excel實用技巧：如何添加數據單位切換的選項控制項

編按：年終了，很多單位要編輯年度銷售報表。銷售金額大，到底單位用元還是萬元呢？用元，數字精確，但長長的數字不易讀；用萬元，數字易讀，但看不出準確值。現在不用糾結了，金額單位一鍵切換，不管經理想要什麼單位，都能快速滿足他！

使用Excel查看金額數據，經常需要將金額在元和萬元兩種單位之間切換。今天分享一個方法，可以給表格添加一個切換單位的選項，非常方便，比如下面的效果：

怎麼樣，添加了切換選項的報表是不是變得很高大上呢？想學習設置方法的話往下看吧！

在動畫演示中，使用了一個叫「複選框」的表格控制項，因此首先需要找到這個控制項在哪裡。

打開Excel選項，找到右側的自定義功能區，然後在左側的開發工具前面打鉤：

勾選開發工具後，點確定，在Excel的選項卡中就會出現一個開發工具的選項卡；

接下來點「插入」-「複選框」：

然後在表格中拖出一個適合的方框，修改顯示內容和連結單元格信息，操作步驟如圖演示：

完成後可以看到，當我們勾選了按萬元顯示選項後，單元格就會出現TRUE，取消勾選後就會出現FALSE。接下來就要用這個單元格內的信息來實現我們最終的效果。

設置步驟分成兩部分，分別對表頭和具體數值進行設置，首先看表頭設置。

在單元格輸入公式：=N(A2)

這個公式的作用是將TRUE轉換為1，將FALSE轉換為0。

Ctrl+1，設置該單元格格式，選擇自定義，輸入：「單位：萬元;;單位：元;」；

完成這個設置後，根據我們勾選的情況，單元格就會顯示對應的內容。相信大家對這個自定義代碼一定很好奇，簡單解釋一下：

自定義格式中可以根據正數、負數、零、文本這四種情況去設置對應的內容，每種情況之間用英文狀態的分號進行分隔。本例中我們只針對單元格內容為正數和零的情況進行設置，因此在這個自定義格式中，只需要在第一個分號前輸入「單位：萬元」第三個分號前輸入「單位：萬」即可。

接下來再看看數據區域是怎麼設置的。設置需要用到條件格式功能。

首先選擇數據區域，然後設置條件格式，具體操作看動畫演示：

操作要點，當單元格L2=1時，需要對選擇的區域設置自定義格式，格式代碼為「0!.0,」。注意這裡的符號全部都是英文狀態的。

完成條件格式的設置後，表格基本就是我們想要的樣子了，美中不足的是那個TRUE和FALSE有點礙眼：

要處理這個問題其實很簡單，選擇單元格，將字體顏色改成白色就好了：

至此，一個可以自動切換萬元和元的表格就設置完了。

有人說格式設置是Excel的障眼法，也有人說它是Excel的美容師，但不管怎麼說，格式設置確實非常有用。最後給大家留一道思考題：

1.如果不通過控制項選項而是通過有效性下拉選項來設置表格，該怎麼處理？

2.例子中設置的結果在萬元時只有一位小數，如果想設置為兩位小數該怎麼處理？