在日常的檔案工作中，檔案工作人員的任務十分繁雜，要對各類檔案的接收、分類、編目，編制、檢索工進行管理，對借出的檔案要進行登記，並負責定期追還歸檔，確保檔案齊全、完整，工作量大且難於管理，同時也會讓工作人員感到疲憊。
隨著科技的發展，智能密集架來到了我們的身旁，告訴我們，檔案管理不應該這麼忙。智能密集架的出現，讓檔案工作者從繁雜的體力勞動中解脫出來，有更多的精力和時間對檔案進行管理，同時為人們提供更優質的服務。
智能密集架是一種用於檔案資料存放的裝具，乍一看和普通的文件櫃差不多，都是用於資料存放或管理，只不過是比傳統文件櫃更節約空間。其實不止如此，智能密集架還存在有許多隱藏功能，設計者寄予了它太多的厚望，希望它能夠代替人工，以智慧化的方式解決大量的檔案管理工作。
不同於傳統文件櫃或密集架，智能密集架之所以智能是因為嵌入了電腦控制系統，密集架的每一列均配備有彩色液晶觸控螢幕，通過物聯網技術，工作人員可通過屏幕對該列密集架檔案資料存放情況進行查閱。同時電腦控制系統的融入可使密集架連接到檔案管理雲平臺，工作人員也可以通過電腦中的系統平臺遠程查看到每一列密集架的具體情況，智能化的操作為工作人員節約了大量時間和精力。
智能密集架的液晶版面除了能顯示圖書號、數量和存放位置，管理人員進入時也會有語音提示所查圖書存放位置，工作人員還可以通過語音對密集架進行操作控制，查找文件更加直觀且使用方便。此外，智能密集架的安全性能是其基本的保障，每列密集架都有多重紅外線保護裝置，在打開架體後，架體上方的照明燈點亮，紅外線保護裝置也開始工作，保證操作人員在裡面時，密集架不會閉合，實現人體保護。