Excel表格實用技巧大全
一、讓數據顯示不同顏色
在學生成績分析表中，如果想讓總分大於等於500分的分數以藍色顯示，小於500分的分數以紅色顯示。操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執行「格式→條件格式」，在彈出的「條件格式」對話框中，將第一個框中設為「單元格數值」、第二個框中設為「大於或等於」，然後在第三個框中輸入500，單擊[格式]按鈕，在「單元格格式」對話框中，將「字體」的顏色設置為藍色，然後再單擊[添加]按鈕，並以同樣方法設置小於500，字體設置為紅色，最後單擊[確定]按鈕。
這時候，只要你的總分大於或等於500分，就會以藍色數字顯示，否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序，當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數據列，選擇「數據→排序」，然後在彈出「排序」窗口的「主要關鍵字」下拉列表中選擇「總分」，並選中「遞減」單選框，在「次要關鍵字」 下拉列表中選擇「姓名」，最後單擊[確定]按鈕。
三、分數排行:
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序，當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數據列，選擇「數據→排序」，然後在彈出「排序」窗口的「主要關鍵字」下拉列表中選擇「總分」，並選中「遞減」單選框，在「次要關鍵字」 下拉列表中選擇「姓名」，最後單擊[確定]按鈕
四、控制數據類型
在輸入工作表的時候，需要在單元格中只輸入整數而不能輸入小數，或者只能輸入日期型的數據。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時分析並彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格，然後選擇「數據→有效性」，在「數據有效性」對話框中，選擇「設置」選項卡，然後在「允許」框中選擇特定的數據類型，當然還要給這個類型加上一些特定的要求，如整數必須是介於某一數之間等等。另外你可以選擇「出錯警告」選項卡，設置輸入類型出錯後以什麼方式出現警告提示信息。如果不設置就會以默認的方式打開警告窗口。怎麼樣，現在處處有提示了吧，當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些要求時就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？
例如：在單位的人事資料，在excel中輸入後，由於上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數13，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那麼我們可以用下面的辦法，省時又省力：
1）假設證書號在A列，在A列後點擊滑鼠右鍵，插入一列，為B列； 2）在B2單元格寫入： ="13" & A2 後回車； 3）看到結果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎？滑鼠放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著滑鼠左鍵往下拖動直到結束。當你放開滑鼠左鍵時就全部都改好了。
若是在原證書號後面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & 「13」 後回車。
2、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數？
打開「工具」，選「選項」，再選「常規」，在「最近使用的文件清單」下面的文件個數輸入框中改變文件數目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將「最近使用的文件清單」前的複選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如「１-１」、「１-２」之類的格式後它即變成１月１日，１月２日等日期形式，怎麼辦？
這是由於EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的「格式」菜單，選「單元格」，再在「數字」菜單標籤下把該單元格的格式設成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件？
點擊「工具」菜單「自動保存」項，設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在「工具」菜單下沒有「自動保存」菜單項，那麼執行「工具」菜單下「加載宏...」選上「自動保存」，「確定」。然後進行設置即可。
5、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。
但是不是用頁眉來完成？
在EXCEL的文件菜單－頁面設置－工作表－列印標題；可進行頂端或左端標題設置，通過按下摺疊對話框按鈕後，用滑鼠劃定範圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設置加權平均？
加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，並不是一項很複雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均後得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。
7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次列印多個工作表？
把滑鼠移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，Excel自動設置的名稱是「sheet1、sheet2、sheet3..」），然後點右鍵，在彈出的菜單中選擇「選擇全部工作表」的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是列印你工作表。
8、EXCEL中有序號一欄，由於對表格進行調整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什麼方法可以快速解決？
如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發生變化的話，那麼在製作EXCEL表格時就應將序號這一欄位與其他欄位分開，如在「總分」與「排名」之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列欄位設為隱藏，這樣在調整表格（數據清單）的內容時就不會影響序號了。
9、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資..），想輸出成工資條的形式。
這個問題應該這樣解決：先複製一張工資表，然後在頁面設置中選中工作表選項，設置列印工作表行標題，選好工資條的條頭，然後在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設置成工資條的高度即可。
10、在Ｅxcel中小數點無法輸入，按小數點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設置選項都無濟於事，該怎麼辦？
這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Ｗindows的控制面板中，點擊「區域設置」圖標，在彈出的「區域設置屬性」對話面板上在「區域設置」裡選擇「中文（中國）」，在「區域設置屬性」對話面板上在「數字」屬性裡把小數點改為「.」（未改前是「，」），按「確定」按鈕結束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區域？
使用F5鍵可以快速選取特定區域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現「定位」窗口，在「引用」欄內輸入需選取的區域A2：A1000。
12、如何快速返回選中區域？
按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。
13、如何快速定位到單元格？
方法一：按F5鍵，出現「定位」對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市「確定」按鈕即可。
方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地址即可。
14、「Ctrl＋*」的特殊功用
一般來說，當處理一個工作表中有很多數據的表格時，通過選定表格中某個單元格，然後按下 Ctrl＋* 鍵可選定整個表格。Ctfl＋* 選定的區域是這樣決定的：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容？
選定單元格區域，輸入值，然後按 Ctrl＋ Ener鍵，即可實現在選定的單元格區域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數的名稱，但記不清函數的參數了，怎麼辦？
如果你知道所要使用函數的名字，但又記不清它的所有參數格式，那麼可以用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。
具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其後接函數名，然後按 Ctr＋ A鍵，Excel則自動進入「函數指南——步驟 2之2」。當使用易於記憶的名字且具有很長一串參數的函數時，上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？
按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。
具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動滑鼠指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭（空心箭頭），然後按住滑鼠左鍵進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變為一個水平「工」狀標誌，左右拖拉時會變為垂直「工」狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大？
可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在「視圖」菜單中選擇「全屏顯示」命令。
20、如何使用快顯菜單？
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區域，然後單擊滑鼠右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快顯菜單？
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區域，然後單擊滑鼠右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動打開太多文件？
當Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位於Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件：選擇「工具」＼「選項」＼「普通」，將「替補啟動目錄」一欄中的所有內容刪除。
23、如何去掉網格線？
1）除去編輯窗口中的表格線
單擊「工具」菜單中的「選項」，再選中「視圖」，找到「網格線」，使之失效；
2）除去列印時的未定義表格線
有時會出現這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在列印時是不會列印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給列印出來了，特別是一些所謂的「電腦」VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊「文件」、「頁面設置」、「工作表」菜單，點擊一下「網格線」左邊的選擇框，取消選擇「網格線」就行了。
24、如何快速格式化報表？
為了製作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是：選定操作區域，選取「格式」菜單中的「自動套用格式」命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按「確定」按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括「數字」、「邊框線」、「字體」等6個「應用格式種類」選項，若某項前面的「x」不出現，則在套用表格樣式時就不會用該項。
25、如何快速地複製單元格的格式？
要將某一格式化操作複製到另一部分數據上，可使用「格式刷」按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的「格式刷」按鈕，此時滑鼠變成了刷子形狀，然後單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線？
一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身並沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現：單擊「繪圖」按鈕，選取「直線」，滑鼠變成十字型．將其移至要添加斜線的開始位置，按住滑鼠左鍵拖動至終止位置，釋放滑鼠，斜線就畫出來了。另外，使用「文字框」按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇「對象格式」＼「圖案」，選擇「無邊框」項即可。
27、如何快速地將數字作為文本輸入？
在輸入數字前加一個單引號「」』，可以強制地將數字作為文本輸入。
28、如何定義自己的函數？
用戶在Excel中可以自定義函數。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表（Module），在出現的空白程序窗口中鍵入自定義函數VBA程序，按Enter確認後完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此後，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed內部函數一樣在工作表中使用自定義函數，如：
Function Zm(a)
If a＜ 60 Then im＝『不及格」
Else Zm=「及格」
End If
End Function
29、如何在一個與自定義函數駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調用自定義函數？
可在包含自定義函數的工作薄打開的前提下，採用連結的方法(也就是在調用函數時加上該函數所在的工作簿名)。假設上例中的自定義函數Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現要在另一不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數，應首先確保MYUDF.XLS被打開，然後使用下述連結的方法： =MYUDF.XLS！ ZM(b2)
30、如何快速輸入數據序列？
如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數據系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢？在第一個單元格內輸入起始數據，在下一個單元格內輸入第二個數據，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內部規定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有規律的數據（如辦公室人員名單），定義成序列，以備日後自動填充，豈不一勞永逸！選擇「工具」菜單中的「選項」命令，再選擇「自定義序列」標籤，在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二……），單擊「增加」按鈕將輸入的序列保存起來。
31、使用滑鼠右鍵拖動單元格填充柄
上例中，介紹了使用滑鼠左鍵拖動單元格填充柄自動填充數據序列的方法。其實，使用滑鼠右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內輸入數據，按住滑鼠右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現包含下列各項的菜單：複製單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列……此時，你可以根據需要選擇一種填充方式。
32．如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備後用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項？
不需要。有快捷方法：選定包含序列項的單元格區域，選擇「工具」＼「選項」＼「自定義序列」，單擊「引入」按鈕將選定區域的序列項添加至「自定義序列」對話框，按「確定」按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。
33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重複項，應如何處理使其沒有重複項，以便使用「引入」的方法快速創建所需的自定義序列？
選定單元格區域，選擇「數據」＼「篩選」＼「高級篩選」，選定「不選重複的記錄」選項，按「確定」按鈕即可。
34、如何對工作簿進行安全保護？
如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那麼想法加個密碼吧。打開工作薄，選擇「文件」菜單中的「另存為」命令，選取「選項」，根據用戶的需要分別輸入「打開文件口令」或「修改文件D令」，按「確定」退出。
工作簿（表）被保護之後，還可對工作表中某些單元格區域的重要數據進行保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區域，選取「格式」菜單中的「單元格」命令，選取「保護」，從對話框中選取「鎖定」，單由「確定」按鈕退出。然後選取「工具」菜單中的「保護」命令，選取「保護工作表」，根據提示兩次輸入口令後退出。
注意：不要忘記你設置有「口令」。
35、如何使單元格中的顏色和底紋不列印出來？
對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數據輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白列印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇「文件」＼「頁面設置」＼「工作表」，在「列印」欄內選擇「單元格單色列印」選項。之後，列印出來的表格就面目如初了。
【excel表格的基本操作】excel表格的35招必學秘技
導讀 也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。
但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣風情。
讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設置。
1.打開「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，將「字體」的「顏色」設置為「紅色」。
2.按「添加」按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為「藍色」；小於1000，字體設置為「棕色」)。
3.設置完成後，按下「確定」按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列(「工業企業」名稱所在列)，在「名稱」欄內，輸入「工業企業」字符後，按「回車」鍵進行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列(如C列)，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框。在「設置」標籤中，單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「來源」方框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開「數據有效性」對話框，選中「序列」選項後，在「來源」方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示：在以後列印報表時，如果不需要列印「企業類別」列，可以選中該列，右擊滑鼠，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。
建立「常用文檔」新菜單
在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠，選「自定義」選項，打開「自定義」對話框。在「命令」標籤中，選中「類別」下的「新菜單」項，再將「命令」下面的「新菜單」拖到菜單欄。按「更改所選內容」按鈕，在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱(如「常用文檔」)。
2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項)，在右邊「命令」下面任選一項(如「超連結」選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如「工資表」等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項(如「工資表」等)，右擊滑鼠，在彈出的快捷菜單中，選「分配超連結→打開」選項，打開「分配超連結」對話框。通過按「查找範圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如「工資.xls」等)文件夾，並選中該工作簿文檔。重複上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超連結起來。
4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開「常用文檔」菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：儘管我們將「超連結」選項拖到了「常用文檔」菜單中，但並不影響「插入」菜單中「超連結」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超連結」按鈕的功能。
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→宏→錄製新宏」命令，打開「錄製新宏」對話框，輸入宏名?如「fuhao1」?並將宏保存在「個人宏工作簿」中，然後「確定」開始錄製。選中「錄製宏」工具欄上的「相對引用」按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊「錄製宏」工具欄上的「停止」按鈕，完成宏的錄製。
仿照上面的操作，一一錄製好其它特殊符號的輸入「宏」。
2.打開「自定義」對話框，在「工具欄」標籤中，單擊「新建」按鈕，彈出「新建工具欄」對話框，輸入名稱——「專業符號」，確定後，即在工作區中出現一個工具條。切換到「命令」標籤中，選中「類別」下面的「宏」，將「命令」下面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個「自定義按鈕」，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選「指定宏」選項，打開「指定宏」對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應的宏連結起來。
5.關閉「自定義」對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用「專業符號」工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
用「視面管理器」保存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用「視面管理器」吧。
1.打開需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快捷菜單中，選「隱藏」選項，將不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行「視圖→視面管理器」命令，打開「視面管理器」對話框，單擊「添加」按鈕，彈出「添加視面」對話框，輸入一個名稱(如「上報表」)後，單擊「確定」按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重複上述操作，「添加」好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種表格時，打開「視面管理器」，選中需要列印的表格名稱，單擊「顯示」按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的「列印」按鈕，一切就OK了。
讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序。
1.執行「格式→選項」命令，打開「選項」對話框，進入「自定義序列」標籤中，在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列(如「機關,車隊,一車間,二車間,三車間」等)，單擊「添加」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打開「排序」對話框，單擊「選項」按鈕，彈出「排序選項」對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次「確定」按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行「格式→單元格」命令，打開「單元格格式」對話框，在「數字」標籤的「分類」下面選中「自定義」選項，然後在右邊「類型」下面的方框中輸入「；；；」(三個英文狀態下的分號)。
2.再切換到「保護」標籤下，選中其中的「隱藏」選項，按「確定」按鈕退出。
3.執行「工具→保護→保護工作表」命令，打開「保護工作表」對話框，設置好密碼後，「確定」返回。
經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在「保護」標籤下，請不要清除「鎖定」前面複選框中的「∨」號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反覆切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框，切換到「輸入法模式」標籤下，按「模式」右側的下拉按鈕，選中「打開」選項後，「確定」退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。
讓「自動更正」輸入統一的文本
你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行「工具→自動更正」命令，打開「自動更正」對話框。
2.在「替換」下面的方框中輸入「pcw」(也可以是其他字符，「pcw」用小寫)，在「替換為」下面的方框中輸入「《電腦報》」，再單擊「添加」和「確定」按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入「pcw」字符?此時可以不考慮「pcw」的大小寫?，然後確認一下就成了。
在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：
1.執行「工具→宏→Visual Basic編輯器」菜單命令(或按「Alt+F11」快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執行「插入→模塊」菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的「代碼窗口」中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關閉窗口，自定義函數完成。
以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。
提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執行「格式→工作表→背景」命令，打開「工作表背景」對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下「插入」按鈕，將圖片襯於整個工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。
3.按「格式」工具欄上的「填充顏色」右側的下拉按鈕，在隨後出現的「調色板」中，選中「白色」。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被「白色」遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持列印的。
用連字符「&」來合併文本
如果我們想將多列的內容合併到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符「&」就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合併到一列中)。
1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用「填充柄」將上述公式複製到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合併到E列對應的單元格中。
3.選中E列，執行「複製」操作，然後選中F列，執行「編輯→選擇性粘貼」命令，打開「選擇性粘貼」對話框，選中其中的「數值」選項，按下「確定」按鈕，E列的內容(不是公式)即被複製到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合併工作。
提示：完成第1、2步的操作，合併效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的「值」。
生成績條
常有朋友問「如何列印成績條」這樣的問題，有不少人採取錄製宏或VBA的方法來實現，這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮，我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格，用「填充柄」將上述公式複製到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用「填充柄」將上述公式複製到A2至G185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按「格式」工具欄「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後出現的邊框列表中，選中「所有框線」選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。
4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊「常用」工具欄上的「格式刷」按鈕，然後按住滑鼠左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。
按「列印」按鈕，即可將成績條列印出來。
Excel幫你選函數
在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的「搜索函數」功能可以幫你縮小範圍，挑選出合適的函數。
執行「插入→函數」命令，打開「插入函數」對話框，在「搜索函數」下面的方框中輸入要求(如「計數」)，然後單擊「轉到」按鈕，系統即刻將與「計數」有關的函數挑選出來，並顯示在「選擇函數」下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的「監視窗口」功能來實現。
執行「視圖→工具欄→監視窗口」命令，打開「監視窗口」，單擊其中的「添加監視」按鈕，展開「添加監視點」對話框，用滑鼠選中需要查看的單元格後，再單擊「添加」按鈕。重複前述操作，添加其它「監視點」。
以後，無論在哪個工作表中，只要打開「監視窗口」，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。
為單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
單擊「格式」工具欄上「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選「繪圖邊框」選項，或者執行「視圖→工具欄→邊框」命令，展開「邊框」工具欄。
單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關係，選中工具欄上的「擦除邊框」按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的「線條顏色」按鈕，在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
控制特定單元格輸入文本的長度
你能想像當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也並不難。
例如我們將光標定位到一個登記「年份」的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望「年份」都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊「數據」菜單的「有效性」選項。在「設置」卡片「有效性條件」的「允許」下拉菜單中選擇「文本長度」。然後在「數據」下拉菜單中選擇「等於」，且「長度」為「4」。同時，我們再來到「出錯警告」卡片中，將「輸入無效數據時顯示的出錯警告」設為「停止」，並在「標題」和「錯誤信息」欄中分別填入「輸入文本非法!」和「請輸入四位數年份。」字樣。
很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確「樣式」的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的「數據有效性」判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如「文本類型」啊，「序列大小」啊，「時間遠近」啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
我們知道每次打開Excel，軟體總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。
那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標籤名「Sheet1」，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標籤名「Sheet3」(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了「工作組」字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼，我們發現，「工作組」中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。
但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊「編輯」菜單的「填充」選項，然後在其子菜單中選擇「至同組工作表」。這時，Excel會彈出「填充成組工作表」的對話框，在這裡我們選擇「格式」一項，點「確定」後，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。
改變文本的大小寫
在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是資料庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：「=UPPER(源數據格)」，將文本全部轉換為大寫；「=LOWER(源數據格)」，將文本全部轉換成小寫；「=PROPER(源數據格)」，將文本轉換成「適當」的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的「excel」，然後在目標單元格中輸入「=UPPER(A1)」，回車後得到的結果將會是「EXCEL」。同樣，如果我們在A3單元格中輸入「mr.weiwei」，然後我們在目標單元格中輸入「=PROPER(A3)」，那麼我們得到的結果就將是「Mr.Weiwei」了。
提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用「=RIGHT(源數據格，提取的字符數)」函數，它表示「從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符」輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用「=LEFT(源數據格，提取的字符數)」函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取「武漢」兩個字時，就只須在目標單元格中輸入「=MID(A5,4,2)」就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。
把基數詞轉換成序數詞
將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的「th」後綴，但大凡是以「1」、「2」、「3」結尾的數字卻分別是以「st」、「nd」和「rd」結尾的。而且，「11」、「12」、「13」這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以「th」結尾的。因此，實現起來似乎很複雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕鬆轉換了。不信，請看：「=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))」。該公式儘管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以「11」、「12」、「13」結尾的，則加上「th」後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以「1」結尾使用「st」、以「2」結尾使用「nd」、以「3」結尾使用「rd」；③如果第1、2原則都無效，那麼就用「th」。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕鬆和快捷。
和財務打過交道的人都知道，在帳面填充時有一種約定俗成的「安全填寫法」，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上「$」之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是「REPT」函數。它的基本格式是「=REPT(「特殊符號」，填充位數)」。
比如，我們要在中A2單元格裡的數字結尾處用「#」號填充至16位，就只須將公式改為「=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))」即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用「#」號填充至16位，就要改為「=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3」；另外，如果我們想用「#」號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為「=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)」；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上「$」符號的話，那就改為：「=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))」，一定能滿足你的要求。
創建文本直方圖
除了重複輸入之外，「REPT」函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重複，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。
比如我們首先製作一張年度收支平衡表，然後將「E列」作為直方圖中「預算內」月份的顯示區，將「G列」則作為直方圖中「超預算」的顯示區。然後根據表中已有結果「D列」的數值，用「Wingdings」字體的「N」字符表現出來。具體步驟如下：
在E3單元格中寫入公式「=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)」，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。
計算單元格中的總字數
有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到「SUBSTITUTE」函數的虛擬計算外，還要動用「TRIM」函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有「how many words?」字樣，那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙：「=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)」
該式的含義是先用「SUBSTITUTE」函數創建一個新字符串，並且利用「TRIM」函數刪除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出「空格」的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。
關於歐元的轉換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那麼很可能不能在「工具」菜單中找到它。不過，我們可以先選擇「工具」菜單中的「加載宏」，然後在彈出窗口中勾選「歐元工具」選項，「確定」後Excel 2002就會自行安裝了。
完成後我們再次打開「工具」菜單，單擊「歐元轉換」，一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過滑鼠設置貨幣轉換的「源區域」和「目標區域」，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是「100歐元」分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的「歐元」按鈕，這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了。