使人疲憊的不是遠方的高山，而是鞋子裡的一粒沙。——法國啟蒙思想家伏爾泰
小事辦不好成大事，職場老手差點被免職
上周，集團召開安全管理工作電視電話會議，公司辦公室主任老何因為小事沒辦好差點被免職。
老何在三天前，當面報告負責安全管理的副總B參加會議，B也知道此事。但開會前一天，老何忘記提醒了，B因為臨時家裡有事也給忘了。董事長A責怪B，B怪罪老何為什麼不提醒他一下。
會議現場，董事長的座位牌打錯了。A姓郎，結果辦公室文員小張把郎總的名字打成了郞總，這兩個字拼音一樣，但是有點區別。結果，A大發脾氣。
開會前十分鐘，投影儀遙控器壞了。投影儀又掛在三米高的屋頂上，老何臨時找梯子才手工打開，會議晚了十五分鐘。
會議結束後，A在現場大聲批評老何，讓他回去寫檢查，寫不好就把他免了。
我就在會議現場，老何作為一名老辦公室主任，竟然犯這種低級錯誤，實在是讓人不可理喻。
為什麼職場上經常會在這些看似簡單容易的小事上栽跟頭呢？
在工作中，有一個奇怪的現象，在面對重要工作時，我們主觀上會保持高度警惕，反而不容易出問題。越是小事情，越容易出問題。按道理講不應該會犯這種「低級」錯誤，但事實卻相反。這是為什麼呢？
容易犯經驗主義錯誤
就像案例中的老何，組織電視電話會議已經輕車熟路了，對於會場保障的各項檢查就不像以前那麼細緻了。以前不出問題，並不代表現在不出問題。現在不出問題，並不代表將來不出問題。
工作中的同理心在作怪
老何站在自己的角度想當然的認為會議這麼重要，B肯定也會認為很重要，會把這件事情記在心上，結果B卻忘了。職場上，站在自己的立場推測別人是大忌，結果很可能是南轅北轍。
信任永遠代替不了檢查監督
職場老手通常都會帶新人工作，檢查工作並不是給他們找茬，而是更好地保護他們，也是為了保護自己。否則，就像案例中的那樣，問題雖然是下屬出的，但老何肯定也得承擔責任。
職場上，面對這些容易「踩雷」的小事情，怎樣才能避免栽跟頭呢？
第一：建立錯誤筆記本，運用「類推思維」，分析問題原因，做到吃一塹長一智
工作中，避免犯錯誤的一個好方法就是建立錯誤筆記本。把犯的所有錯誤都記錄在一個本子上，經常看一看，就會提醒自己少犯此類錯誤。我的錯誤筆記本就是按照如下分類的：
會務錯誤
會務的整體流程，從開始承辦會議到會議結束的每個環節都記在本子上。對自己曾經犯的錯誤，比如：話筒忘記調試、茶水忘記準備、座位擺放順序錯誤、忘記領導通知等所有犯過的錯誤都一一寫上，嚴重錯誤還會用紅筆重點標記。
文字錯誤
給領導寫的講話稿、總結報告、大會發言等文字材料，記錄出現的語句不通順、錯漏字、頁碼順序不對、少頁漏頁等等錯誤。
行政錯誤
比如，單位發票和差旅費的報銷制度非常繁瑣，需要好幾個領導籤字，我就將易錯的地方標記清楚。還有，向領導傳閱文件要按照職務由低到高的順序，不能越級傳閱等等。
其他錯誤
比如，領導問自己一個數據，沒有答出來； 進領導辦公室，忘記敲門； 領導暗示自己，我卻沒有領會意圖等等這些無法歸類的小事，統一作為其他錯誤。
建立錯誤筆記本是一方面，更重要的是分析錯誤的原因，找到錯誤產生背後的心理動機。
類推思維就是一個比較好的分析方法。
類推思維是由日本管理學家細谷功在其著作《高維度思考法》 中提出的。
主要意思是，根據類似的事物進行推論，也就是學會向相似的事物「借鑑」，抽象出共同點，然後再作用於其他具體的事務中。
類推思維流程
運用類推思維分析錯誤原因要把握兩個關鍵方面：
從不同領域的問題中抽象出共同原因
有些錯誤分屬於會務、文字等不同領域，但可以從問題的背後抽象出錯誤的共同原因。比如，因為思想不夠重視、主觀臆斷、經驗主義錯誤、流程不清楚等等。
將共同原因再反作用於類似的具體事務上
找出共同原因後，下次再幹具體類似事務的時候，我們可以看看曾經犯錯誤的原因，提醒自己不要再犯以前相同的錯誤，同一個坑不要跳進去兩次。
第二：運用「時間管理矩陣」，解決大腦中信息混亂、條例不清晰或者重點不突出的問題
每天公司的早交班會上，領導都會布置一大堆工作，大部分工作都是零散的小事。比如：公司需要做條標語、三樓的燈找人維修、四樓的下水道堵了、把紙質文檔轉換為word文檔等等，這些小事看似不難，但是真幹起來確實很耗費人精力。
上周的一天，我就被布置了10件小事，每件事之間都沒有關聯性，而且每件事看似都需要馬上去做。但是下午下班時我完成了8件，秘訣就是運用時間管理矩陣。
時間管理矩陣
把工作按照重要和緊急兩個維度，劃分為四個象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要，如上圖所示。
第一象限：重要又緊急的事
第一象限的工作是重中之重，如果處理不好，會影響工作大局。有時候，你認為這項工作可以緩一緩，但是你的領導卻認為非常重要而且緊急，所以千萬不能對第一象限的工作產生誤判。
我的通常做法，就是站在領導的角度去思考問題。可能有人會說「我又不是領導肚子裡的蛔蟲，我怎麼知道他是怎麼想的」。所以，大家一定要學會觀察自己的領導。
比如：領導在布置這些小事時，描述語句數量多少、說的時間長短、語氣大小、有沒有反覆強調、有沒有說這事非常重要等等，只要稍加留心你就能判斷出哪些工作是第一象限的。
第二象限：重要但不緊急的事
第二象限是相對於第一象限說的。重要性可能都一樣，但是區別就在於，今天幹完，領導不會問； 今天不幹，領導可能也不會問。
判斷哪些是重要而又不緊急的事，是非常考驗一個人的經驗、智慧和判斷能力的。有三個小方法可以用一下。
自己判斷；
尋求同事幫助；
見縫插針諮詢布置工作的人。
需要強調的是， 每次至少綜合運用其中的兩種方法進行判斷，千萬不可擅自做主，因為有時真理並不是掌握在少數人手裡，所以要多聽聽別人意見。
第三象限：緊急但不重要的事
第三象限表面看似第一象限，因為有些事情緊急，會讓你產生「這件事很重要」的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。
臨時組織的小型會議、同事讓你去幫忙找個資料、突然來了一位重要朋友等等都屬於這一類。你花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。
第四象限：不緊急也不重要的事
這個象限的工作屬於今天做也可以、明天做也可以，甚至不做也可以，因為事情的屬性決定了做不做都不影響大局。
做了只會錦上添個小花，不做也不會有人對你上綱上線。遇上這樣的事情，自己根據時間情況，靈活把握就行。
以後大家再幹很多的小事時，不妨可以在一張紙上畫出這四個象限，根據事情的緊急重要程度排出順序，合理分配工作完成時間。
運用時間管理矩陣確定小事完成的順序，需要注意以下兩點：
第一和第四象限出問題的概率不大
第一象限因為事情重要，所以我們一般會更加重視和上心，出現錯誤的情況較少。第四象限由於事情幹不幹都不重要，所以也不會出問題。
很多人容易栽在第二和第三象限的事情上
第二象限的事情，處理不好就容易成為重要又緊急的。第三象限的事情，雖然不重要，但是緊急程度高，處理不好就會讓領導認為你幹工作很拖沓、關鍵時刻緊張不起來。
第三：認真做好每天工作記錄，將每天的小事記在媒介載體上，發揮「好記性不如爛筆頭」的作用
工作中，很多交待的小事，不要僅僅靠大腦去記，大腦一忙起來，很容易遺忘的。所以，要及時把工作記在媒介載體上，這樣才能有效防止誤事漏事。
有這麼幾個好方法可以試一下：
工作記在筆記本上
就像上周，領導交給了我10件小事，而且每件事之間都沒有關聯性，我就按照時間管理矩陣區分好後，把工作記在筆記本上，幹完一件划去一件，既沒有漏事，也沒有誤事，工作效率還非常高。
用好手機備忘錄
手機已經成為日常辦公一個越來越重要的工具。很多工作有時都是通過微信群裡布置的，可以把工作直接複製粘貼到手機備忘錄裡。工作休息時多翻翻手機，看看還有哪些工作沒有幹完，哪些工作容易出紕漏，能夠有效防止工作遺忘，降低出問題的概率。
發揮辦公室白板的作用
有時候接手一項大工作，需要科室人員協同完成。我們就在辦公室裡購置了一塊1.8m×0.9m的大白板，採取思維導圖的形式，將大工作分解成「N」多小工作。按照每個人的特長進行分配，完成一項小工作就在上面註記，這樣幹工作忙而不亂，還能相互補臺。
把小事記在媒介載體上，還有兩點需要把握：
不僅要記錄事情，還要記錄注意事項
記錄事情是表面工作，我們還要把完成工作需要注意的事項寫下來，比如：哪些環節容易出問題，需要尋求誰的幫助，需不需要領導給你協調等等。
要定期進行回顧整理
工作不只是幹完就完事了，可以利用每個周五工作不忙的空閒時間，對一周工作完成情況進行整理，一些錯事可以記在錯誤筆記本上，寫上自己體會，防止下次再犯。
今天，我們主要圍繞「職場如何避免在小事上栽跟頭」這個話題進行了闡述，首先分析了三個原因，然後提出了三種解決辦法：
第一：建立錯誤筆記本，運用「類推思維」，分析問題原因，做到吃一塹長一智；
第二：運用「時間管理矩陣」，解決大腦中信息混亂、條例不清晰或者重點不突出的問題；
第三：認真做好每天工作記錄，將每天的小事記在媒介載體上，發揮「好記性不如爛筆頭」的作用。
希望大家看了後有所啟發和幫助。