理」。根據個人實踐，我發現從「人」的維度影響效率的主要因素有四個：針對這四大因素，我分別採用了不同的個人管理和精力管理方法。如果你能找到自己做某事的驅動力，那麼你完成這件事的效率無論怎樣都會很高。就像我現在做的個人核心力賦能，我不僅找到了商業價值，更重要的是基於用戶反饋我找到了精神價值。對我而言，我做這件事的驅動力就非常強了，我的效率自然會很高。在一天當中，有的時間段你的精力會很好、大腦也很清楚，有的時間段你的精力可能會差一些。因此，你可以花1周左右在紙上或電腦上記錄下自己不同時間段的精力狀態，以後就可以將需要深度思考或挑戰最大的工作儘量放在你精力最好的時間段來完成。如果不能保證基本的鍛鍊的話，可能你一天內的任何時間段都會精力不佳，甚至連睡眠都會不好。如果你工作非常忙，很難抽出大段時間運動，那我建議你從慢跑、冥想和瑜伽這三項中任選一項，因為這三項都很有助於你恢復精力，而且能提高你的意志力水平。其中跑步是入門最容易、堅持下來限制條件最少的，也是我的最愛。在我們這所有晚上要加班的同學，都必須每周在公司跑步3次、每次不低於30分鐘，效果還是很不錯的。像我們這樣每天在公司長達14個小時以上，每周至少6天，幾年下來精力還是挺充沛的。要多吃升糖指數低（低升糖）的食物，少吃升糖指數高（高升糖）的食物。所謂升糖指數(GI)，指的是食物進入人體兩個小時內血糖升高的相對速度。升糖高的食物由於很快就被消化，2個小時後可能就無法給你身體供應足夠的葡萄糖了，你的精力就會下降；升糖低的食物由於消化慢，因此可以在更長時間內給你供應葡萄糖，因此精力就能夠保持得更長久些（多吃低升糖的食物還有個附帶好處，可以減肥）。上面這四點就是我的另類「時間管理」方法，從「人」的角度，更看重提升20%關鍵時間內的有效產出。看了我的另類「時間管理」方法後，千萬不能陷入到另一個誤區中：認為傳統的時間管理徹底無用。時間管理的本質是提高人的做事效率，我分享的另類「時間管理」方法是從「人」的維度提高效率的方法，但如果你能同時從「事」的維度用好提高效率的方法，你的人生會更高效。

在更大範圍內分配自己的時間；

控制別人的幹擾時間；

錯峰操作；

碎片時間幹雜事。

這個做法說白了，就是保留更大的彈性，以確保要事能按計劃完成。

具體的做法有兩個：

第一個，以周而不是以天為單位編制計劃。這樣萬一某一天有未完成的要事，還可以在本周其它時間完成。第二個，每天的日程安排至少保留40%的空白時間。這樣萬一有什麼突發情況或某項工作完成時間超過預期，也能按計劃完成要事。第一點，可以確保要事被分配了足夠充分的時間；如果預留了這麼多時間你還未能完成要事，你計劃安排得越密，要事被完成的概率就越低；第二點，可以大大減緩焦慮，提高制定和執行計劃的意願；密密麻麻的日程安排表失敗次數多了後，很大可能就是你再也不敢制定任何計劃了。人是社會性動物，因此我們的時間安排不可避免會被其他人幹擾，比如接個電話、回個微信消息、臨時開會等。但這並不意味著你每時每刻都會被他人幹擾，以周為單位的話，你還是能擠出幾個不受幹擾的時間段的。我每周都會儘量擠出兩類不受幹擾的時間段，一個是個人生物鐘的最佳時間；另一個是用於深度思考的大段工作時間，比如課程設計、文章寫作等。在這兩類時間段內，我會在電腦上退出釘釘和微信的登錄，並且將手機靜音反扣在桌面上，萬一有人當面來找我，我也會請他等一等，等我過了這個不受幹擾的時間段後再主動聯繫他。人類自從進入到工業社會後，每個人的安排就被統一的時刻表控制了。比如8:30上班、12:00吃午飯、周六周日放假等。這麼做的好處是每個人的行為更有可預測性了，保證了最大規模化的社會協作；但對每個個體而言，就形成了某幾個時刻的扎堆，大量寶貴的時間被浪費在了排隊中。我的做法就是：儘可能逆向操作，減少無效等待的時間。比如，我每天早上最遲7:15前開車出門，這樣15分鐘內就能到公司，而不是在路上塞40、50分鐘；每天中午12:30左右去吃飯，這樣就不需要排隊打菜了；挑吃飯時間去理髮，這時理髮師最空閒根本無需排號。每個人每天都有不少的碎片時間，比如等電梯的時間、吃飯的時間、等車的時間。這些時間用來做深度思考是不可行的，但完全可以用來處理各種雜事。比如發個微信消息、回個電話、訂購一個生活必需品等。這樣你就可以避免好不容易積累出來的整段時間被各種雜事碎片化，而是用於更有價值的工作上。做好個人管理和精力管理，再搭配上這四個時間管理小技巧後，你會發現咱們這種普通人也能將自己的時間和人生管理得更高效。所謂「學霸」和「成功人士」們的時間作息表，雖然我們不知道到底有多少水分，但至少我們知道一點：這種自律得爆表的時間管理術，咱們這等平庸之輩這輩子是望塵莫及了。因此，咱們得有一套適合自己的另類時間管理方法才行。從「人」的維度出發，優先做好個人管理和精力管理；再從「事」的維度出發，適當搭配部分適合自己的時間管理小技巧，你的人生必定會更高效。

作者簡介：王世民，深圳爾雅總裁、YouCore創始人。著有《思維力》《學習力》《個體賦能》文章來源：公眾號YouCore，個人核心力（思維力、學習力、人脈力）賦能平臺，專註解決工作3年以上的職場問題。

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