如何做好檔案管理?3步搞定(附38套員工檔案管理.xls下載)

2021-02-13 HR菁英

員工人事檔案的重要性不言而喻,即使剛剛開始接觸HR行業的新手對員工人事檔案管理一事應該也是了如指掌。員工人事檔案管理是HR的基礎工作,它為員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調查、JD編寫修改等工作提供了原始依據,更是規避人事風險而只能不斷完善的工作。如何才能做好員工人事檔案管理呢?

一、員工人事檔案的管理內容

1.員工基本信息登記

通常包括但不限於:姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯繫電話、緊急聯繫人姓名地址單位聯繫電話、入職時間、項目經歷、家庭情況,某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等,根據不同企業的崗位特徵與行業特徵還會不同內容的選擇;

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補並一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有,以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現;需注意,員工本人籤字確認提供的信息屬實(如不屬實,公司可解除勞動合同)。

2.員工入職相關審批文件

包括但不限於:入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等;入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

3.員工各類證件

包括但不限於:身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等;

這一類檔案很多傳統企業會用複印件,不建議僅保留複印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,儘量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4.員工各類在職資料

包括但不限於:入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利確認函(開始入職沒有籤署)、轉正申請、每年度工作總結等;

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份,均在HR部門,電子檔主要是查閱與調取方便;需注意,所有的此類文件均要有員工本人籤字;

5.員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

通常包括但不限於:入職培訓、制度類會議籤到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓籤到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績,無論內外訓都要有員工籤字確認的履歷表,崗位職責及要求(入職、調整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執一份,HR部門為原件與電子檔,用人部門可以用複印件與電子檔;需注意,所有的此類文件均要有員工本人籤字;

6.員工在企業裡的崗位異動記錄

包括但不限於:轉正、調崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執一份。

7.員工調薪、獎懲記錄

所有調薪以及獎懲需要有記錄,均要有員工確認,無論線上OA流程備案亦或紙檔流程,如果是紙檔,須再保存一份電子檔,此類檔案很關鍵。

8.勞動合同及保密協議等相關文件

此條不需多做解釋,重要性更是不言而喻的。

以上列出的僅是部分內容,重點還是企業需要結合自身特徵進行調整以及增補。

二、管理員工人事檔案必須GET的幾個點

1.員工人事檔案決不是入職後就再也不動了

員工人事檔案是一個動態管理過程,需要及時更新。例如:員工住址、緊急聯繫人等類的基礎信息。經常遇見HR吐槽員工突然消失了,不來上班了,找緊急聯繫人電話說早就離婚了,(捂臉)也出現過電話變更找不到人的情況;除基礎信息外還有員工各種在職信息:調崗、晉升、調薪依據、績效反饋表、獎懲記錄等等這些都是在進行動態管理,只要員工的信息有變更,員工人事檔案就應該實時更新,否則就失去員工人事檔案的意義,一旦風險發生不要總跑去問專家,沒有考核怎麼與員工解除勞動合同了。

2.需要有管理機制

每一份員工人事檔案都需要按正規的檔案管理流程與機制來進行。包括歸檔流程設計、歸檔機制及制度,員工查閱或出借流程與管理、出具證明材料流程與機制、定期檢查與抽查機制、保管責任及獎懲、銷毀管理等。

例如:歸檔按何種標準進行歸檔,必須提供的是哪些材料、電子檔以什麼形式進行保存,需要做到什麼標準、幾天之內必須歸檔完畢,有哪些材料需要歸檔,在事件發生後多長時間需要進行歸檔;平時檢查人是誰,誰有權利檢查或抽查、抽查時間與頻次、員工查閱或出借是什麼人審批,流程如何,出具證明材料審批人與流程等等。

3.員工花名冊與員工檔案關聯起來

在員工管理中,無論使用使用什麼工具進行管理,都要將員工花名冊與員工檔案關聯起來;你的員工花名冊的裡很多信息,員工檔案庫裡都要有"依據"

4.處理好員工關係管理細節

在普通中小型企業裡,最最重要的就是員工關係管理,因此千萬不要忽略每一個員工關係管理的細節,包括但不限於以下:入職管理、離職管理、合同管理、員工關懷管理、人事異動、任職記錄、培訓經歷管理等。

三、總結

員工人事管理檔案極為重要,必須重視,原因在於

1.可降低用工風險,提升勝述率;

2.為其他人事管理工作提供重要依據;

3.公司人事管理提供風險評估的依據。

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