待辦事項,或者洋氣一點,也叫作Todolist,是【計劃】在日常生活裡最頻繁最瑣碎的體現。
每天一早坐在辦公桌前寫下的今日工作內容,去超市前寫下的購物清單;還有老師要求明天上課時帶一支紅筆、領導要求後天開會前給他打電話這種零碎事件也需要提醒。
待辦事項可以說是五花八門、形態各異,因此,怎麼寫待辦事項才能讓它有效率有效果地提醒自己,也是有些門道的。
無論是學生黨還是工作族,雖然有人是大部分時間固定在同一位置(比如中學生、泡研究室的研究生、坐辦公室的上班族),也有人一天裡四處移動(比如大學生、奔波於各個上課教室的大學老師),但所有人都始終處於(相對)固定時段和移動時段兩種。
以大學生為例。
雖然上課的時候,總是更換教室變換位置,但在寢室裡總有自己固定的位置吧,或者如果去自習室,從坐下來到回去,這個時段裡的位置也是固定的。
以辦公室一族為例。
雖然上班時間坐在辦公桌前,下班回家這一段則屬於移動時段,今日工作內容的清單和下班車後回家路上要取快遞,這明顯是需要進行不同處理的兩類代辦事項。
待辦事項,要根據移動時段和固定時段這兩種情況進行靈活運用。
【固定時段】
把待辦事項逐條寫在紙條、記事本、檯曆、(如果不是完美主義者也沒有強迫症的話)手帳上,然後把記錄了待辦事項的紙條(或者記事本、檯曆、手帳)展開放在桌上的顯眼處,一定要達到你不看它它也看你的效果,越顯眼越好,儘量靠近主工作區域(比如顯示屏旁邊這種餘光無論如何都能掃到的地方)。
寫的時候不要糾結用的什麼筆、寫得美不美(這就是為什麼剛才強調不是完美主義者的才可以寫在手帳上),逐條寫下來就好,有了新任務就隨手抄起一支筆添上,完成一項就豪氣地劃掉。
最後臨走的時候(比如下班時,放學時、離開自習室回寢室時),記得把它一起帶走,晚上寫手帳的時候整理謄寫到當天的頁面,愛怎麼裝飾怎麼裝飾、想多整潔就多整潔。
給大家看下我家裡書桌上的Todo紙條。
這基本上是我平時看過去的視野效果啦,抬頭不見低頭見的,存在感很強。
仔細看的話可以發現,就是隨手寫上去的,沒有對齊、字也潦草。
固定方式,有興趣的可以參考一下,其實就是曲別針+膠帶,然後給紙條打上孔就可以掛起來了。
【移動時段】
移動時段,請用行動裝置。
清單類的App有很多,選自己用著上手又符合個人審美的就可以了。
(如果大家需要推薦清單類的App,請在後臺回復)
哪怕是手機自帶的鬧鐘,也是不錯的選擇。
文章最開始說到的那種零碎事件(帶紅筆和打電話的例子),也推薦用行動裝置提醒。
說一下手機待辦事項的設置技巧。
宗旨就是讓每一條待辦事項都充滿存在感。
請大家對比感受一下:
通過角標和鎖屏頁,讓待辦事項頻繁映入眼帘。
這就要求我們在設置期限和提醒時間的時候,要根據具體情況提前一些。如果提醒時間和發生時間一致,就會出現上圖左側的效果,歲月靜好哪有什麼待辦事項。
甚至可以乾脆把一天的待辦事項,提醒時間都設置在早上,這樣角標就會直接顯示出今天還有幾件事沒做。
注意事項:右下圖的鎖屏頁效果,解鎖之後就看不到了。因此如果把提醒時間統一設在了早上,建議對於有具體時間要求的待辦事項(比如14:00開會前給領導打電話這種),最好在設置時加一個重複提醒(比如早上7:00提醒一次,13:50提醒一次),以免誤事。
【Deadline】
這種事項曾經有段時間讓我特別困擾。
花費時間較長(所以不可能規劃在每天的時間軸裡),
距離當前較遠(一兩個月後提交的很常見,如果寫在Deadline當天的話根本起不到事先提醒、提前準備的作用);
就算是不辭辛苦地把Deadline前的每一天都寫上這條待辦事項,要是提前完成了,後面那些看起來就特別礙眼。
扶額。
解決方法:
把有Deadline的待辦事項寫在N次貼上。
有需求的話也可以多寫幾個,辦公桌上貼一個,手帳裡貼一個(手帳裡推薦貼在每天必定會翻看的頁面),寫的時候把Deadline的具體日期和提交要求之類的都可以寫上,完成任務之後扔掉N次貼就可以了。
【Todo卡】
這是我早年使用過的一個小道具,也分享給大家。
由一個光滑硬質塑料板和全透明封面構成,封面材質較軟,和文件夾平日裡用的L型文件夾差不多,塑料板和封面的左側固定在一起,封面是可以像書頁那樣翻開的形式。
這個道具主要是用來粘N次貼的,如上圖,把待辦事項寫在N次貼上,再集中粘在Todo卡上。Todo卡可以通過綁帶、曲別針、燕尾夾等形式固定在手帳封皮,由於透明封面的保護,也不會翹起或者被碰掉。
如此一來,即便不打開手帳,也可以很快的看到待辦事項。睡前整理的時候,如果有記錄需求,還可以把已完成事項的N次貼移動到手帳裡的相應位置。
缺點是:如果每天事情都很多的工作族,這種操作方式可能不夠迅速,但也可以考慮把N次貼全部先貼滿,新事件出現後直接寫內容就可以了。還可以按N次貼的樣式分類,比如會議寫在黃色上,電話和郵件寫在藍色上。
我雖然現在不用它寫待辦事項了,但作為隨身攜帶的N次貼收納,它也很好用。
我這個是幾年前在日本買手帳皮時隨贈的,國內沒發現有賣。
但DIY起來也十分簡單,用書籤之類的硬卡紙+透明L型文件夾,裁剪一下,把左側用膠帶固定在一起就可以啦。
下期預告:
火遍全球手帳圈的Bujo有什麼特色,除了帥氣又萌萌的英文字體之外還有什麼讓大家如此愛不釋手,下一期讓我們看看《Bujo到底厲害在哪兒》。
2016.12.20
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