根據稅務部門規定，電子普通發票無須蓋發票專用章或財務章，列印出來即可作為合法票據報銷。
電子普通發票的開具、保存、流通使用，確實方便了很多。同時，也產生了一些問題，主要是無意識重複列印報銷、惡意PS發票或重複報銷。
小草商務服務的財稅人員在代理記帳報稅時，就曾發現有個客戶同一張油費發票，在二個月內報銷了三次。反饋給老闆後，老闆經過調查，直接炒掉了報銷人（報銷人退回了多報款項），批評處罰了財務。
如果財務加強審核，報銷人也就無機可乘，也就不會被炒了。財務一個大意，害人害已。那麼如何防範未然，識破重複報銷的歪招呢？
第一、財務要做好電子普通發票的登記。
登記的表格，我們可以參照「增值稅發票綜合服務平臺」的發票資料上傳模版，在模版的後邊，增加「報銷人」、 「報銷日期」兩列。這樣，一來可以方便我們平時備查，二來可以方便我們定期將數據上傳至「增值稅發票綜合服務平臺」。
如何下載「增值稅發票綜合服務平臺」的發票資料上傳模版呢？
1、登錄「增值稅發票綜合服務平臺」，點擊「發票管理」->「普通發票入帳」，彈出「普通發票入帳」頁面，點擊「模板下載」。
說明：增值稅發票綜合服務平臺（廣東）的界面與增值稅發票綜合服務平臺（深圳）的界面會有些不同，為服務更廣大區域的客戶，此處以增值稅發票綜合服務平臺（廣東）的界面為準進行演示。
根據提示，選擇保存路徑保存即可。
第二、每次財務審核時，打開登記表，查詢發票號碼是否已報銷。如未報銷，將發票資料填寫進來。
這裡可能有二種情況，一是之前沒做登記，看了小編文章後，才開始行動的，無歷史數據可查。二是報銷人惡意P圖，用P過的發票進行報銷。
怎麼辦呢？財務可以到增值稅發票綜合服務平臺去查詢發票資料，關鍵是查看：1、平臺資料與列印發票資料是否一致？不一致的話，立馬退回。2、開票日期是否久遠？如果開票日期是之前月份的，可以查閱會計憑證，核實是否已報。
第三、每周或每月，複製登記表，去除「報銷人」、 「報銷日期」兩列，加工成完全符合上傳模版的樣式，上傳至平臺，再次核查報銷情況。上傳步驟操作如下：
「發票管理」->「普通發票入帳」 ->「上傳文件」。
點擊「上傳文件」，找到本機上保存的模版，上傳即可。
第四、上傳模版後，查詢核實發票入帳情況。
1、在「普通發票入帳」頁面，「查詢類型」選擇「普通發票入帳申請記錄查詢」， 選擇申請日期，點擊「查詢」。
2.查詢結果按申請時間倒序展示，當「處理狀態」為「處理成功」時，即可點擊「下載」按鈕下載文件。
3、若發票重複入帳，操作結果則會顯示「發票已重複入帳」，如圖：
通過以上操作，基本可以杜絕電子普通發票的重複報銷。
雖然財務增加了登記的工作，但誰叫我們做財務呢？同事們常說：財務工作，做好了是理所當然的，因為你是專業人士；做不好，輕則挨板子，重則被炒魷魚，一不小心還有可能行走在法律的邊緣。所以，不斷學習吧，少年!!