返回>>>《新編機關公文實務全書》；作者 魏建周；人民日報出版社
四、文種使用上存在的問題
目前在文種使用上存在諸多問題，突出表現在以下幾個方面：
（一）缺少文種
一是公文無標題；二是公文標題三要素不全，有的公文標題只有一個要素，即事由。
（二）使用非法定文種
不選用法規中規定的文種，而使用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規劃、建議、答覆等文種，如：《××市××區人民政府2011年工作總結》，就犯了把非正式文種當正式文種使用的錯誤。非正式文種要上報或下發時，應從正式文種中尋求一個文種作為它的載體，承載其行文，大都由「命令（令）」、「通知」（下行時）或「報告」（上行時）來擔任。此例的正確寫法應是：《××市××區人民政府關於報送2011年工作總結的報告》，其後則應附該單位的《2011年工作總結》。作為附件上報的總結，其格式只有標題、正文、落款和日期。
（三）文種重疊
如請示報告、意見報告、請示函等，又如轉發通知類公文，因轉發環節多，經常出現「通知的通知的通知」。
（四）生造文種
如情況報告、總結報告、申請報告、任免通知、匯報等，甚至把批轉、轉發也拿來當文種使用。
（五）文種作為公文標題
如將函、通知（會議通知或開會通知）、請示、報告等作為公文標題，違背法規中有關標題擬制的原則要求。
（六）文種混用
日常行文的實踐中此問題也較多見，主要表現為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會議紀要等同，等等。
（七）錯用文種
1.拿著「請示」當「函」用，即該用「函」申請批准的卻錯誤地使用了「請示」。
如：
××市科委關於追加農業科研基金的請示
××市財政局：
為了做好我市「菜籃子工程」的建設，2011年市財政局撥給我們農業科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開展，並取得了關鍵性的成果。現在研究工作進入了後期的試驗階段，但經費已經用完。經測算，後期經費缺口20000元人民幣。為使研究工作順利完成，並把優良品種儘快投產，使我市「菜籃子工程」建設好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。
以上，請批准。
××市科委
××××年××月××日
市科委與市財政局是平級單位，它們之間不是上下級領導關係，也不存在上下級的業務指導關係，因此根本不存在要「請示」的問題。為什麼會出現上述情況?一是不清楚平行機關之間不是上下級領導與被領導關係；二是出於對這兩個文種使用規範掌握不準；三是明知不對，不得已而為之，出於無奈，因為這樣有利於申請事項獲得「綠燈」。日常行文中，確有不少申請事項因使用了函而被收文單位退回的現象，而一旦改用了請示，就會馬上得到對方的「恩準」。
2.把「報告」當「請示」用
報告是向上級匯報工作、反映情況時使用的文種。在實際工作中經常看到一種合併使用的文種，如《關於××××的請示報告》。實際上它根本不是報告，而是請示。由於作者在「請示」的後面又加了「報告」兩字，結果把一個獨立的請示文種變為報告，拿著「報告」當「請示」用，這就給公文正式文種的使用造成混亂。
在「請示」後面加「報告」，不僅僅是個文種如何使用的問題，它還給上級機關受文後的處理帶來一定困難。按照行文規則，上級機關對報告一般不作批示，更不需要批覆，但這類行文實際上是請示，是要求上級機關作出批覆的，這種行為往往會給領導機關的工作帶來不必要的誤會和矛盾。
3.把「公告」當「通告」用
如：
××市工商行政管理局公告
根據國家工商行政管理局第86號令《廣告經營資格檢查辦法》的規定，我局決定自××××年××月××日至××××年××月××日對我市的廣告經營單位進行資格檢查。請各廣告經營單位在10月31日前持資格材料到註冊管轄地工商行政管理局（分局）接受廣告經營資格檢查。10月31日後仍未報送廣告經營資格檢查材料的，依照《廣告經營資格檢查辦法》的規定處理。
××市工商行政管理局
××××年××月××日
這則「公告」不論從其使用者的地位或是從其內容看，都應以使用「通告」為宜。有許多人把「公告」誤認為是「公而告之」的意思，實際上，「公告」的「公」有著特殊的政治含義，與「公文」的「公」意義相同，在某種意義上講是專指黨和國家。因此，一般中下級機關或地方行政主管部門發布需要周知和應當遵守的事項時，應使用「通告」而不能使用「公告」。