公文寫作基礎知識
公文是黨和國家機關在治國理政的進程中，用以表達意志，發布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具，是一種具有特定效力和規範格式的文書。公文的質量，直接反映著一個單位的思想深 度、政策水平和重大問題分析掌控能力，直接關係黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現文字起草人員的能力素質和工作水平。
一
公文的特點和作用
公文的特點主要有：一是權威性和政策性；二是針對性和指導性；三是規範性和約束性；四是程序性和嚴密性；五是對應性和定向性。
公文的主要作用包括：指導工作、傳達意圖，如通知；聯繫工作，交流情況，如函；請示工作，答覆問題，如請示、批覆；總結工作，推廣經驗，如通知、決定；記載工作，積累史料，如報告等。
二
公文的種類
2012年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關於印發黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）文件的通知，明確了公文的種類有15種，這15種主要是：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批覆、議案、函、紀要。我們起草一篇公文時，首先要考慮選取哪種文種比較合適，能夠清晰地表達我們的行文意圖。在文種選用中常見問題主要有：一是缺少文種；二是使用非法文種；三是文種重疊；四是生造文種；五是文種作為公文標題；六是文種混用；七是同類公文使用不同文種；八是錯用文種。
其中最明顯的要數報告和請示的錯用，報告和請示同屬上行文，但是是性質截然不同的兩類文種。
（一）行文目的不同
報告以陳述情況為主，不要求上級批覆；請示以請求指示或批准事項為主，要求上級批覆。
（二）公文內容不同
請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。
目前，這兩個文種濫用主要表現在兩方面：請示、報告混用。如《關於請區領導出席XXX活動的報告》；請示、報告並用，比如《關於XXX召開第屆黨代會的請示報告》等。
三
公文的格式
公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作，這樣才能保證公文的完整性、準確性和程序性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式主要包括外部形式和內部組織兩部分。外部形式，即格式，國家標準規定的固定格式。主要依據國家標準化管理委員會發行的《黨政機關公文格式》。內部組織，即內容，公文的主體部分。
公文分為版頭、主體、版記三部分。版頭，即公文首頁紅色分割線以上的部分，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、籤發人、版頭中的分割線。主體，即公文的主體，是公文最重要的部分，包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、印章和成文日期、附註、附件。版記，即首條分割線以下、末條分割線以上的部分，包括版記中的分割線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。
四
公文的寫作
（一）語言要求
1.符合國家法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文意圖。
2.一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。
4.文種正確，格式規範。
基本要求：要使用書面語言，不用或少用口語、俗語。要使用現代漢語的標準語，不使用大多數人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。避「虛」就「實」，切忌濫用文學語言。 莊重與平實 ，不過分使用修飾的詞語。使用國家規範的標點符號和計量單位。
常用的事務性語言舉例
稱謂用語：本（公司）、你（司）、該（公司）、我（公司）；
經辦用語：經、業經、茲經；
引敘用語：前接、近接、悉；
期請用語：即請查照、希即遵照、請、擬請、希；
表態用語：照辦、同意、不同意、可行、不可；
徵詢用語：當否、妥否、可否、是否同意等；
過渡用語：為此、對此等；
結尾用語：為要、為盼、此復、特此通知。
（二）寫作步驟
1.寫作準備
一是思想準備，即作者理論修養、政策水平的準備；二是主要內容和材料的準備，即事先準備圍繞主題所要採用的觀點和材料，做好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對其使用勾勒出一個大體的輪廓，並根據閱讀對象的特點有所側重。
2.擬定提綱
在明確寫作意圖、目的、內容並充分準備材料後，需理清思路，安排文章的整體布局，以提綱的形式體現出來。可粗略擬出標題和各層次的要點，也可細緻擬出大小標題和各層次，主要內容及段落分布。
3.草擬初稿
草擬初稿是公文正式寫作的開始環節，也是非常重要的環節，初稿撰寫不順利，就難以高效率完成既定任務。首先儘快進入寫作狀態，搜索、串聯各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到「嚴、準、精、快」四個要求。
4.徵求意見
初稿是公文的雛形，先不急於對文稿從內容到形式做大的修改，可交給領導或其他熟悉情況又有一定寫作經驗的人幫助修改如涉及其他單位或部門，需廣泛徵求各方面意見，把搜集到的意見進行認真研究，深入實際，進一步了解情況、提高認識。
5.反覆修改
經過徵求意見階段的再認識後，作者對文稿進行再加工和潤飾工作。修改範圍主要包括：深化主題、審閱內容、調整結構、修正語句和確認標點符號。一般程序：反覆閱讀，從整體把握文章結構，然後從大的段落、觀點上進行修改，再就每一具體問題進行修改，最後再逐字逐句加以推敲。
6.定稿
修改後的文稿經領導籤發即轉化為「定稿」，它是印製正本的依據和存檔的文本。需注意用紙規範、格式規範、書寫規範。
五
常見說的標點誤用錯誤
常見錯誤一：多個書名號或引號並列時，使用頓號分割
錯誤：例1：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。
正確：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。
錯誤：例2：公安部門要加強校園「警務室」、「護學崗」、「安全網」建設，落實護校制度。
正確：公安部門要加強校園「警務室」「護學崗」「安全網」建設，落實護校制度。
解析：標有引號的並列成分之間、標有書名號的並列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在並列的引號之間或並列的書名號之間，宜用頓號。
常見錯誤二：在標示數值和起止年限時，使用連接號不規範
錯誤：例1：制定並實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013-2015年）。
正確：制定並實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013—2015年）。
錯誤：例2：要加快工程進度，確保科技園3-5年內建設完成。
正確：要加快工程進度，確保科技園3～5年內建設完成。
解析：標示時間、地域的起止，一般用一字線（佔一個字符位置），標示數值範圍起止一般用波浪線。
常見錯誤三：用分號隔開的幾個並列分句，不能由逗號統領或總結
錯誤：例1：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中，要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督旅館業、公章刻制業。
正確：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中，要各司其職、互相配合：工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督旅館業、公章刻制業。
解析：用分號隔開的幾個並列分句不能由逗號統領或總結。
常見錯誤四：在並列分句中使用句號後，再使用分號
錯誤：一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險；二是醫療保險安置。城鎮農民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。
正確：一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險。二是醫療保險安置。城鎮農民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。
解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。
常見錯誤五：阿拉伯數字表示次序時，使用點號不當
錯誤：1、督促主辦單位按時辦結。
正確：1.督辦主板單位按時辦結。
錯誤：（1）、督辦主辦單位按時辦結。
正確：（1）督辦主辦單位按時辦結。
解析：帶括號的漢字、數字或阿拉伯數字表示次序語時，不加標點符號。不帶括號的阿拉伯數字、拉丁字母做次序語，後面用圓心點。
常見錯誤六：在圖、表說明文字末尾使用句號
錯誤：註：以上各項數據統計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑。
正確：註：以上各項數據統計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑
解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使，有時說明的文字較長，前面的語段已出現句號，最後結尾處仍不用句號。
常見錯誤七：在標示發文年號時嗎，使用括號不規範
錯誤：根據XXX發[2017]3號文件精神。
正確：根據XXX發〔2017〕3號文件精神。
解析：標示公文發文字號中的發文年份時，應使用六角括號。
常見錯誤八：句號括號行文末尾使用標點符號不當
錯誤：為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立XXX區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副區長由XX局局長兼任。），負責該項目的協調處理。
正確：為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立XXX區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副區長由XX局局長兼任），負責該項目的協調處理。
解析：括號內行文末尾需要時可用於問號、嘆號和省略號。除此之外，句內括號行文末尾通常不用標點符號。
常見錯誤九：附件名稱後使用標點符號
錯誤：附件：1.XX區查處取締無證無照工作領導小組成員名單。
正確：附件：1.XX區查處取締無證無照工作領導小組成員名單
解析：附件名稱後不用任何標點符號。
常見錯誤十：二級標題在換行分段情況下使用句號
錯誤1：（一）整合監督職能和機構。
為減少監督環節，保證上下協調聯動，XXXX。
正確1：（一）整合監督職能和機構
為減少監督環節，保證上下協調聯動，XXXX。
正確2：（一）整合監督職能和機構。為減少監督環節，保證上下協調聯動，XXXX。
解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。
常見錯誤十一：同一形式的括號套用
錯誤：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮（街道））
正確：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。[責任單位：各鎮（街道）]
解析：同一形式的括號應儘量避免套用，必須套用括號時，應採用不同的括號形式配合使用。
常見錯誤十二：書名號內用頓號表示停頓
錯誤：根據《××省物價局、××省財政廳關於××市建制鎮城市基礎設施配套費徵收標準的批覆》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。
正確：根據《××省物價局 ××省財政廳關於××市建制鎮城市基礎設施配套費徵收標準的批覆》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。
解析：書名號內標示停頓時用空格。