五個步驟學會電腦資料整理,實現忙而不亂

2021-02-13 螞蟻說成長

隨著工作時間的增加，電腦上的文件資料也會越來越多，這些你是如何管理的？

大部分都是通過新建不同的文件夾，把文件資料放到對應的文件夾下，查找時點開對應的文件夾來查找。但經常是印象中是在這個文件夾裡，點進去找了半天，卻並沒有找到。這樣一個方法效率並不是很高。

還有另外一種方法，就是通過搜索來查找。但是因為電腦裡搜索文件資料，大部分只能根據文件的名字來搜索，文件裡面的內容是搜索不到的。命名不規範不合理，搜索的結果也並不太滿意。

所以，對電腦中的文件資料進行整理，關鍵還是需要把命名規範好。規範好後，分類也就明確了，也知道到底該放到哪個文件夾底下，不會混亂；在搜索時，也能快速找到結果。

一個規範全面的文件名，應該是由五個部分來組成的：

類別+內容+關鍵字+時間+編號

比如你現在是一名軟體開發工程師，正在開發一款手機app，產品經理給你發送了一個關於首頁的需求文檔，文檔命名不規範，只寫了「需求文檔」。

這樣一個文檔，現在看還能知道是關於什麼的，再過一段時間，光看標題，真不知道它是什麼內容。為了方便後續查找，所以需要規範命名。可以按以下步驟來進行。

工作中的文檔，首先要按項目分類，這個是手機APP的項目，類別第一級就寫「手機APP-需求文檔」。

接下來是按項目的不同階段來劃分，一般的項目會分為策劃，執行，結果這三大塊，軟體項目也一樣，可以分為需求，開發，測試三大塊。這個文檔是關於需求的，那加上二級類別，命名就成了「手機APP-需求-需求文檔」。

這個項目有點特殊，因為手機app裡面又分為了IOS系統和安卓系統，不同的系統會有不現的要求，這在需要文檔上要明確，所以類別上要再加一級，「手機APP-IOS-需求-需求文檔」。

如遇到項目還可細化的，可以繼續劃分分類，但需注意的是，一般三級分類就夠了，分類太多更混亂，放的文件夾也太深，不好查找。

內容就是要用最少的語言來概念文檔的主要內容是什麼。

如果原來文件的名字就能概括內容，可以直接用原來的名字。但一般情況下，文件的名字會很長，所以還是建議修改一下，儘量用少的詞組來概括內容。

這個需求文檔的主要內容只是說了手機app的首頁上他有哪些需求，要展示哪幾個模塊，各個模塊的展示效果如何等，並不是整個app的需求。所以，這個文檔的內容就可以概括為「首頁需求」，加上上一步的類別，文件命名改為了「手機APP-IOS-需求-首頁需求」。

剛才是用簡短的文字概括了文檔內容，有時候不同的文檔它的內容會差不多，這個時候需要用關鍵字來進行區分了。

當前這個文檔中主要說的是各個模塊的展示效果，那個各個模塊之前的邏輯關係並沒有說明，這個會在另外一個文檔中說明。同樣都是說首頁的需求，但側重點不一樣，關鍵字也就不一樣了。加上關鍵字，文檔的命名成了「手機APP-IOS-需求-首頁需求-模塊展示」。

還有一些情況是內容裡沒有說明，但可以提取概括出來的。比如本篇文章，內容上主要說的是如何整理電腦文檔，但最終要達到的是管理知識，提高工作效率。關鍵字就可以是「知識管理」或「效率」。這樣在查找一些知識管理，效率的文章時，也能查找到本文章。

有時查找一些文檔，記得大概的時間，比如昨天修改的文檔，按時間排序也能很快找到，所以，名字上有個時間也是很方便的。

電腦上大多默認的時間是最後修改時間，但下載的文檔，還有別人發你的文檔，是按照新建的時間來的。所以，這一類的文章最好是在下載或接收到後都在名字上加個時間，或者是打開後進行一些少量修改，更改電腦默認的時間，名字上可以不加。

給需求文檔加上接收時間後，命名成了「手機APP-IOS-需求-首頁需求-模塊展示-20180411」。

先來看一下工作中的文檔公司有沒有一些特殊的編號，如果公司對文檔資料有詳細的規格要求，每個文檔都會有一些特殊的編號，先把這些編號加上。如果沒有編號要求，那就加上版本號。

工作中的文檔，建議是最好保留原版，每修改一次都在上次的基礎上複製後再修改，不要在原有的基礎上進行修改。因為經常會出現修改完後又後悔，想恢復原又找不著原版的情況。修改一次就需要加一個版本，簡單的就是從「V1.0」開始累加。

同樣，工作中的需求文檔肯定不是一個版本就能完成的，還會根據情況進行修改的，不斷的修改，文檔也會不斷的增多，加上個版本號，可以區分不同文檔。

把這些都加上，需求文檔的命名成了「手機APP-IOS-需求-首頁需求V1.0-模塊展示-20180413」。

經過這五個步驟，一個完整的文件命名才算完成，想把它歸類，可以直接按所屬類別來新建文件夾，搜索也是比較容易找著。你對此有可看法，歡迎留言。

作者：螞蟻

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