工具推薦|9款提高工作效率的神器

這是餘沐的第 30 篇原創文

字數 4000 字，閱讀 8 分鐘

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在職場中，我們不可避免會遇到一些不可控的因素——

「電腦突然藍屏了，寫了幾個小時的文檔還沒有保存。」

「公司突然斷電了，一個重要的文件才下載到一半。」

「到公司才發現，有重要文件的 U 盤落在家裡了。」

當然還可能有一些自己控制範圍內但結果很糟糕的表現——

「天啊，我把老闆布置的任務忘得一乾二淨。」

「會議上說了啥來著，我怎麼一點印象都沒？」

「怎麼上午給你的材料到現在還沒有整理成電子版？」

正所謂「工欲善其事,必先利其器」，通過一些效率工具的運用，雖然我們沒辦法杜絕所有的意外情況，但在有所準備的情況下，能把各種意外發生的概率降到最低。

我最近兩年摸索過近百款的不同類型工具，選出用的比較多的9款推薦給你，建議收藏後閱讀。

工具類型：在線協作辦公軟體

推薦理由：「自從體會過在線協作文檔的便利性，我過去一年打開 word 的次數隻手可數。」

除去公司的網絡只能夠連接區域網的特殊情況，假如你還沒有體驗過在線協作文檔的便利性，我強烈建議你要去了解一下。「石墨文檔」和「騰訊文檔」本質上是兩家的產品，工作中的主力我更多使用的是石墨，但騰訊文檔也有它一些不可取代的優勢。

優點：實時同步、操作記錄可追溯、可回溯歷史版本、多人協作編輯、支持word、Excel、PPT 格式導出對應文件（最近新加了思維導圖和表單）、支持語音速記與文本 ORC 識別、頁面簡介美觀，可靠度高。

缺點：訪問權限的可選擇性較弱（只能選擇公開給所有人或指定協作者）、對 Markdown 語法的支持較弱、非會員部分功能受限。

優點（相比於石墨文檔）：在微信和 QQ 中的適用性更好、支持更豐富的 markdown 語法、更豐富的訪問權限編輯（文檔水印與分享時長）、隱私性更好（可查看瀏覽記錄）、支持智能翻譯功能。

缺點（相比於石墨文檔）：頁面不好看、移動端產品體驗差、不支持 PPT 協作與思維導圖功能。

這兩款產品都是在工作中可以隨時切換使用的，如果你面對的領導是一位樂於接受新鮮事物的網際網路人，那麼相信你們在體驗過在線協作的便利性之後，會把 word 這樣稍顯過時的文本編輯工具放到一邊。

Tip：不論你是否最終要回到 word 進行交接，在一個任務完成之後，也最好將對應的石墨文檔導出為 Word 本地文件備份，以備不時之需。

工具類型：日程管理

推薦理由：「大腦不是用來記住每天要做什麼的，清空你的大腦吧！」

清單類的工具有很多，我早先用過一段時間的奇妙清單，但後來它莫名其妙不繼續更新了。喜歡滴答清單的最主要原因是它支持一鍵導入「奇妙清單」中的數據，讓我從一個清單管理軟體切換到另一個軟體的門檻降到最低。

優點：全平臺支持、支持標籤化管理與任務管理、可設定不同時間長度的循環任務、頁面可定製程度高、支持簡易的數據分析、內置番茄鍾功能。

缺點：移動端與 PC 端的同步並非實時同步，有時候需要自己刷新下。

利用清單來管理自己的一些固定日程和新的工作安排，有一個直觀的好處是你可以清空自己的大腦，不需要一直記住自己接下來要做什麼，只需要在忙完手頭的事情之後看一眼自己清單中的安排即可。

當然這其中有一個關鍵的要點就是，當遇到一件新的事情時，在清單中將下一步的動作記錄下來，然後繼續執行當前的計劃。

工具類型：時間管理，番茄鍾

推薦理由：「說了你可能不信，固定節奏的定時休息，要比連軸轉的效率更高。」

雖然在14年左右就接觸過番茄鐘的概念，但真正刻意練習地運用到工作中，是最近三個月的事情。我了解過的數個精力管理的前輩，都提出過主動區分深度工作和休息的時間，會比持續的工作很長的時間對於精力的消耗要少的多。而作為時間安排的一個工具，番茄鍾是最簡單也最實用的一個。

優點：簡單易操作、可積累時長種植真樹、利用損失厭噁心理提高你的一個番茄鍾完成度。

Forest 是一款不同於常見的番茄鐘的產品，因為它主要是在移動端。如果在一個番茄鍾（或你指定的時長）中你打開手機切換到其他頁面，你種植的小樹會因此枯萎而死。

對於一個強迫症患者來說，這大大減少了我使用手機的時長，現在即便沒有開啟 Forest 平時也很少查看手機。PC 端配合滴答清單中的番茄鍾功能模塊，基本上能夠實現工作中的日程提醒功能。

工具類型：白噪音，時間管理

推薦理由：「假如你帶上降噪耳機，打開潮汐，世界就是你的。」

潮汐是我專注工作不希望被任何人打擾時會使用的一款 APP，本身它也具有番茄鐘的功能。有時候我會選擇打開 Forset 將潮汐放到白名單中，然後用潮汐的白噪音作為工作和閱讀時的背景音。

優點：界面美觀、功能簡潔實用、無廣告、背景音都很舒服。

從使用它的第一天起，我經常擔心的一個問題是————潮汐這樣的一款產品，如何養活整個開發團隊……如果你喜歡一個人獨處時閱讀的時光，你會愛上它的。

工具類型：語音轉文字

推薦理由：「假如你寫不出文章，你也許可以試試說出來。」

訊飛語記我用的不多，因為大多數情況下都是直接「錄音+筆記」完成了工作中的記錄工作，很少有需要全文記錄的時候。但身邊有很多寫作的朋友給它發明的一個新功能就是「說文章」，把想寫的內容都用語音說出來。說完了訊飛語記中也就有了通篇的文字稿，然後再整理刪改掉多餘的部分，一篇文章就搞定了。

優點：語音轉文字識別度較高，識別流暢度高，可一鍵轉存為圖片、pdf等格式。

缺點：長語音識別錄製需要付費、廣告較多、軟體偶爾閃退、需要一個四下無人的環境。

單單是能夠給很多下筆困難症的朋友提供「說文章」的功能，我覺得訊飛語記就是一個偉大的產品了。更不用說，當領導在會後需要你整理一份會議記錄，5分鐘後你提供一份「逐字稿+要點提煉」時，能夠給你的工作帶來多少效率提升呢？

工具類型：思維導圖、結構圖

推薦理由：「網際網路時代，不能夠即用即走的產品不是一個好產品。」

思維導圖的軟體有非常多種，比較多朋友之前推薦的是 Xmind，不過說實話因為辦公電腦和家裡電腦不同步的原因，之前基本沒有用上。「幕布」和「Presson」這兩款產品雖然在思維導圖的專業度上，可能沒有專業的思維導圖軟體那麼強，但作為日常工作中的思維整理工具，要比前者效率高得多。

優點：操作簡單、視覺化呈現清晰、可導出圖片或在線分享，側重邏輯整理。

優點（相比於幕布）：側重產品經理，提供豐富的流程圖、拓撲圖、結構圖模板。

缺點（相比於幕布）：免費版本最多9張圖、思維導圖和邏輯圖不能互換。

這兩款產品在不付費的情況下，也基本能夠滿足日常的需求，只要在文檔數量將要超額的時候刪掉原來的數據即可。重要的是通過在線的便利性，可以在需要的時候隨時導出和修改準備好的思維導圖，而借鑑產品已有的豐富模板，也能夠大大提高你的工作效率。

工具屬性：OCR 識別

推薦理由：「讀書，做筆記，解放更多的時間讓你思考。」

滴墨書摘和塗書筆記我都使用過，目前我自己是滴墨書摘的付費用戶。但考慮到滴墨書摘目前只有 IOS 版本，找到的另一款同類的替代產品是塗書筆記（按使用次數付費）。能夠直接拍照識別文字之後，讀書做筆記就成為了一件享受的事情，也能夠最大化滿足無紙化辦公的需求。

優點：OCR 識別準確度較高、能夠掃描識別書籍信息、整理後的筆記可以導出為 PDF、TXT 和直接轉存到印象筆記中、可導入 Kindle 筆記。

缺點：免費用戶每天只能夠使用4次、存在部分相近字識別錯誤的問題。

滴墨書摘除了可以用來平時讀書的時候作為筆記錄入掃描，然後統一轉到印象筆記中整理，最讓我驚喜的還是它能夠導入 Kindle 的筆記。之前買來的 kindle 吃灰率比較高，更多是因為記完筆記之後要導出來是在太麻煩了。

另外在面對工作中需要將紙質檔的文件輸入成 word 版本的時候，使用滴墨筆記的 OCR 文字識別功能，能夠極大程度上提高你的工作效率。（石墨文檔的會員同樣提供這樣的功能）

工具類型：筆記

推薦理由：「印象筆記，是未來最可能成為你外腦的一款產品。」

印象筆記也是我從14年就開始接觸的一款產品，但直到在工作中磕磕碰碰踩過無數坑，才意識到自己手邊就有一款最好的知識管理工具。即便國內的有道雲筆記和其他筆記產品這幾年也有很大的進步，但在真正成為知識外腦的屬性上，印象筆記的功能要強大得多。

優點：全平臺同步、圖片文字識別、強大的搜索系統、支持 markdown 語言。

印象筆記的用途有很多種，整個團隊運用的話是很好的一款項目文檔管理工具，同時用來管理個人的日記、讀書筆記、碎片化知識和項目經驗，都是非常合適的。最讓人驚豔的還是它內置的搜索功能，當你的筆記中有足夠多的有效信息時，它能夠在最短的時間裡給你提供最有用的信息。

工具類型：存儲備份

推薦理由：「拋棄你永遠找不到的 U 盤吧，堅果雲值得你的信賴。」

假如你的工作需要你經常回到家中繼續處理一些內容，但平時又不想背著沉重的筆記本電腦。又或者你為不同電腦上無數個不同版本的文檔信息苦惱不已。那堅果雲可能是你當下最好的解決方案。只要在下班前將需要同步的文檔放到對應的堅果雲空間中，到家時電腦中就能直接打開最新的文檔繼續完善了。

優點：雲儲存備份、極速同步、歷史版本回溯、多平臺同步

堅果雲的歷史版本找回的功能雖然我還沒有用過，但當你的工作電腦因為某些意外丟失部分重要工作文件時，一個隨時同步的雲儲存的備份能夠將損失降到最低。如果團隊中共同使用這樣一款產品，建立一個共同的知識庫雲端，微信也有機會擺脫「文件中轉站」的功能，減少一部分你的社交焦慮。

當然，生活中能夠提高效率的工具還有很多，對於不同行業的不同職業，還有很多很有意思的專屬效率工具，不過今天這篇想要推薦的這9款效率工具，不論你處於哪行哪業，相信你都能夠從中找到自己需要的一部分。

這9樣工具，每一個從上手使用到用得順手我都至少經歷了一個月的磨合期，建議你從一個當下最有用的工具開始嘗試，切記「貪多嚼不爛」。

我是餘沐，你有哪些用的順手的神器麼，歡迎留言與我分享。

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