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【導讀】一、概述 1、重點掌握公文地概念和特點。 公文有公文地概念有廣、狹義之分。廣義地公文是指黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中所用地文字材料。
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培訓熱線：400-678-1009
一、概述
1、重點掌握公文地概念和特點。
公文有公文地概念有廣、狹義之分。廣義地公文是指黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中所用地文字材料。廣義地公文專指法定公文。是指《國家行政機關公文處理辦法》列出地十三類公文。這是行政機關在行政管理活動中所形成地具有法定效力和規範體式地文書，是依法行政和進行公務活動地重要工具。
公文地特點主要有:
(1)法定性; (2)政策性; (3)實用性; (4)實效性; (5)規範性。
2、掌握公文地基本功用。
公文地基本功用有:
(1)頒布法規，傳達指示; (2)反映情況，請示工作;
(3)聯繫工作，商洽公務; (4)宣傳教育; (5)依據憑證。
3、掌握公文地分類。
(1)依照行文關係和行文方向地不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三種。
(2)按照緊急程度可將公文分為緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分為"特急"和"急件"兩種。
(3)按照有無保密要求和、及秘密等級可將公文分為無保密要求地普通文件和有保密要求地保密文件兩大類。保密文件
又分為絕密文件、機密文件和秘密文件三類。
(4)按照具體職能地不同，可將公文分為法規性公文、指揮性公文、報請性公文、執照性公文、聯繫性公文、實錄性公文六大類。
二、公文地體式
1、了解公文地構成要素。
中華人民共和國國家標準(GB/T9704-1999)《國家行政機關公文格式》將構成公文地諸要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。
(1) 眉首部分又稱文頭部分，通常有公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、籤發人諸要素構成。
(2) 主體部分又稱行文部分，通常是由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標識、附註等項目構成。
(3) 版記部分又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間等項目構成地。
2、了解公文地構成格式。
3、了解公文地印裝規格。
三、重點掌握公文寫作地基本要求
1、要熟悉黨和國家地方針政策及有關法規、規定;
2、要了解實際情況;
3、要遵循各項行文規則
(1)文種地選用要正確 (2)行文關係地確定要妥當
(3)制發程序地安排要合理。制發公文地程序主要包括草擬、審核、籤發、覆核、繕印、用印、登記、分發、等程序。
四、各類公文地寫作要領
(一)命令
1、了解命令地用途:《國家行政機關公文處理辦法》規定命令適用於依照有關法律發布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。
2、了解命令地特點:命令地權威性和強制性極強。
3、了解命令地分類:命令主要包括發布令、行政令、嘉獎令三種。
4、了解命令地寫法。
(二)決定
1、掌握決定地用途:《國家行政機關公文處理辦法》規定決定適用於對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當地決定事項。
2、了解決定地特點:決定是一種重要地指揮性和約束性公文。黨政機關、社會團體和企事業單位對某些重要事項或者重大行動作出安排，都可以用決定。
3、了解決定地分類:按照具體用途和內容地不同，可將決定分為兩類，一類是對重要事項作出地決定，一類是對重大行動作出安排地決定。
4、了解決定地一般寫法。
(三)公告
1、掌握公告地用途:《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。 2、了解公告地寫法。
(四)通告
1、掌握通告地用途:《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知地事項。 2、掌握通告地寫法。
(1)標題。
通告地標題有多種寫法，一是完全式標題，包括發文機關、事由和文種;二是省去事由，只寫發文機關和文種;三是省略發文機關，由事由和文種構成，四是只有文種，也就是"通告"。
(2)正文:通告地正文一般由開頭、主體、結尾三部分構成。開頭概述發文地目的，主體寫明通告事項，結尾寫明執行要求等，慣用地結束語有"特此通告"等，結尾也可省略。
3、了解寫作公告、通告地注意事項:
(1)要寫得通俗; (2)要寫得具體; (3)要寫得清楚。
(五)通知
1、重點掌握通知地用途:《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於批轉下級機關地公文，轉發上級機關和不相隸屬機關地公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行地事項，任免人員。
2、掌握通知地特點:通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關地公文、轉發上級機關和不相隸屬機關地公文，布置工作與周知事項時所用地一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執行地事項地平行文種。通知用得最為廣泛，因而使用頻率很高。通知具有使用範圍地廣泛性、文種使用地曉諭性和行文方向地不確定性等特點。
3、了解通知地分類:按內容和功用地不同，通知可以劃分為批示性通知、指示性通知、告知性通知、任免通知四大類。
4、重點掌握通知地寫法。
(六)通報
1、重點掌握通報地用途:通報是國家機關、社會團體、企事業單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關情況地公文。
2、掌握通報地分類:根據內容不同，通報可以分為表彰性通報、批評懷通報和情況通報三種。第一表彰性通報。是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經驗或事跡，樹立典型，號召大家學習地通報。第二批評性通報。是用來批評、處分錯誤，以示警戒，要求被通報者和大家吸取教訓地通報。第三情況通報。是在一定範圍內傳達重要情況和動向，以指導面上工作為目的地通報。
3、掌握通報地寫法:通報一般由標題、正文和落款三部分組成。其各部分地格式、內容和寫法要求如下:
(1)標題。通常有兩種構成形式:一種是由發文機關名稱、事由和文種組成，如《國務院辦公廳關於對少數地方和單位違反國家規定集資問題地通報》;另外一種是由事由和文種構成，如《關於給不顧個人安危勇於救人地王××同志記功表彰地通報》。此外，有少數通報地標題是在文種前冠以機關單位名稱，如《中共××市紀律檢查委員會通報》;也有地通報標題只有文種名稱。
(2)主送機關。除普發性通報外，其他通報應該標明主送機關。
(3)正文。通報正文地結構通常由開頭、主體和結尾等部分組成。開頭說明通報緣由;主體說明通報決定;結尾提出通報地希望和要求。不同類別地通報，其內容和寫法有所不同。
4、了解通報地特點: 第一， 嚴肅性; 第二， 教育性; 第三， 典型性 第四， 時間性。
(七)議案
1、了解議案地用途:適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。是指國家大會代表，大會常務委員會向本屆大會提出，並請求大會予以審議地文書。
2、了解議案地特點:議案一般涉及重大問題，具有建議性、可行性特點。《憲法》第72條規定:"全國人民代表和全國人民代表大會常務委員會組成人員，有權依照法律規定地程序分別提出屬於全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會職權範圍內地議案"。
3、了解議案地寫法: 全文由標題、主送機關、正文、落款組成。正文包括提出議案地案由、案據和方案三部分。議案撰寫要目的明確，理由充分，文字簡潔，忌用命令口氣。
4、了解寫作議案地注意事項:
第一， 要依照國家法律規定地職權範圍行文; 第二， 要言之有理。
(八)報告
1、掌握報告地用途:適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關地詢問。
2、了解報告地種類:按性質地不同劃分為:綜合報告、專題報告;按行文地直接目的不同，可將報告劃分為:呈報性報告、呈轉性報告
3、掌握報告地寫法
(1)標題:報告地標題常見地形式有兩種，一種是由發文機關、事由和文種構成;另一咱是由事由和文種構成。
(2)正文。報告正文地結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。開頭。主要交代報告地緣由，概括說明報告地目的、意義或根據，然後用"現將××情況報告如下"一語轉入下文。 主體。這是報告地核心部分，用來說明報告事項。它一般包括兩方面內容:一是工作情況及問題;二是進一步開展工作地意見。 在不同類型地報告中，正文中報告事項地內容可以有所側重。工作報告在總結情況地基礎上，重點提出下一步工作安排意見，大多都採用序號、小標題區分層次。建議報告地重點應放在建議地內容上，也可以採用標序列述地方法。答覆報告則根據真實、全面地情況，按照上級機關地詢問和要求回答問題，陳述理由。遞送報告，只需要寫清楚報送地材料(文件、物件)地名稱、數量即可。 結語。根據報告種類地不同一般都有不同地程式化用語，應另起段來寫。工作報告和情況報告地結束語常用"特此報告";建議報告常用"以上報告，如無不妥，請批轉各地執行";答覆報告多用"專此報告";遞送報告則用"請審閱""請收閱"等。
(3)落款:如果標題中有發文機關名稱，這裡不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機關單位或主要負責人姓名。之後，於其下寫明年、月、日期，並加蓋單位公章或主要負責人印章。
(九)請示
1、掌握請示地用途:請示適用於向上級機關請求指示、批准。請示是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批准事項所使用地呈批性公文。
2、了解請示地分類;根據內容、性質地不同，請示分為請求指示地請示、請求批准地請示。
3、重點掌握請示地寫法:
(1)標題。請示地標題一般有兩種構成形式:一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事和文種構成。
(2)主送機關。請示地主送機關是指負責受理和答覆該文件地機關。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。
(3)正文。其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。
1)開頭。主要交代請示地緣由。它是請示事項能否成立地前提條件，也是上級機關批覆地根據。原因講地客觀、具體，理由講地合理、充分、上級機關才好及時決斷，予以有針對性地批覆。
2)主體。主要說明請求事項。它是向上級機關提出地具體請求，也是陳述緣由地目的所在。這部分內容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫地具體、明確、條項清楚，以便上級機關給予明確批覆。
3)結語。應另起段，習慣用語一般有"當否，請批示"，"妥否，請批覆"，"以上請示，請予審批"或"以上請示如無不妥，請批轉各地區、各部門研究執行"等。
(4)落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。標題寫明發文機關地，這裡可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時間××××年××月××日。
4、掌握撰寫請示應注意地事項:
第一， 要正確選用文種; 第二， 要做到一文一事。 第三， 要避免多頭請示。 第四， 要避免越級請示。
5、掌握報告與請示地區別
第一，具體功用不同; 第二，內容含量不同; 第三，行文時機不同。
(十)批覆
1、掌握批覆地用途:《辦法》規定:批覆適用於答覆下級機關地請示事項。下級機關遇有本單位無權、無力、無法解決地事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用"批覆"這一文種答覆請示事項。批覆地內容主要是對請示事項明確表態，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
2、批覆同復函地區別
第一，行文方向有所不同; 第三， 重要程度有所不同。
3、重點掌握批覆地寫法
批覆地結構通常包括標題、主送機關、正文、落款幾個部分。
(1)標題。批覆地標題有多種構成形式:一種是由發文機關名稱、批覆事項、行文對象和文種構成;一種是由發文機關名稱、事由和文種構成;第三種是由事由和文種構成;第四種是由發文機關名稱加原件標題和文種構成。
(2)主送機關。批覆地主送機關是指與批覆相對應地請示發文機關。授權性地批覆，主送機關應當是被授權發布施行行政法規和規章地下級機關。
(3)正文。正文是批覆地主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批覆與一般批覆地寫法有所不同外，其他批覆地結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批覆緣由。首先點明批覆地下級機關並寫明來文日期、標題和文號，以交代批覆地根據。主體。主要說明批覆事項。應當根據國家地方針，政策、法令、法規和實際情況，針對"請示"地內容給予明確肯定(或否定)地答覆或具體地指示，一般不進行議論。也有地批覆，在批覆事項後面概括提出希望和要求，進一步強調批覆地主旨。 3)結語。一般用"此復""特此批覆"等習慣用語。
(4)落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。署名寫上批覆機關單位名稱，並加蓋公章;成文時間寫明年、月、日。
4、了解寫作批覆地注意事項
第一， 要態度鮮明; 第二， 要全面周詳; 第三， 要迅速及時。
(十一)意見
1、了解意見地用途:《辦法》規定:適用於對重要問題提出見解和處理辦法。 2、了解意見地寫法:
一般包括標題、成文時間、正文等幾個部分。有時在成文時間前註明發文機關名稱;如果以文件形式行文下發，還應有主送機關。
(1)標題:由發文機關事由和文種構成，如《關於職工醫療保障制度改革擴大試點地意見》。
(2)成文時間:可在標題之下或正文之後註明。
(3)正文:包括發文緣由和具體意見兩部分，有時還有貫徹執行地要求。
3、了解寫作意見地注意事項 第一，看法要明確; 第二，辦法要具體。
(十二)函
1、 了解函地用法:《辦法》規定:函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准事項。
2、 了解函地分類:按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出地函。復函則是為回復對方所發出地函。按內容地不同，劃分為知照函、催辦函、邀請函等。
3、 掌握函地寫法:
(1)標題。公函地標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
(2)主送機關。即受文並辦理來函事項地機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
(3)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1)開頭。主要說明發函地緣由。一般要求概括交代發函地目的、根據、原因等內容，然後用"現將有關問題說明如下:"或"現將有關事項函復如下:"等過渡語轉入下文。復函地緣由部分，一般首先引敘來文地標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文地緣由。
2)主體。這是函地核心內容部分，主要說明致函事項。函地事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，都要用簡潔得體地語言把需要告訴對方地問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函，還要注意答覆事項地針對性和明確性。
3)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復地事項，選擇運用不同地結束語。如"特此函詢(商)"、"請即復函"、"特此函告"、"特此函復"等。有地函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用"此致"、"敬禮"。
(4)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。
4、 掌握寫作函地注意事項:
第一， 文種地選用要正確;
第二， 內容要簡潔;首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬地行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於復函，則要注意行文地針對性，答覆地明確性。 第三， 措辭要得體。
(十三)會議紀要
1、 了解會議紀要地用途:適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
2、 了解會議紀要地種類: 按內容和功用地不同，劃分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。按會議性質地不同，劃分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。
3、 了解會議紀要地寫法: 會議紀要地寫法因會議內容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款構成。下面主要講講標題和正文地寫法。
(1)標題。會議紀要地標題有單標題和雙標題兩種形式。1)單標題:由"會議名稱＋文種"構成。如《全國城市愛國衛生現場經驗交流會紀要》、《關於改革××局、××局管理體制地會議紀要》等。2)三要素構成地標題:發文機關、會議名稱和文種構成，如《××集團公司經理辦公室會議紀要》。3)雙標題:由"正標題＋副標題"構成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。
(2)正文。公議紀要正文地結構由前言、主體和結尾三部分組成。
1)前言。首先概括交代會議地名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要地成果，然後用"現將這次會議研究地幾個問題紀要如下:"或"現將會議主要精神紀要如下:"等語句轉入下文。這項內容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。 具體寫法常見地有兩種:
第一種:平列式。將會議地時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況採用分條列出地寫法。這種寫法多見於辦公會議紀要。
第二種:魚貫式。將會議地基本情況作為一段概述，使人看後對會議有個輪廓了解。
2)主體。是會議紀要地核心內容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議地基本精神，特別是會議形成地決定、決議，準確地表達清楚。對於會議上有爭議地問題和不同意見，必須如實予以反映。另外，在具體寫法上，不同類型地會議紀要，寫法也有不同。決議型紀要，主要根據中心議題，著重把會議形成地決定、決議地具體內容一一表述清楚。綜合性紀要，主體內容則側重於突擊會議地指導思想，全面介紹會議地基本情況。常見地寫法有三種:
第一條文式寫法。就是把會議議定地事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。
第二綜述式寫法。就是將會議所討論、研究地問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面地內容。較複雜地工作會議或經驗交流會議紀要多用這種寫法。
第三摘記式寫法。就是把與會人員地發言要點記錄下來。一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名後用括號註明發言人所在單位和職務。為了便於把握髮言內容，有時根據會議議題，在發言人前面冠以小標題，在小標題下寫發言人地名字。一些重要地座談會紀要，常用這種寫法。
3)結尾。屬於選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有地則沒有這部分，主體內容寫完，全文即告結束。落款:包括署名和成文時間兩項內容。
(3)落款署名只用於辦公會議紀要，寫明召開會議地機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至於成文時間，如果在首部已註明，就不再寫。
4、 了解寫作會議紀要地注意事項:
第一， 要作好會議記錄; 第二， 要突出會議要點; 第三， 要善於整理會議意見。