分列是個好工具,可惜你不會【Excel教程】

　

　 在談到Excel數據處理相關技巧時，分列功能經常被提到。分列功能不僅能夠實現對數據地有效拆分，而且還是規範數據格式的利器。分列功能這麼好用，你真的會使用嗎？今天就和大家詳細介紹下分列功能的使用方法。

excel分列功能一：按照固定寬度進行數據拆分

　　情景: 如下圖所示，在日常工作中，我們經常需要根據人員的身份證號來提取出生年月日等信息。為了更快捷地在處理這類問題，我們既可以使用MID函數，同樣我們也可以使用分列功能來輕鬆實現。

 

　　如何進行操作呢？步驟如下：

 

　　1、選中身份證號數據信息，點擊【數據】選項卡，選擇【分列】，彈出【文本分列嚮導，第1步】

 

　　2、選擇【固定寬度】，然後單擊【下一步】，進入分列線選定，彈出【文本分列嚮導，第2步】

 

　　3、在身份證號的出生年月日信息的開始和末尾階段分別單擊，就出現了2條分列線，把身份證號信息分成了3部分。然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第3步】

 

　　4、因為只保留出生年月日信息，第1部分選擇【不導入此列】，第2部分選擇日期，日期格式設置為YMD（可根據需要自行設定），第3部分選擇【不導入此列】，目標區域選擇單元格B2,單擊完成即可。

 

　　總結：當數據本身的長度有規律，可以按照一定寬度來進行數據區分時，我們就可以採用分列的這個功能。

Excel分列功能二：按照分隔符號進行數據拆分

 

　　情景1:人力資源部經常需要登記臨時人員的基本信息，如姓名、性別、聯繫電話等。信息登記完之後，為了更好地進行數據處理，往往需要把人員基本信息進行拆分。這種情況的拆分就可以使用分列功能來解決。

 

 

　　如何進行操作呢？步驟如下：

 

　　1、選中人員基本信息，點擊【數據】選項卡，選擇【分列】，彈出【文本分列嚮導，第1步】

 

　　2、選擇【分隔符號】，然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第2步】。使用分隔符號的原因在於數據之間用空格隔開，可以在分隔符號中選擇空格。如果使用分號隔開，那就在分隔符號中選擇分號。

 

　　3、在【文本分列嚮導，第2步】中，勾選空格，在下方數據預覽中可以顯示拆分效果，然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第3步】

 

　　4、在【文本分列嚮導，第3步】中，可以對每一部分進行相應的數據格式設置，目標區域選擇為$B$2:$D$2，設置結束後單擊完成。

 

 

 

　　情景2：在工作中，我們有時需要對很多的地址信息進行拆分，比如省份信息和其他地縣信息區分開。這種拆分就可以使用分列功能來進行。

 

　　如何進行操作呢？步驟如下：

 

　　1、選中人員基本信息，點擊【數據】選項卡，選擇【分列】，彈出【文本分列嚮導，第1步】

 

　　2、選擇【分隔符號】，然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第2步】。

 

　　3、在【文本分列嚮導，第2步】中，勾選其他，輸入「市」。此處我們選擇以漢字「市」來作為分隔符號，在下方數據預覽中可以顯示拆分效果，然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第3步】

 

　　4、在【文本分列嚮導，第3步】中，可以對每一部分進行相應的數據格式設置，目標區域選擇為$B$2:$C$3，設置結束後單擊完成。

　　總結：當數據本身之間有同樣的符號進行間隔，無論符號是常見的分號、逗號、空格，還是不常見的比如例子中的漢字或者其他等，都可以使用分列的間隔符號來進行拆分。一定要注意的是，標點符號是在英文狀態下的。

 

Excel分列功能三：規範數據格式

 

　　在匯總工作數據報表時，我們會經常發現格式千奇百怪的日期、數字、文本型數字等。格式不規範會導致數據處理時結果不準確，如何快速地規範數據格式呢？使用分列功能就可以輕鬆解決。我們就以日期格式的規範為例詳細講解其操作。

　　如何進行操作呢？步驟如下：

 

　　1、選中不規範的日期，點擊【數據】選項卡，選擇【分列】，彈出【文本分列嚮導，第1步】

 

　　2、選擇【分隔符號】，然後單擊【下一步】，彈出【文本分列嚮導，第2步】。不作任何操作，點擊【下一步】，進入【文本分列嚮導，第3步】

 

　　3、在【文本分列嚮導，第3步】中，列數據格式選擇日期，設置為YMD，選擇好數據保存區域，單擊完成。

 

　　總結：當數據格式不規範，需要批量修正數據格式時，無論是日期、數字還是常規格式，我們都可以使用分列的這一功能。

 

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