規章制度的重要性，對於用人單位來說不言而喻。它既是用人單位自我發展與壯大的重要保障，又是用人單位管理和約束勞動者的關鍵抓手。《勞動合同法》將規章制度的重要性提升到了一個非常高的維度，如何保障經過民主程序制定的規章制度合法有效？用人單位如何保存好相關證據繼而打贏勞動爭議案件？
一、從勞動法視角看規章制度的重要性
從勞動法、勞動合同法的角度來看，也就是從用人單位和勞動者的角度來看，規章制度是勞動者的權利和義務的載體，是用人單位對員工進行警告、合理調崗降薪、降級降職、解除勞動合同等的依據。《勞動合同法》關於規章制度的重點法條主要有兩條。
第四條規定：「……用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。……用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。」
本條重在強調用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度經過民主程序制定後公示或者告知勞動者。
第三十九條規定：勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：（二）嚴重違反用人單位的規章制度的......
本條重在強調用人單位在勞動者嚴重違反規章制度的情形下，可以合法單方解除勞動合同並且不需要支付任何費用。當然，隱含的前提就是規章制度是合法制定的（合理）並且已經公示或者告知勞動者。
二、規章制度因缺失導致案件敗訴應引起警醒
合法有效的規章制度應具備兩個要素，即從程序上應當經過民主程序制定，並且公示或者告知勞動者，內容上做到合法、合理。
從內容上而言，內容合法是用人單位制定規章制度的最基本要求。譬如規定試用期沒有工資、轉正後繳納社會保險費、工作未滿三年不能生育等內容都是違反法律規定的。《勞動合同法》第八十條規定：用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的，由勞動行政部門責令改正，給予警告；給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。內容合理是指規章制度的內容應當符合社會的普遍認知，符合常人的一般認識。譬如遲到1次辭退、一次不服從領導安排屬於嚴重違反規章制度等均不具有合理性，上述行為可以警告，但達不到足以解除勞動合同的嚴重程度。
很多用人單位忽略程序上的，本文的重點在於探討規章制度的程序的合法性，即民主程序和公示告知。在實踐中，用人單位因為規章制度未經民主程序制定或未公示告知而導致敗訴的案件不勝枚舉，對於這樣的情況用人單位並不冤枉，連規章制度程序的合法性都做不到，還想合法解除勞動者？但是因為有了合法制定的規章制度，僅僅因為無法提交已經告知給勞動者規章制度的證據，發生了勞動爭議後最終導致違法解除，還是比較可惜的。因此，用人單位務必要保留證據，以便證明規章制度已經通過民主程序制定，並且公示或者告知勞動者。
三、用人單位如何通過民主程序制定規章制度
第一，制定規章制度的討論稿。重點是調整工作崗位和工作地點、加班工資、績效考核、請假制度、解除勞動合同等要根據用人單位的實際情況進行詳細規定，並注意內容的合理性，譬如不能規定遲到一次就開除就是嚴重違反規章制度等。
第二，將規章制度的討論稿向員工發放。最好印發成冊讓員工籤收，保存籤收的證據。針對外出的員工可以通過快遞的方式寄送，或者發送到員工的郵箱並經員工回復確認。
注意兩點：一是實體證據優先，即最好讓員工籤字，或者快遞寄送。二是電子證據（譬如郵箱、OA等辦公系統）要注意是員工事先已籤字確認的郵箱、用戶名等，否則一旦員工將來不認可，認定難度會加大甚至不被認定。關於確認這一點，請參閱本文第五部分的內容。
第三，通知要求員工就規章制度提出意見，並告知召開員工大會（或職工代表大會）時間。本通知與規章制度的討論稿同時發放。注意用人單位人數多需要召開職工代表大會的，注意職工代表的合法性，並要求職工代表充分與員工進行溝通，把員工意見帶到會議上。
第四，召開員工大會（或職工代表大會）徵求意見，記錄意見，表決通過規章制度。充分聽取員工（代表）的意見和建議，吸收合理化的內容，儘量當場修改後表決通過，如果當場不能表決通過的，還要再次召開大會通過規章制度。注意製作會議籤到表，製作會議紀要，要求所有到會者籤名。
四、用人單位如何將規章制度公示或者告知勞動者
其實，規章制度公示或者告知員工的方式與將規章制度的討論稿向員工發放的方式多數是一樣的，但由於是規章制度已經通過，則公示或者告知的方式呈現多樣化。關於如何公示、公示的形式，法律上無明文規定。因此，從證據效力、證據保留等防範法律風險的角度來看，儘量採取告知員工的方式進行，提高勞動爭議案件的勝訴率。
1、直接籤收法。實踐證明，這種方法最笨最麻煩也最有效。直接將員工手冊等規章制度交給員工，由員工籤名後留存。注意讓員工註明籤收的時間尤其是關於管理方面內容以及條文的簡要概述，不怕麻煩的話，留存一份完整的員工籤名頁和員工在騎縫處籤名按手印的全套規章制度。
譬如可以這樣表述：
乙方（員工）已經認真閱讀了上述規章制度，理解了上述規章制度的所有內容，尤其是關於調崗降薪、考勤制度、解除勞動合同等內容，並且願意遵守上述規章制度。
2、勞動合同約定法。在勞動合同中明確約定員工籤訂勞動合同時，已經閱讀、學習、理解並願意遵守用人單位的規章制度。表述可同第1點。
3、學習培訓法。通過部門、班組、車間或全體大會的培訓形式，講解規章制度的相關規定，保留好學習及培訓記錄。內容包括培訓時間、地點、參會人員、與會人籤到等內容。
4、組織考試法。通過開卷或閉卷的形式，由員工本人親自答寫涉及規章制度全部重要內容的試卷，同時保留試卷。
5、入職登記告知法。即在入職登記表中明確培訓規章制度的內容，並由員工本人籤字。表述可同第1點。
6、內部傳閱法。將規章制度在員工中傳閱學習，並由閱讀後的員工籤名；單位留存註明傳閱文件名稱的籤字。
7、會議宣傳法。召開會議，將規章制度作為會議的其中一項議程，做好會議紀要和與會人員籤到。
8、電子郵件、微信等告知法。要求員工閱讀後回復，注意郵箱地址事先已經得到員工的確認。關於確認這一點，請參閱本文第五部分的內容。
9、OA等辦公系統告知法。要求員工閱讀後回復，注意系統用戶名事先已經得到員工的確認。關於確認這一點，請參閱本文第五部分的內容。
10.通過網站或者宣傳欄、公告欄等公示法。將規章制度發布在網站上或者宣傳欄、公告欄，這種方式的優點是快捷、節省成本且容易操作，缺點是增加了舉證責任和舉證成本。最好事後得到員工的確認，保存員工確認的證據。
11、視頻會議法。通過視頻會議的方式解決，適用於員工流動性較大，或者因生病無法到會、不能及時到單位的一種補充方式。
12、快遞寄送法。按照確認好的送達地址（關於確認這一點，請參閱本文第五部分的內容）寄送給員工，留存底單，並且事後讓員工確認，因為如果超過一定時間就無法確保證據的有效性，快遞公司查詢的時間往往只能查詢3個月（或者其他時間）以內的記錄。
五、關於籤名和送達方式的三點注意事項
一是直接證據更能確保有效性。也就是說員工籤名的證據的有效性最強，電子證據對於用人單位的舉證能力要求比較高。
二是籤字是要確保員工本人當面籤收並且使用用人單位準備好的籤字筆。實踐中不乏有的員工找他人籤名、或用左手籤名、或用特殊的筆籤名（若干時間後字跡消失），造成證據對員工無效。
三是一定要與員工籤收一份送達方式確認書。防止一旦發生糾紛，無法送達相關資料之用（如員工手冊、解除勞動合同通知書、限期返崗通知書等）。主要內容可以設計為：
員工確認其送達地址為：______________，受送達人為：_________，確認其他有效的方式為（包括辦公系統用戶名、微信名、QQ、電子郵箱等）：_______________。
備註：1、以上送達方式適用範圍包括但不限於各類通知書、告知書、規章制度、工作聯繫單、訴訟或（勞動人事爭議）仲裁文書，送達主體可以是合同各方、人民法院、（勞動人事爭議、商事）仲裁委員會及各行政或其他機關。送達主體按照上述送達方式進行送達，視為有效送達；採用郵寄送達的，以文書退回之日視為送達之日；直接送達的，送達人當場在送達回證上記明情況之日視為送達之日；電子送達的，到達之日視為送達之日。
2 . 上述送達方式、受送達人等發生變更的，變更一方應履行通知義務，因一方當事人送達方式變更後未及時書面告知，導致未能被對方實際接收的，郵寄送達的，以文書退回之日視為送達之日；直接送達的，送達人當場在送達回證上記明情況之日視為送達之日；電子送達的，退回之日視為送達之日。履行送達地址變更通知義務的，以變更後的送達地址為有效送達地址。
六、實踐中用人單位經常問的四個問題
1、有的用人單位說，全體職工幾千人，沒辦法開全體大會，或者很多員工在外省外地無法保障開會人員，規章制度的民主程序能不能全部通過網絡來進行？
實踐中，不乏人民法院對此認定為有效的，但對於用人單位而言，舉證的要求和難度非常大，絕大多數很難做到全部證據的有效性，是一種法律風險較大的處理方式，建議慎用。
2、有的用人單位諮詢我，說直接開會發規章制度的討論稿，聽取意見，然後通過並告知行不行？
我說是有嚴重缺陷的，一旦進入法律程序極有可能不被勞動仲裁機構和人民法院所認定合法。什麼是民主？不單單是給人以表達自己意見的機會，還在於給人以思考的時間，這個時間還應該是充分的。也就是說規章制度討論稿給了員工後，至少要留給員工一到兩天的思考時間，也就是說會議應當在員工收到一到兩天後召開，否則民主程序的正當性、合法性就極可能受到嚴重質疑。
3、有的用人單位問，多少人參加會議，多少人通過有效啊？
一般100人以下的，可以考慮召開全體人員會議。2/3以上的職工參加會議討論，並經過半數表決通過規章制度即為有效。
100人以上的，可以採取召開職工代表大會的方式進行。2/3以上職工代表參加職工代表大會討論，並經職工代表過半數表決通過規章制度即為有效。