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作者：阿何 來源：職場充電寶(id:zhichangcdb)
Word好麻煩，我們可能花1，2個小時就把內容寫完了，調整格式往往要花多一倍的時間。
文檔要是能用記事本寫就好了~
下面教給你的方法，不是想讓你成為Word高手，而是探討我們如何能在最短的時間內用Word把內容搞定，還能得到我們想要的漂亮排版。
通過這套方法體系，我們可以專注於生產內容而不是調整格式，並且最大化程度提高我們的操作效率。
網絡上99%的文章其實都沒法幫到你，但這篇Word教程一定是個例外。
我們通過下面的4個核心工作方法來提高你的Word操作效率：
1、寫東西前先列大綱
2、定製你的操作菜單和快捷鍵
3、使用好樣式功能
4、多使用「自動化」和「批量化」工具
下面簡單說一下每一部分的核心思想。在本文的後面部分，還會針對每個部分給出詳細的操作教程。
大部分情況下，我們之所以在寫Word文檔的時候進度緩慢，都是因為沒有打好「腹稿」，結果往往都是一邊想一邊寫，一邊寫一邊修改。常常寫到後面，發現前面部分有問題，又急急忙忙回去調整。
來回的內容調整、格式修改讓你疲憊不堪。而且因為沒有大綱和腹稿，你也很難知道自己的工作進展到底到了哪個階段——這往往讓工作看不到盡頭，從而使得人心情沮喪，進一步拖慢你的效率。
在下面部分，我們會看到只要在正式開寫之前花一些時間整理你的思路，列出文章的大綱，你的工作速度馬上會有明顯的提升。
滑鼠雖然方便直觀，但操作起來確實速度比較慢，在第2部分，我們可以學習如何定製最符合自己使用習慣的操作菜單和快捷鍵，從而使得操作效率倍升。
對大部分人來說，Word自帶的樣式模板功能都是可以大大提高工作效率的「神器」。這其實是Word裡面非常基礎的一項功能，但我發現有超過90%的人其實都沒怎麼使用它。
Word內置了很多自動化和批量化操作的工具，這些工具學起來其實並不困難，但一旦你學會了，會發現簡直不能更爽了。
寫東西前先列好大綱
我們用Word寫東西，基本上都是打開軟體就開寫，很少說會提前整理好文章的大綱和腹稿，這其實是一個不好的習慣。
什麼叫提前整理好大綱呢？比如我在真正動筆寫這篇文章之前，其實已經用思維導圖列好了整篇文章的結構：
就算你不看完整篇文章，只要一看到這張圖，也可以對我的大概描述內容和框架有個基本的認識。
即便你沒有思維導圖工作，也可以用記事本或者其他工具，先思考一下你要寫的內容結構是怎麼樣的，能夠分為哪些部分，每個大的版塊又包含哪些小的版塊。把這些事情大體上想清楚，並且用文字或者思維導圖的形式記錄下來。
一開始你可能會有些不太習慣這種「把一件事情分割成兩件事情做」的處理方式，但實際上分割後你的工作效率反而提升了，很快你就會愛上列大綱的！
定製你的操作菜單和快捷鍵
很多人都不知道，其實Word的操作菜單和快捷鍵在某種程度上都是可以自我定製的。根據自己平常的操作習慣和工作需求，把最常見的功能放到最容易操作的位置，或者定義成快捷鍵，我們使用Word的效率可以馬上得到明顯的提升。
A、定製操作菜單
我使用的Word是2013版本，默認情況下它的操作菜單是下面這個樣子的：
我們會看到，Word上面的操作功能區主要可以分成兩大部分：一部分是快速訪問工具欄，另一部分是主操作功能區（Ribbon）。
我們先來說快速訪問工具欄。
快速訪問工具欄位於Word軟體的最上方，而且是默認展開的，沒有摺疊菜單，所以訪問起來是最方便的，我們可以把自己使用Word時候最頻繁使用的功能加到這裡（特別是一些頻繁使用，但訪問位置特別深的功能）。
舉個例子，假如我們平時用Word經常要用到「繪製文本框」這個功能，它在默認設置下是在這個位置：
也就是說，我們如果要調用這個功能的話，要經過：點擊「插入」-點擊「文本框」下拉箭頭-點擊「繪製文本框」3個步驟，假如一個Word文檔涉及幾十個上百個繪製文本框，每次都要這樣操作顯然是非常繁瑣的。
下面，我們來嘗試把「繪製文本框」這個功能加到快速訪問工具欄：
這樣的話，我們的Word快速訪問工具欄上就多了一個我們最常用到的「繪製文本框」功能，把之前需要3個步驟才能調用的功能簡化為1個步驟即可使用。
與此類推，其他最常使用的功能，我們都可以用這個方法把它們固定到自己的快速訪問工具欄上面。
下面再來看看Ribbon功能區，我們隨便在功能區一個地方點擊滑鼠右鍵，發現有個選項叫「自定義功能區」，我們點擊它。
彈出來的窗口是下面這個樣子的：
這個窗口包含兩個部分，左邊包含了Word裡面幾乎所有的功能和命令，而右邊則是所有的Ribbon功能區塊選項卡和功能分組。Word已經默認內置了很多選項卡和功能分組，而且這些功能分組都是不可編輯的，這便是我們的Word默認的功能菜單了。
舉個例子，我最經常需要用到Word裡面的繪製文本框、繪製表格以及分欄這3個功能，那麼我們就可以在自定義功能區新建一個選項卡，名字可以叫做「常用」，然後把這3個功能加到這個選項卡裡面，操作的動圖如下：
通過這種方式，我們可以在Ribbon功能區增加一個屬於自己的功能模塊，然後把自己最常用的功能加到這個模塊，這樣以後Word使用起來是不是就順手多了？因為你幾乎可以完全按照自己的需1求打造屬於自己的功能區塊。
B、自定義快捷鍵
和自定義菜單一樣，我們同樣可以在Word裡面自定義快捷鍵，把平時最常用到的功能定義為自己最習慣的快捷鍵。
我們先來看看Word裡面是如何自定義快捷鍵的，舉個例子我們經常要用到「插入圖片」這個功能，想把這個功能定義快捷鍵為「CTRL+1」整個操作流程如下：
同樣是進入到自定義功能區的菜單，然後點擊鍵盤快捷方式右邊的「自定義按鈕」，選擇自己想要定義的命令，然後滑鼠在「請按快捷鍵」那裡點一下，然後在鍵盤上按下你想要定義的快捷鍵，最後點擊指定按鈕即可。
通過這種方式，我們可以定義一組符合自己使用習慣的快捷鍵了。需要注意的是，Word本身已經內置了數量龐大的快捷鍵，採用這種方式，我們很有可能覆蓋掉默認的快捷鍵，從而讓你在別的教程中看來的某些快捷操作方式「失靈」。
想要恢復默認的快捷鍵也非常簡單：還是進入到快捷鍵定義的菜單，然後選擇「重置快捷鍵」即可。
使用好樣式功能
Word的樣式功能使用起來非常簡單，但卻可以讓我們在寫文章的時候將注意力完全聚焦在內容上，最大化節省「格式調整」的時間。
為了讓大家對「樣式」功能有最感性的認識，我們來看下面的動畫：
使用樣式功能有下面幾個好處：
A、樣式功能可以大大減少我們調整文本格式需要花費的時間
如果採用樣式功能的話，假若我們事先定義好了這個樣式，選中文本之後只需要點擊一下該樣式標籤即可，只需要2個步驟。
B、適合批量修改格式
只需要修改一下定義二級標題的那個樣式的具體格式，那麼所有二級標題的格式都會跟著改變。
具體的效果如下圖所示：
從圖中我們可以看出：只要修改樣式確定的格式，那麼樣式關聯的所有內容格式都會跟隨改變。
C、方便自動生成目錄等操作
在樣式功能裡面，我們還可以設置內容在全文大綱中的級別。根據這些級別，Word文檔能夠自動識別文檔的大綱結構，從而自動生成目錄。
為增強感性認識，我們還是來看一下下面的實際操作示範：
要使用樣式功能，就需要事先定義好符合我們需要的樣式。定義樣式其實非常簡單，只需要在樣式區新增一個樣式，然後將樣式裡面的格式設置成我們需要的形式即可。
舉個例子，我們現在要創建一個正文樣式，它確定的格式是這樣的：字體為宋體，大小為五號字，行間距為1.5倍，顏色是紅色。那麼具體的操作過程如下；
當然，實際創建樣式要考慮的東西還有更多：比如樣式所屬的大綱級別，樣式後續的段落樣式等等，因篇幅限制這裡不再詳細展開，大家可自行尋找相關的教程學習。
如果我們需要大規模撰寫相同格式的Word文檔，我們還可以將文檔製作成模板，直接使用模板將會更加快捷，這部分的教程我們以後也會推出，大家敬請關注。
使用「批量化」和「自動化」工具
所謂的「批量化」或者「自動化」，是指Word裡面有一些功能，能夠幫助我們一次性對多個內容進行相同形式的處理，或者讓Word自動幫我們進行一些簡單的處理。
說到批量化和自動化，最好的工具非「宏」莫屬。但宏功能使用起來比較複雜，需要我們有比較多的知識儲備，在這裡先不打算展開詳細說，大家可以關注職場充電寶的後續教程。
在這裡主要介紹Word裡面最常用的一個批量化處理功能以及自動化工具，它們分別是「查找替換」功能和「題注」功能。
A、查找替換功能
查找替換是我們經常使用的一個Word功能，但它其實比我們想像的還要強大。這個功能，我們最常見的用法是對文檔內容進行查找替換，比如把文檔裡面的「張三」批量替換為「李四」。
如果結合通配符，查找替換可以實現更強大的功能，比如說可以批量把文檔裡面的軟回車符去除掉，空行空格去除掉等等。
除此之外，其實Word文檔裡面的查找替換還可以對特定的格式、樣式等進行處理。我們打開Word文檔，按「CTRL+H」調出查找替換窗口，並且點擊下面的「更多」按鈕，會發現這個功能其實別有洞天：
比如我們可以對搜索選項進行非常詳細的設置：
更牛的還在下面，也就是「格式」這個按鈕裡面。利用格式替換功能，我們還能對文檔實現很強大的批量格式調整。
舉個例子，假如某份Word文檔，我們需要批量把原來設置為「宋體、五號字、黑色」的文本格式調整為「微軟雅黑、四號字、紅色」。因為原文檔作者沒有使用樣式功能，我們就沒法用樣式來進行批量修改了，這時候Word的格式替換功能同樣可以很方便的進行批量修改，下面是詳細的操作過程：
我們看到，通過對查找和替換的字體分別進行設置，我們就可以批量對文檔中的特定內容的格式進行設置了。除此之外，Word的查找替換功能還能對段亂、樣式乃至語言、圖文框等進行批量處理，大家可自行摸索。
B、題注功能
題注功能，是Word裡面自動給圖片、表格等特定格式內容加上標籤說明的一個功能。有時候，我們需要在Word文檔插入大量的圖片和表格，有些人不知道Word具有這樣的功能，往往採取手動的方式一個一個給圖片和表格加標題，操作起來非常麻煩。
下面是一個如何利用Word的題注功能給表格自動加標籤的操作示範：
可以看到，只要為Word表格新建題注，並且設置好基本的標籤格式，那麼我們在Word裡面插入表格後，這些表格都會自動加上標題了。
利用同樣的方法，我們還可以讓Word裡面插入的圖片自動加上標題。
除了查找替換功能和題注功能外，Word裡面其實還有一些其他批量化和自動化的工具，比如前面提到過的宏，又比如域功能等，在這裡不一一展開了。
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- 韓老師 -
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