Excel表格的基本操作(共8大類57個技巧)

一、文件操作

1、為excel文件添加打開密碼

文件 - 信息 - 保護工作簿 - 用密碼進行加密。

2、為文件添加作者信息

在該excel文件圖標上右鍵單擊 - 屬性 - 摘要 - 在作者欄中輸入

3、讓多人通過區域網共用excel文件

審閱 - 共享工作簿 - 在打開的窗口上選中「允許多用戶同時編輯...」

4、同時打開多個excel文件

按ctrl或shift鍵選取多個要打開的excel文件，右鍵菜單中點「打開」

5、同時關閉所有打開的excel文件

按shift鍵同時點右上角關閉按鈕。

6、設置文件自動保存時間

文件 - 選項 - 保存 - 設置保存間隔

7、恢復未保護的excel文件

文件 - 最近所用文件 - 點擊「恢復未保存的excel文件」

8、在excel文件中創建日曆

文件 - 新建 - 日曆

9、設置新建excel文件的默認字體和字號

文件 - 選項 - 常規 - 新建工作簿時：設置字號和字體

10、把A.xlsx文件圖標顯示為圖片形式

把A.xlsx 修改為 A.Jpg

11、一鍵新建excel文件

Ctrl + N

12、把工作表另存為excel文件

在工作表標籤上右鍵 - 移動或複製 - 移動到」新工作簿」

二、窗口設置

1、同時打開對比兩個或多個excel文件

視圖 - 全部重排 - 選排列的方向

2、同時查找一個工作簿中的兩個工作表

視圖 - 新建窗口 - 全部重排 - 選排列方向

3、隱藏或顯示excel最上面的功能區

Ctrl+F1

4、隱藏excel工作表界面

選取要隱藏的工作表 - 視圖 - 隱藏

5、讓標題行始終顯示在最上面

視圖 - 凍結窗格 - 凍結首行

6、把窗口拆分成上下兩部分，都可以上下翻看

選取要拆分的位置 - 視圖 - 拆分

7、調整excel工作表顯示比例

按ctrl+滾輪

8、快速切換到另一個excel窗口

ctrl + tab鍵

9、全屏顯示excel界面

視圖 - 全屏顯示

三、單元格顯示

1、隱藏0值

文件 - 選項 - 高級 - 去掉「在具有零值」勾選

2、隱藏單元格內所有值

ctrl+1打開單元格設置窗口 - 數字 - 自定義 - 右邊文框中輸入三個分號;;;

3、隱藏編輯欄、灰色表格線、列標和行號

視圖 - 顯示 - 去掉 各項的勾選

四、單元格選取

1 、選取當前表格

按ctrl+a全選當前數據區域

2 、選取表格中的值/公式

按ctrl+g打開定位窗口 - 定位條件 - 值/公式

3 、查找值

按ctrl+f打開查找窗口，輸入查找的值 - 查找

4、選取最下/最右邊的非空單元格

按ctrl + 向下/向右箭頭

5、快速選取指定大小的區域

在左上的名稱欄中輸入單元格地址，如a1:a10000，然後按回車

五、單元格編輯

1、設置單元格按回車鍵光標跳轉方向

文件 - 選項 - 高級 - 最上面「按Enter鍵後移動所選內容」 - 設置方向

2、設置下拉菜單，顯示A,B,C三個選項

數據 - 數據有效性 - 允許 - 序列 - 輸入A,B,C

3、複製表格保存行高列寬不變

整行選取複製 - 粘貼後點粘貼選項中的「保留列寬」

4、輸入到F列時，自動轉到下一行的首列

選取A:F列，輸入後按回車即可自動跳轉

5、設置三欄表頭

插入 - 形狀 - 直線 - 拖入文本框中輸入的字體並把邊框設置為無

6、同時編輯多個工作表

按ctrl或shift鍵選取多個工作表，直接編輯當前工作表即可。

7、輸入身份證號或以0開始的數字

把單元格格式設置成文本，然後再輸入

8、快速刪除空行

選取表中某列 - ctrl+g定位 - 定位條件 - 空值 - 刪除整行

9、快速插入空行

在表右側輸入序號1,2,3..N,然後再複製該序號到下面空行，最後按序號列排序即可。

10、快速合併多行數據

插入批註 - 選取多列數據複製 - 粘貼到批註中，然後再從批註中複製粘至單元格區域中即可。

11、插入特殊符號

插入 - 符號

12、查找重複值

選取數據列 - 開始 - 條件格式 - 突出顯示單元格規則 - 重複值

13、刪除重複值

選取區域 - 數據 - 刪除重複項

14、單元格分區域需要密碼才能編輯

審閱 - 允許用戶編輯區域

15、用excel進行漢英互譯

審閱 - 翻釋

16、不複製隱藏的行

選取區域 - ctrl+g定位 - 定位條件 - 可見單元格 - 複製 - 粘貼

17、單元格強制換行

在需要換行字符後按alt+enter鍵

六、單元格格式設置

1、萬元顯示

自定義格式代碼：0「,"0,

2、日期按年年年年-月月-日日顯示

自定義格式代碼：yyyy-mm-dd

3、手機號分段顯示

自定義格式代碼：000 0000 0000

4、數字1顯示成1月

自定義格式代碼: 0「月"

七、圖片處理

1、刪除工作表中所有圖片

ctrl+g定位 - 定位條件 - 對象 - 刪除

2、工作表插入背景圖片

頁面布局 - 背景 - 選擇插入圖片

3、插入可以列印的背景

插入 - 頁眉頁腳 - 選取頁眉後點圖片 - 選取圖片並拖入

八、列印設置

1、列印標題行

頁面布局 - 列印標題 - 點頂端標題行後的摺疊按鈕，選取要列印的標題行。

2、多頁強制列印到一頁上

頁面布局 - 列印標題 - 頁面 - 調整為1頁寬1頁高

3、按釐米設置行高

視圖 - 頁面布局，在頁面布局下行高單位是釐米

4、插入分頁符

選取要插入的位置 - 頁面布局 - 分頁符 - 插入分頁符

1. 快速求和？用 「Alt + =」

Excel的函數功能非常強悍，求和應該是最常用到的函數之一了。只需要連續按下快捷鍵「alt」和「=」就可以求出一列數字的和。

按下組合鍵「Shift+F8」，激活「添加選定」模式，此時工作表下方的狀態欄中會顯示出「添加到所選內容」字樣，以後分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

Excel的快捷鍵並不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數字加上美元符號，因為符號$和數字4共用了同一個鍵。

同理，「Ctrl+shift+5」能迅速把數字改成百分比（%）的形式。

當你試圖檢查數據裡有沒有錯誤時，<CTRL + `>能夠一鍵讓數字背後的公式顯示出來。

「`」鍵就在數字1鍵的左邊。

同一個函數就不用一個一個敲啦。當你設置好了第一行單元格的函數，只需要把光標移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，雙擊，公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格裡。

這是不是比用滑鼠拖拉容易多了？！

對於那些整天要和Excel打交道的人來說，這個竅門或許能為你節省一點時間。

當你想快速插入一列時，鍵入Ctrl + Shift + 『=' （Shift + 『='其實就是+號啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl + 『-『（減號）就能刪除你所選中的一列。

想讓Excel根據你的文字內容自動調整列寬？你只需要把滑鼠移動到列首的右側，雙擊一下就大功告成啦~

格式刷當然是一個偉大的工具。不過，你知道只要雙擊它，就可以把同一個格式「刷」給多個單元格麼？

在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開鍵盤（可以想像如果你學會了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸滑鼠）。

「Ctrl + PgDn」可以切換到右邊的工作表，反之，「Ctrl + PgUp」可以切換回左邊。

呃，不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了……

在Excel裡根據函數填充數據的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你並不這麼想。當你要「絕對引用」——也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了…

其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之後，按F4鍵輸入美元符號並鎖定；如果你繼續按F4，則會向後挨個循環：鎖定單元格、鎖定數字、鎖定大寫字母、解除鎖定。