為什麼你的待辦清單永遠都劃不完?

2021-01-19 滴答清單君


在這本書中,作者提到了一個概念叫「DQ」(DreamQuotien),中文叫做「夢想指數」。

「如果自己的夢想指數過低,只能過每天被眼前事物追著跑的生活。一天結束,當自己會意過來時,竟然發現自己一整天所過的生活,竟然只是回電子郵件和整理文件而已。接下的社會,夢想指數DQ時代即將來臨。不管是小小的夢想或大大的夢想,持有許多夢想,並且一步步實踐,便可以引領我們走向成功的人生道路。寫日記就有助於我們反思臨夢想的距離,昨天做的事以及今天要做的事,是否有助於夢想。」


這段話使我感觸很深。有很長一段時間,我喜歡用滴答清單等各種工具管理時間,給每天填滿各種各樣的待辦事項。《創造時間》這本書中,作者將這種表現稱之為「繁忙浪潮」:

它代表我們的忙碌文化:滿溢的收件箱、擠爆的日程表和無盡的待辦事項。依此來看,如果要在現代社會中存活下去,就必須時刻保持生產力。畢竟人人都在忙,一慢下來,就落後於人,永遠追趕不上。

「繁忙浪潮」會告訴你秘訣是多做——要多做、要更高效,多設立目標、多做計劃。只有這樣,才能多完成重要的事。然而,多做不會讓你有更多時間做重要的事情;只會讓你覺得更暈頭轉向和忙碌而已。而這樣忙下去,只會覺得時間在迷霧籠罩中流逝。

在「繁忙浪潮」中,我們會有意無意去逃避真正有價值的事情,真正與我們最想做的事情相關的事,而去做各種各樣讓自己忙碌,卻與「夢想指數」無關的事項。

劃掉已完成任務的感覺是很爽,但這股滿足感背後掩藏著醜陋的真相:大部分待辦事項不過是應他人之求,而非針對自己的重點項,而且做多少都做不完,一件接一件,永無止境。待辦清單完美體現了現代生活「永無寧日」的真諦。

待辦清單也會掩蓋真正重要的事情。我們很容易避重就輕,尤其在疲憊、壓力大、不堪重負或忙碌的時候,待辦清單會加劇該現象,因為它把簡單任務和困難而重要的任務混在了一起。使用待辦清單,你會忍不住延後重要任務,先去攻克簡單的任務。

這是《創造時間》作者為了解決上述待辦清單的問題提出的解決方案。或辦清單與待辦清單不同,待辦清單會讓人強迫自己把事情做完,無論其重要程度,而或辦清單裡的事項意味著它不是重點項,做完當然好,暫時不做也沒什麼大礙。這樣既緩解了我們劃不完清單的焦慮,又能把精力更好地投注到重點項目中。

「帕累託法則」(Pareto principle)指出,20%的重要工作產生80%的價值,80%的次要工作只產生20%的價值。

最典型的例子就是,上班族很容易陷入回郵件、開會、整理數據的忙碌和虛假的充實之中,當離職找下份工作時,才發現在總結上段工作經歷時,回想不出值得一寫的工作內容。大學生把馬哲、毛概複習得近乎完美,對有難度的專業課卻沒有掌握。所以我們要做的就是,將每天的任務聚焦在關鍵的事務上,這些事務是能產生80%價值的重要工作,是與我們的「夢想指數」相關的事務。我們需要問自己:What 20% of sources are resulting in 80% of my desired outcome and happiness?第一步我們可以決定你要創造出時間來做什麼。每天選出一件要優先完成的事項,並記入日程表。它可以是工作中的一個重要目標,比如做演講;可以是家庭活動,比如做晚餐或打理花園;你的重點項可以是不必做但想要做的事情,比如陪孩子玩或看本書。我們可以根據事情的「緊急程度」「帶來滿意度」「帶來愉悅感」綜合挑選每日的重點項,完成這件事能讓我們今天有成就感,安心睡去。上面說的「帕累託法則」強調的是將時間分配給重要的任務。在《The 4-Hour Work Week》中,作者提到時間管理的另一原則「帕金森定律」(Parkinson's Law)則強調減少重要工作的時間。乍聽起來有點違反帕累託法則,我們不應該把更多的時間投入給重要的工作嗎?作者的解釋是這樣的:如果我們總是給重要的工作安排寬鬆的時間,最終的結果很可能是重要的事情因為不夠緊急,一再給價值不大但較為緊急的事情讓路,一拖再拖,最終沒有結局。相反,縮短預期的完成時間,提高緊迫感,反而使我們能在短時間內聚焦重要任務,排除其他事務的幹擾。這也是很多時間管理理論都強調給重要的任務增加Deadline的原因吧。所以,一方面我們要把更多的時間用來做重要的工作(Pareto principle),另一方面我們把重要工作的時間壓縮,設定緊湊的deadline,確保重要工作完成(Parkinson's Law)。我在滴答清單裡增加了「重點項」清單,和「或辦事項」清單。重點項是我今天期望自己能完成的,是今天的highlight,我會儘自己可能在今天完成該事項。同時重點項會標註時間,如果當天未完成,則第二天會顯眼的延期的紅色字體顯示。

而或辦清單是一些沒那麼重要的事情,放在裡面可以提醒我:你不必一定要在今天把它做完劃掉。儘管我也會給或辦清單裡的事項加上時間,但如果當天沒完成,我會毫無負罪感地把時間修改為之後的某一天。

另外,前段時間,一個我很喜歡的YouTube創作者Ali Abdaal在他的視頻中分享說,他每天都會提醒自己一句話。在看完視頻後,我將這句話添加進我的滴答清單中,並設置在每天晚上10點定時提醒我:

Are you inventing things to do to avoid the important today?

每天晚上,滴答清單都會提醒我,這一天是否將時間投入在其他事情上,來逃避真正重要的事情。

參考資料:

● 《晨間日記的奇蹟》- 佐藤傳

● 《The 4-Hour Work Week》- Timothy Ferriss


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