公文格式解析(字體、字號)

公文標題應當是二號小標宋體，副標題用三號楷體，一般不用加粗。許多人愛用小標宋簡體、宋體、仿宋體、華文中宋、黑體，用小二號、一號，這都是不對的。

標題位置、格式

紅頭文件（即黨政機關使用的帶發文機關名稱的文件俗稱，文件頭一般為紅色）的標題編排於紅色分隔線下空一行或者兩行位置，非紅頭文件的標題編排於頁面第一行即可。

標題由發文機關名稱、事由和文種組成。（發文機關單獨一行）

標題分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。多行標題排列使用正梯形、倒梯形或者菱形，不採用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。

如果是呈報領導審閱批示的非正式發文紙質件，一般無報批頁且領導又可能有大段批示，此類可以在標題前多空幾行，多多留白，以供領導批示。

公文如果有副標題，副標題應當隨破折號另起一行；另外，標題中不應出現書名號和引號（轉發通知除外）。（如下圖）

正文的有關要求

正文是公文的主體。公文首頁必須顯示正文，正文用三號仿宋體字，編排在主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。這裡著重強調下仿宋體字儘量用「仿宋_GB2312」(即國標仿宋)，不要用」仿宋」，因微軟自xp系統之後開發的win7、win8、win10系統的「仿宋」字體，將此類文檔拷貝到xp系統，仿宋字體就變成了黑體。

文中結構層次序數依次用「一、」「（一）」「1.」「（1）」標註，不能逆向，這裡尤其要注意一後面是頓號，1後面是點（實心的圓點），（一）和（1）後面無任何標點符號。特殊情況下可以做適當調整，一般第一層用三號黑體字，第二層用三號楷體字，第三層和第四層用三號仿宋字體標註（多指小標題的字體）。這裡，常見錯誤是濫用頓號，「（一）、」「1、」「（1）、」都是不對的。

正文涉及數字、年份的，一律不得拆行。

有多級小標題的法規性公文，第一層次編、章的序號及其標題（如「第一章總則」）用三號小標宋體居中排印，上下方各空一行；第二層次（如「第一條」）用三號黑體字排印，後空一字接排正文（具體可參考「得道」會員資料庫的15種常用公文範例）。

單獨的小標題，末尾不標註標點符號；小標題之後接著帶正文的，末尾用句號。

附件的要求

在正文下空一行左空二字編排「附件」二字，後標全形冒號和附件名稱（即一個附件的格式是附件：×××）。如果有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如「附件：1. ×××」）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，與上一行附件名稱的首字對齊。寫成「附件1：」「附件：1、」「附件一：」等都是不對的；另外附件回行採用自然段格式也是不對的。

附件說明之後，才是發文機關和成文日期，順序不得顛倒。（如下圖）

附件應當另起一面編排，不得與正文同面，但與公文正文一起裝訂。「附件」二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排，編排在左上角第一行，附件標題居中編排在第三行，附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（如下圖）

發文機關和成文日期

發文機關署名應署發文機關全稱或者規範化簡稱。如「中華人民共和國國家發展和改革委員會」的規範化簡稱為「國家發展改革委」。

成文日期應當用阿拉伯數字將年、月、日標全，如「2015年12月30日」，而非「二零一五年十二月三十日」。

聯繫人和聯繫方式

機關上報請示、發通知或公函，往往會留具體聯繫人和聯繫方式，宜放在「發文單位、成文日期」下方空一行，居中排列，並用括號，聯繫人與電話之間用逗號隔開。（如下圖）

關於文種

按照現行的《黨政機關公文處理工作條例》，公文種類有15種（以往的規定是13種已作廢），分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要。文種具體用途和範例詳見老筆頭公眾號第二篇原創文章，在此不再贅述。

總結、要點、方案、計劃、安排、規劃、建議和答覆，都不屬於正式的公文文種，但實際工作仍需經常用到。大家要注意以上兩者的區別。

著重談一下最容易混淆的是報告和請示。報告主要適用於向同級人民代表大會及其常務委員會、上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問。請示主要適用於向上級機關請求指示、批准。報告是陳述某一情況，請上級閱知。請示是提出請求事項，請上級予以答覆。報告的受文主體沒有答覆義務，請示的受文主體則有答覆義務。

請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。絕對不存在《關於××××××的請示報告》，這是錯誤的，屬於文種混用（具體可參考老筆頭「得道」會員資料庫的15種常用公文範例）。

再談一下通報和函。通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況，通俗的說好事、壞事都可以通報，並不是通常理解的通報只用於批評；函適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項，絕對不允許給上級機關發函，給上級機關要麼是報告，要麼是請示。

關於公文的諸多細節問題

俗話說「細節決定成敗」，細節對公文而言同樣如此。

（一）公文起草。公文起草應當做到：

1.符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，並同現行有關公文相銜接。
2.一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。
4.文種正確，格式規範。
5.深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
6.公文涉及其他地區或者部門職權範圍內的事項，起草單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。
7.機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（二）公文審核。公文文稿籤發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。
2.內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
3.涉及有關地區或者部門職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。
4.文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。
5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。
需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初核。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位並說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改後重新報送。

（三）籤發。公文應當經本機關負責人審批籤發。重要公文和上行文由機關主要負責人籤發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人籤發或者按照有關規定籤發。籤發人籤發公文，應當籤署意見、姓名和完整日期；圈閱或者籤名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會籤。

上行文應當標註籤發人姓名，格式由「籤發人」三字加全形冒號加和籤發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標誌下空二行位置。「籤發人」三字用三號仿宋體字，籤發人姓名用三號楷體字。

如有多個籤發人，籤發人姓名按照發文機關排列順序從左至右，從上到下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個籤發人姓名對齊。

（四）發文字號。用三號仿宋字體，年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份標註公元紀年全稱，用六角括號標明；發文順序號不加「第」字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加「號」字。發文機關代字應當準確、規範、無歧義、易識別，並固定使用。如「青政辦發〔2015〕3號」，而不是【】（）〈〉等括號。

平行文、下行文的發文字號編排在發文機關標誌下空兩行位置，居中排布；上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個籤發人姓名處在同一行。（三、四的相關描述如下圖，三種情況）

（五）公文用紙。採用國際標準A4型，以前是政府機關用A4紙，黨的機關用16K紙，目前已黨政統一。

（六）數字和英文。標題、正文中所有阿拉伯數字與英文，建議採用Times New Roman字體，用仿宋字體也可。現代社會生活中出現的事物、現象、事件，名稱的書寫形式中包含阿拉伯數字，已經廣泛使用而穩定下來，應採用阿拉伯數字。如：「7•5」事件、「12•5」槍擊案。但是，漢語中長期使用已經穩定下來的包含漢字數字形式的詞語，應採用漢字數字，如：五四運動、「一•二八」事變、「一二•九」運動。如果要突出莊重典雅的表達效果，應使用漢字數字。如十一屆全國人大一次會議，不應寫為「11屆全國人大1次會議」；十八屆四中全會，不應寫為「18屆4中全會」。對於法律文書引用法條，如「《中華人民共和國城鄉規劃法》第四十條」，不應寫成「《中華人民共和國城鄉規劃法》第40條」。

（七）書名號。書名號的形式有雙書名號「《》」和單書名號「〈〉」兩種。當書名號中還需要書名號時，裡面一層用單書名號，外面一層用雙書名號。例如，歡迎訂閱《〈中華人民共和國行政處罰法〉學習讀本》。最容易出現的錯誤，是用尖括號或數學中的「大於號」或「小於號」代替單書名號，如《＜中華人民共和國行政處罰法＞學習讀本》。

（八）連接號。連接號的形式有短橫線「-」、一字線「——」和浪紋線「～」三種。標示相關項目（如時間、地域等）的起止，一般用一字線，有時也可用浪紋線。實踐中常見錯誤是用短橫線代替一字線，如《×××××五年改革綱要（2014-2018）》，正確表述應該是《×××××五年改革綱要（2014——2018）》。

（九）頁面設置。一般要求為每頁22行，每行28個字。公文左邊界28毫米，右邊界26毫米，天頭（上邊界）37毫米，地腳（下邊界）35毫米。

（十）頁碼。正式公文的頁碼用四號半角宋體阿拉伯數字，數字左右各放一條一字線。編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右，雙頁碼居左。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。（如下圖）對於非正式公文的頁碼設置，大家可以隨意，但也基本位於頁面最下方，以居中、靠右為多。

（十一）常見錯字。如「檢查和檢察」、「截至」和「截止」、「制定」和「制訂」、「做」和「作」等。

寫作本身就是一門大學問，公文寫作枯燥，卻有許多講究；文字工作沒有捷徑，要下苦功夫，加強學習，努力鑽研，總結積累。老筆頭作為公文領域首批原創公眾號，「得道」會員作為上線最早、內容最全的綜合公文品牌，目前推送的300多篇文章、上傳的500萬字範文，目的也是盡力實現介紹思維方法與提供精品範文的統一，從而使大家既有方向也有標杆，更快地提升脫穎而出的文字能力。

據：半月談

以下內容供參考——

印刷文字的字體與字號：

1) 字體
  字體,是指字的各種不同的形狀,也有人說是筆畫姿態。常見基本漢字字體有宋體、仿宋體、楷體和黑體。除這四種基本字體外,字處理軟體還提供許多種印刷字體可以供人們選用,如書宋體、報宋體、隸書體、美黑體、廣告體、行草體等。
2) 字號規格
  印刷文字有大、小變化,字處理軟體中漢字字形大小的計量,目前主要採用印刷業專用的號數制、點數制和級數制。尺寸規格以正方形的漢字為準,對於長或扁的變形字,則要用字的雙向尺寸參數。
Ⅰ.號數制：漢字大小定為七個等級,按一、二、三、四、五、六、七排列,在字號等級之間又增加一些字號,並取名為小几號字,如小四號、小五號等。號數越高,字越小。號數制的特點是用起來簡單、方便,使用時指定字號即可,無需關心字形的實際尺寸,缺點是字大小受號的限制,有時不夠用,大字無法用號數來表達;號數不能直接表達字形的實際尺寸;字號之間沒有統一的倍數關係,折算起來不方便。儘管如此,號數制仍是目前表示字形規格最廣泛的方法。
  需要注意的是,傳統標準鉛字的字號大小與一般字處理軟體實際輸出的文字尺寸往往有一些誤差,這是由於字的變倍計算處理造成的。
Ⅱ.點數制：是國際上通行的印刷字形的一種計量方法。這裡的「點」不是計算機字形的點陣,「點」是傳統計量字大小的單位,是從英文Point的譯音來的,一般用小寫p表示,俗稱「磅」。其換算關係為：
1p＝0.35146mm≈0.35mm 1英寸＝72p
    在字處理中,點數制與號數制並存使用,互為補充,兩者相互之間有對應的折算關係,可以通過查表4.1.3得到。由於計算機處理漢字時,字大小可以靈活地無級變化,且對於一些大字,號數制有限的號數也無法計量,所以計量單位比較小的點數制更適合字處理系統對字形的計量。
Ⅲ.級數制：實際上是手動照排機實行的一種字形計量制式。它是根據這種機器上控制字形大小的鏡頭的齒輪,每移動一個齒為一級,並規定1級＝0.25mm,1mm=4級。有不少的電子排版系統在字形大小上也支持級數制。我國對於級數制有國家標準,即GB3959-83。
Ⅳ.制式換算號數制、點數制與級數制之間的換算關係如表4.1.3所示。

表4.1.3 印刷字號、磅數和級數一覽表

 

字號

磅數

級數(近似)

毫米

主要用途

七號 

5.25

 8

1.84

排角標

小六號

7.78

10

2.46

排角標、注文

六號

7.87

11

2.8

角注、版權注文

小五號

9

13

3.15

注文、報刊正文

五號

10.5

15

3.67

書刊報紙正文

小四號

12

18

4.2

標題、正文

四號

13.75

20

4.81

標題、公文正文

三號

15.75

22

5.62

標題、公文正文

小二號

18

24

6.36

標題

二號

21

28

7.35

標題

小一號

24

34

8. 5

標題

一號

27.5

38

9.63

標題

小初號

36

50

12.6

標題

初號

42

59

14.7

標題

 

 

字體、字號及行距的選擇 ：

1) 排版用字的基本原則
出版物的基本用字根據以下3方面因素選擇。
●開本幅面大小——用字大小與出版物幅面成正比。
●排版內容——重要的內容用字大一些。
●篇幅長短——用字大小與篇幅長短成反比。
2) 正文的字體與字號
我國目前印刷出版業中正文字體字號的常見用法,如表4.1.4所示。

表4.1.4 正文字體字號的常見用法

 

名稱

正文字體

正文字號

圖書

書宋(宋體)

五號(10.5p)、小五號(9p)

工具書

書宋(宋體)

小五號(9p)、六號(7.87p)

報紙

報宋

小五號(9p)、六號(7.87p)

公文

仿宋

三號(15.75p)、四號(13.75p)

期刊雜誌

書宋、細等體

五號(10.5p)、小五號(9p)、六號(7.87p)

 

3) 標題排版中常用的字號與字體
  版面標題字大小選擇的主要依據是標題的級別層次、版面開本的大小、文章篇幅長短和出版物的類型及風格四個方面。
⑴圖書標題的字體與字號
圖書標題字大小主要根據標題級別來選擇,常見的大字標題選擇範圍有：
16開版面的大字標題可選用小初號(36p)、一號(27.5p)和二號字(211p);
32開版面的大字標題可選用二號字(21p)和三號字(15.8p);
64開版面的大字標題可選用三號字(15.8p)和四號字(14p)。
  圖書排版中,標題往往要分級處理,因此標題字一般要根據級別的劃分來選擇字號大小和字體變化。一級標題選用字號最大,而後依次遞減排列,由大到小。
  圖書標題的字體一般不追求太多變化,多是採用黑體、標題宋體、仿宋體和楷體等基本字體,不同級數用不同字體。
⑵期刊雜誌標題的字體與字號
  期刊雜誌非常重視標題的處理,把標題排版作為版面修飾的主要手段。標題的字體變化更為講究,用於期刊雜誌排版系統一般要配十幾到幾十種字體,才能滿足標題用字的需要。
  期刊雜誌的標題無分級要求,字形普遍要比圖書標題大,字體的選擇多樣,字形的變化修飾更為豐富。期刊雜誌標題的排法要能夠體現出版物特色,與文章內容欄目等內容風格相符。
⑶報紙標題的字體與字號
  報紙標題的用字非常講究,標題字大小要根據文章內容、版面位置、篇幅長短進行安排,字體上儘量追求多樣化。編排報紙在考察選購字處理系統時,非常注重字體的品種數量,字體要配齊全,否則不能滿足編排報紙的需要。
  公文的標題用字主要有兩部分,一是文頭字,二是正文標題字。文頭就是文件的名稱,多用較大的標題字,如標宋體、大黑體、隸書、美黑體或者專門的手寫體字;正文大標題多採用二號標題宋體或黑體,小標題採用三號黑體或標題宋體。公文用字比較嚴謹,字體變化不多,但需要注意的是,公文中的標題字不要用一般宋體,而應當使用標題宋體,如小標宋體,否則排出的版面不美觀,標題不突出,顯得「題壓不住文」。
4) 正文排版中的行距
  文字的行與行之間必須留出一定的間隔才方便閱讀,這種行與行之間的空白間隔就叫「行距」。版面正文之間的行距應當選擇適當。行距過大顯得版面稀疏,行距過小則閱讀困難。行距一般是根據正文字號來選定,可以得出如下的經驗數據：

公文行距－－正文字的23—1
圖書行距－－正文字的12—23
工具書、辭書行距－－正文字的14—12
報紙行距－－正文字的14—13
一般排版的行距參數都在此範圍之內選擇。
正文的基本排列形式
1) 文字的密排、疏排與緊排
  在傳統排版中,正文有密排(正常排)和疏排之分。在電子排版中,還增加了一種特殊的排法－－緊排。三種排法產生不同的效果。
  密排是正常的排法,就是字與字之間無間隔挨著排列。在一些系統中,字與字之間的距離可以通過參數設定,密排時字間距為零。
  疏排就是字與字之間有均勻的間隔。疏排常用於兒童讀物、小學課本等特殊排版。在電子排版中,只要指定字間距參數,就可方便地實現文字的疏排。
  緊排就是讓字與字之間的排列有一點重疊,是電子排版的特殊功能。緊排可能造成字與字之間筆劃的相連。一般很少使用這種排法,只用於報刊排版中,正文剩下少量文字排不下時的「擠版」,或者按正常排顯得過於稀疏的外文字符的特殊處理。
2) 橫排與豎排
  印刷品排版中有橫排和豎排之分,豎排也叫直排。我國歷史上的出版物都是採用豎排方式,橫排方式則是後來從外引進的。在字處理中,橫排、豎排只是排列方式不同,橫排與豎排之間的轉換非常方便,往往一個操作或命令就可以實現全部或局部的豎排。就版面而言,豎排與橫排之間相當於坐標系順時針旋轉90度,行間距與字間距之間剛好倒個。 
  豎排時,有許多排版規則和標點符號的使用與橫排不同。如文章豎排時標題一般不居中,標點符號應自動換成豎排。橫排轉豎排的這種轉換一般由字處理軟體自動進行,無需用戶考慮,但對有些功能不全的系統,也要注意檢查。一些由國外引進的字處理軟體或者排版軟體往往不支持豎排,或者排出來的結果常常不符合要求,使用中要注意。豎排中如果有中西文混排,要注意外文字母和阿拉伯數字的排法。按我國大陸的規定,應當是豎放,即「頭朝右、腳朝左」,而在我國的港、臺地區,也有橫放形式的。
3) 字行左齊、居中、右齊與撐滿 
橫排文字都是左邊對齊排。文字轉到下一行(也叫回行),有換行與換段之分：
  換行則文字回行後靠左邊頂頭排;換段則文字回行後左邊空兩個字排,也叫「縮頭排」。西文排版的換段形式比較多樣,有些縮進一個或兩個字符排版,也有換段後空一行頂格排的。除此之外,字行的排列還有右齊、居中和撐滿的形式。
⑴字行居中：字行排在一行的中央位置,叫「居中」。排版中的標題、表格中的數據一般都居中排。在科技公式排版時,居中排也是一條基本原則。居中有左右居中和上下居中兩種形式。
⑵字行右齊：有時文字內容需要靠右邊對齊排,叫「右齊」,如目錄的頁碼等內容。
⑶字行撐滿：「撐滿」排也叫「勻空排」,就是字與字之間均勻拉開距離,字行佔滿指定的寬度,如4個字佔8個字的寬度。數量不相等的兩行字,當需要左右對齊排列時,往往就需要撐滿排。
4) 基線對齊與中線對齊
在電子排版中,大小不同的字排列在一行時,有下線對齊排列(基線對齊)和中線對齊排列兩種方法。
⑴基線對齊：「基線」是指一行字橫排時下沿的基礎線。大多數情況下,文字都是沿基線排列,豎排時,基線在字行的右側。
⑵中線對齊：排數學公式、化學公式時,各種符號應當採用沿中線對齊排列,整體結構上也應當沿中線排列。
5) 通欄與分欄
  排版時正文文字的行長與版心的寬度相等,稱為「通欄」。
  分欄就是將版面分割成二部分(雙欄)或多部分(多欄)。分欄的目的是為了方便閱讀、豐富版面的變化或節省版面,分欄是報紙、期刊及工具書中常見的文字排列形式。分欄時,欄與欄之間要空幾個字,叫「欄空」。欄空處加一分隔線叫「欄線」。
  分欄的形式大多為等距分欄(欄與欄之間寬度一致),也有少量不等距分欄。分欄排時,應力求各欄最後「拉平」,防止結束時各欄行數不一致。
經過上述的編排過程後,如沒有特殊的要求,就可以保存並列印出賞心悅目的文檔了。

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