攻略｜如何組織校友返校聚會活動

我們在2019年組織了大學同年級150多位同學返校，效果很棒。

當天在朋友圈發照片時，好幾個人問我怎麼張羅的。

其實不費事兒。

這裡附上組織過程、通知文本（多麼貼心），

方便組織類似聚會的朋友參考。

一、省事的基礎：微信大群。

2017年，我們拉了一個年級微信群。起始群友是原來的班幹部和留校的幾名同學，分別拉其他人；陸續有260名同學入群。（我們系當時有12個小班，三個大班。）

大群並不活躍。但由於拉了學校宣傳部的航小萱進群，她負責任的每天轉發學校的官微信息。群就不至於總是沉底。

因為有這個大群，所以整體活動組織非常順暢。

二、活動設計：群策群力

1.發起：關於20周年活動，兩位留校的同學發起倡議。我們在2019年4月份拉了一個組委群，從各小班分別協調了一位代表。

2.定時間和流程：組委們在沸騰魚鄉聚餐一次，討論定了聚會時間（定在暑假末，方便外地同學帶孩子來京；提前三個月，方便海外同學回國）和大致的流程。

三、預通知、正式報名

我們設計了花名冊+聚會報名，請同學們填寫，並預報名，根據預報名結果提前定了教室。

第一輪文本通知如下：

1999年—2019年，一晃眼，我們已年近不惑。

聯絡起來吧~

共話同學情誼，攜手走向更美好的未來~

20周年聚會時間：2019年8月24日、25日兩天（周六、周日）

本表收集全年級同學現在的情況，幫助大家互相聯繫、合作。

（別羞澀，認真填表吧~）

第一次信息收集截至於5月1日。看看有多少同學參與 ：）

填表連結：金數據表格

三、購買返校服裝/約攝影機構

1. 我們找了一個T恤供應商，可以做預付費連結，買的同學各自下單，達到團購數量之後團購成立，寄送到家，否則退款。

通知文本：

同學們，8月24日返校日服裝連結如下，請自行下單購買。

推薦買這個寶藍色polo，連結。

買夠100件以上，則預售成功，否則會原路退款。

如果號碼不夠大or對polo沒有愛，可以買這個白色Tshirt，連結。

（右袖上有1999字樣，圖片看不出來）

請參加返校的同學全員購買哈，這樣合影比較好看，也方便相認。

2. 約現場拍照的供應商：找那種後臺修圖、實時發送的照片供應商。

四、活動前，發送較完整的通知文本。

824周六上午活動安排：

9:00在老主樓臺階上拍全體大合影，各班小合影同學到齊就拍，攝影師工作時間是8-12點。早來的同學可以直接找攝影師拍照。

（現場一個攝影師，後臺一個修圖師，直播相冊連結直接發在本群中）

9:30 二十周年活動（教學區3號樓219大教室）

主持人：

1. 學院領導介紹 學院出席人員：……
2. 北航校友總會秘書長，5分鐘
3. 舊照片回顧
4. 輔導員 分享，並主持班主任環節，10分鐘
5. 分行業圓桌(45-60分鐘以內)（1）「原地待了20年的同學們，你們還好嗎？」，所有留校同學參加，15-20分鐘。（2）「最不辜負校名的同學們，談談感想吧~」，邀請航空航天系統中工作的同學，15-20分鐘（3）「不走尋常路的同學們，怎麼折騰的？」，請創業的和跨行的同學，15-20分鐘。-----------------參觀校園------------食堂午餐----------下午各小班自行安排。
   

五、聚會前一周，各小班聯繫人收錢、明確報名同學。

通知文本：

參加聚會的同學，請在小班群裡報名並交50塊錢（30塊餐費+AA拍照的錢，如果收多了再退）給小班聯繫人。

報名截止到822周四，以這次的交費報名為準哈～

附.824聚會各班聯繫人名單。

Tips：

1. 組委（各小班負責人）非常非常重要，需要特別負責任，最好在本班的人緣好。

2. 服裝統一，拍照好看。

不足：

1. T恤是美版的，尺寸偏大，多位同學買的衣服不大合身。

2. 定的那個教室，沒有空調，大家被熱壞了。

3.議程沒有按計劃進行（工科直男們不愛分享）。

總之，張羅一場還挺有成就感。

下次想搞大一點，比如復刻我們級全校同學入學時拍的照片（幾千人……）

或者，請北航校友的搖滾樂團等在主樓搞場演出，九拍、刺蝟樂隊等。

想想就很high。