【作者簡介】
陳慧（1984-），女，華中師範大學信息管理學院副教授；王曉曉（1997-），女，華中師範大學信息管理學院碩士研究生；南夢潔（1998-），女，華中師範大學信息管理學院碩士研究生；安小米（1965-），女，中國人民大學信息資源管理學院教授。
【引用信息】
陳慧，王曉曉，南夢潔，安小米. 數字檔案資源整合與服務過程中的隱性知識分類——以賦能思維為視角[J]. 圖書與情報, 2019(06): 118-124
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數字檔案資源整合與服務過程中的隱性知識分類
——以賦能思維為視角
陳 慧 王曉曉 南夢潔
（華中師範大學信息管理學院 湖北武漢 430079）
安小米
（中國人民大學信息資源管理學院 北京 100872）
摘 要：數字檔案資源整合與服務是檔案及有關部門探索的新領域，為解決其在實踐中遇到的問題，文章採用文獻調查法、焦點小組訪談法、Straussian紮根理論方法，通過對104家機構（檔案館/局、政務資源中心和大數據管理機構等）實地調研數據的收集和分析，挖掘其實踐活動過程中的隱性知識，並分析這些隱性知識在實現整合與服務中的賦能作用。
關鍵詞：賦能；隱性知識；數字檔案資源；整合與服務
中圖分類號：G272.5
文獻標識碼：Ａ
DOI：10.11968/tsyqb.1003-6938.2019106
隨著社會發展，數字檔案成為檔案未來發展的主要方向。廣義上的數字檔案不僅包括原生電子文件，還包含經數位化處理後形成的檔案。數字檔案資源是基於社會組織、團體及個人社會活動內容基礎上，能夠滿足各方需求的數字檔案［1］。其概念的提出源於檔案資源觀，馮惠玲［2］認為檔案是承載集體記憶的具有獨特價值的信息資源，並提出數字檔案資源為檔案資源觀提供了新元素和新視角，主張將數字檔案資源納入檔案資源範疇；安小米等［3］曾對數字檔案資源整合與服務進行深度研究，並基於廣義的國家檔案資源觀提出數字檔案資源整合與服務的主要目的是優化與創新資源整合服務方式，實現資源服務能力的提升。系統、有序、質優的數字檔案資源是提供服務的基礎，數字檔案資源整合就是將分散的數字檔案及相關技術、人員、設備等資源進行重組（見圖1），達到資源有效配置的目的。但目前數字檔案資源整合缺乏統一規範，各個區域之間條塊分割，無法實現資源共享。數字檔案的法律憑證效力亟需社會各方的共同認可。檔案資源結構單一、開發深度不足和利用體驗不佳等原因也無法滿足日益多元化和精細化的用戶需求。因此，迫切需要一種新的理論解決數字檔案資源整合與服務中的難題。因此，通過識別與獲取數字檔案資源整合與服務業務實踐中的經驗知識，賦予實施數字檔案資源整合與服務的應用能力，具有重要的現實意義。賦能一詞最早源於組織科學領域，激烈的競爭和環境變化迫使企業摒棄傳統的激勵手段，尋求鼓勵創新的新方式，然而在使用的早期階段，並未形成明確定義。Rappaport［4］認為賦能一詞從反面很容易解釋，如無力感、無助等，但很難給它下一個積極的定義。1988年Conger和Kanungo［5］首次從心理學的角度出發，將賦能定義為通過改變組織條件提高員工預期表現的過程；Thomas和Velthouse［6］在其基礎上進一步發展了這一概念，將賦能定義為增加內在任務動機，認為在個體層面上，內在任務動機包括與任務相關，產生動機和滿足的一般條件。並在認知模型中將影響力、能力、意義和選擇作為內在任務動機評估的四個維度。Spreitzer［7］認為心理賦能產生於對工作角色的控制感和積極參與，是一種多維的任務動機狀態，包括意義（工作對個人的價值）、能力（執行工作的能力）、自我決定（自主權）和影響（影響結果的能力）；Zimmerman［8］認為心理賦能是指個人層面的賦能，賦能過程是指試圖獲取控制權、所需資源和批判性地理解所處社會環境的過程，賦能的效果根據分析層次的不同也會發生相應變化。因此，Zimmerman［9］從個人、組織和社區三個層次對賦能進行分析。20世紀90年代之後，賦能一詞廣泛應用於各個學科，Lincoln等［10］就從婦女、少數民族、教育、社區護理、政治取向五個方面審查了賦能的用法和解釋［10］。國內文獻與賦能相關的研究多集中於授權賦能、網際網路背景下資源賦能和賦能思維下的案例研究三方面，實例多以教育、醫療等行業應用為主。雷巧玲通過對國外授權賦能理論加以梳理，將其劃分為結構性授權賦能、心理授權賦能和領導授權賦能三種類型，探究授權賦能對員工行為及組織績效的影響；周文輝等［12］從兩種視角來理解賦能，一種是員工賦能，包括結構賦能、領導賦能和心理賦能，另一種是顧客賦能，強調顧客參與企業研發和營銷活動對企業價值創造產生的影響。其後又借鑑Caemen等提出的資源賦能概念，認為在網際網路時代，數據賦能成為資源賦能的核心，基於數據賦能的連接能力、智能能力和分析能力，平臺企業能夠更好地與顧客進行互動從而實現價值共創［13］。2019年3月5日，李克強總理在政府工作報告中提出要「打造工業網際網路平臺,拓展『智能+』,為製造業轉型升級賦能」。依託這一背景，利用大數據、人工智慧以及數字平臺等技術進行賦能迅速成為研究熱點。縱觀國內外賦能的有關研究，賦能的客體突破了傳統的企業領域，賦能的要素也逐漸豐富，包括管理、資金、技術等諸多方面。隱性知識賦能是指通過對個人或組織活動過程中所需的隱性知識的識別與轉移，提升個人的知識和技能水平，解決實際活動中存在的問題。早期的賦能理論雖然將員工自我效能感作為賦能的評價尺度，並認為員工獲取知識的意向是一項重要的內在任務動機，但重點仍在賦能理論的構建與闡述，並未對知識賦能的過程進行解釋。知識作為一種獨特而重要的資源，在組織管理中佔據著重要的地位。隱性知識最早是由Polanyi［14］提出的，「我們知道的比我們能說的多」。1995年Nonaka和Takeuchi［15］重新詳細定義和使用的知識二分法，再次將隱性知識和顯性知識明確區分開來。作為難以用文字記錄和傳播的知識，隱性知識主要隱含在個人經驗中，是個人固有的、個性化的、難以與他人交流的。這些經驗使得個人可以更有效和高效地處理複雜的情況，對解決現實問題和突發性問題具有重要價值［16］。針對數字檔案資源整合與服務中面臨的諸多問題，已有的工作實踐與經驗無疑是解決問題的良藥，而這些工作實踐和積累的經驗正是賦能過程中所需識別的隱性知識。它們隱含在組織的程序、管理和工作實踐中，是一種經驗性知識，未經具體解釋或描述，需要通過不斷實踐與思考來獲得。隱性知識中所包含的內容對於創新與發展具有重要作用。此外，知識的擁有者將這些知識視為理所當然，缺乏表達的意識和意願。這些因素直接影響和限制了隱性知識的識別與轉移。因此，本文嘗試調查實踐部門進行數字檔案資源整合與服務中有關的基礎知識和理解，以期識別出具有可操作性的隱性知識，有助於推動數字檔案資源的發展，適用和把握變革社會對其帶來的挑戰和機遇。本文主要採用了文獻調查法、焦點小組訪談法（FocusGroup Discussion，FGD）和Straussian紮根理論的研究方法。（1）文獻調查法。目的在於獲得對研究的核心概念的基礎理解，其中包括：賦能、隱性知識、數字檔案資源以及數字檔案資源整合與服務。識別這些核心概念，有利於保證研究成果的前瞻性，建立研究的理論基礎，提出整合與服務過程中的重要行為活動，引導對座談問題的設計和提綱構建。（2）焦點小組訪談法。最早見於美國哥倫比亞大學默頓及坎德爾教授在《美國社會學雜誌》上提出的「焦點訪談方法」論文［17］，它是一種定性方法，通常主持人會預先計劃好內容並進行提問，但是從用戶的角度來看，焦點小組訪談法是自由開放的，沒有特定的框架束縛，在內容不偏離的情況下參與者可各抒己見，因而適合用於數字檔案資源整合與服務的背景下涉及多主體與多利益攸關方的情況，以低成本快速獲得大量所需信息，滿足實驗與研究需求。（3）Straussian紮根理論。這是一種典型的質化研究方法，由開放式編碼、關聯式編碼和核心式編碼（open，axial& selective coding）三階段內容構成，以文獻與社會資料為研究素材，從中抽取反映社會現象的重要研究點［18］。此外，理論飽和，通常指「沒有新的資料出現」。在Straussian紮根理論中，飽和指在概念和範疇形成過程中，沒有新的概念和新範疇出現，即可達到理論飽和。因此，編碼過程、持續分析和理論抽樣是一個循環過程，直至理論飽和，數據收集和數據分析才會結束。本文通過典型案例研究，採用Straussian紮根理論的編碼流程，對收集的定性資料數據進行拆分、解析、聚類和串聯，持續比較不同資料的相似點和差異性，從概念、範疇、主範疇、核心範疇中最終形成實質性理論。在案例選擇方面，本文以實踐部門開展的數字檔案資源整合與服務工作為主要數據來源，考慮到數字檔案資源整合與服務機構的代表性和時代性問題，本文在理論抽樣時選擇了包含綜合檔案館、專業檔案館中的城建檔案館、電子政務資源中心和響應國家政策而設立的大數據局和智慧城市管理中心。研究中確定的座談對象涵蓋管理層及業務層，具體而言，包括綜合管理部門、服務部門、技術部門和資源建設部門。為提高本研究的信度與效度，在調研之前首先圍繞數字檔案資源整合與服務的最新發展，梳理國家層面針對檔案資源出臺的法律法規和政策，也包括地方層面的規劃和方針。針對各地市的特點，設計相關問題。同時對各省市區的調研機構進行粗略的網站調研，以深入了解被調研機構的基本情況。在調研過程中，一旦發現新的問題以及不合乎機構實際情況的問題，會隨時對上述問題進行增補。收集的數據主要包括2014-2017年間，對50家檔案館（局）、54家政務資源中心和新時代背景下成立的數據管理機構所開展的座談與實地調研數據。對多案例制定細緻的編碼規則。在座談期間，訪談對象包括業務人員及檔案人員以提供不同視角。為將調研對象做匿名化處理，根據訪談單位區域、訪談單位、受訪者職務制定不同的編碼規則（見表1）。數據分析階段對收集的定性數據進行編碼，對形成的概念進行代碼標識（見表2）。首先將調研或訪談過程中獲得的錄音整理成文字，然後遵從Straussian紮根理論的系統化編碼程序進行數據編碼流程。第一步，相似主題聚攏組合。將同一文檔中的相似主題/代碼的資料，聚攏和發掘其屬性，賦予概念，然後再以新的方式重新組合起來；第二步，多個代碼/範疇聚攏。將其形成一個具有層次結構、流程結構和關聯關係層級關係；第三步，挖掘核心範疇。發掘出能將所有範疇聚攏成核心的核心範疇，及能將其他所有範疇貫穿而形成一條「故事線」的範疇。採用NVivo軟體對龐雜的質性數據進行編碼分析，輔助管理定性數據，並挖掘數據中潛在的規律。同時該軟體提供建模工具，支持概念圖形式展示研究結果。根據實地調研的座談數據，將各個調研單位在數字檔案資源整合與服務的實踐過程中的經驗性知識進行提煉，形成107個要素（代碼），並對這些要素（代碼）加以分類，包含7個方面（範疇）。法律與政策是國家機關或政治團體在某一特定時期為實現或服務一定目標所提供的行動依據和準則。法規與政策具有一定的思想導向性，是檔案事業發展的重要指向標，政策的清晰可行對實踐工作具有重要意義。上海自貿區是國內最早試驗電子文件單軌制的地區，根據實踐過程中的經驗，其表示「依據規矩辦事更有說服力」（2017-C-SH-3）①。上海市檔案館也表明從規範化管理的角度而言，政策的制定具有重要性（2017-C-SH-1）。然而，作為國家戰略層面的數字檔案資源，目前僅有國家檔案局出臺的相應政策，在立法層面上還有所欠缺。杭州市檔案館認為在新時代背景下，政策的制定不僅要借鑑國外先進經驗，還需要將數字檔案資源與其他政府信息相結合。在已有相關規範為數字檔案資源整合與服務的實施提供保障情況下，地方法規、辦法的頒布，則要充分考慮自身實際情況，以及地方政策的延續性和配套性（2016-C-HZ-1）。2012年《全國檔案事業發展「十二五」規劃綱要》中明確提出「加強、推進傳統載體檔案數位化、檔案文件接收、重要數字信息採集等數字檔案資源建設」［19］，各省市也相應地將檔案數位化建設納入本單位的工作規劃中。北京市綜合檔案館在接受調研時就表示「將電子檔案歸檔管理、移交接收工作列入了「十二五」規劃的重要任務」。同時也指出，國家政策的上位法，還需要根據各省市的自身條件進行相應修改，以保證其可操作性（2014-C-BJ-1）。上述表明，為保障數字檔案資源整合與服務的順利實施，各級組織機構在應用過程中，積累了許多理解、貫徹政策的實施經驗和整合與服務的行動知識。在檔案業務與政府業務融合的過程中，集體所掌握的經驗性知識和能力是數字檔案資源整合與服務的實踐保障。上海自貿區電子文件單軌制的成功運行，驗證了電子文件在電子政務中的可行性（2016-C-SH-1）。事實上，很多機關檔案室的文件都已經是以電子形式生成。上海市檔案館提出應從立法層面上將檔案「納入到整個電子政務的框架中」（2016-C-SH-1）保證其憑證性作用。杭州市檔案館認為考慮到業務的連續性和高效性，需要將數字資源整合與服務的活動完整地融入到政務信息中（2016-C-HZ-1）。檔案業務與政府業務緊密結合，最直接的體現就是OA辦公流程與電子檔案管理流程對接，北京市綜合檔案館館長談到「信息惠民工程」時，提出從業務的角度梳理、整合政府各部門資源，由檔案館指引查詢或作為統一出口提供所需的各種憑證的構想。同時也提出，要滿足惠民服務的需求，數字檔案資源的整合與服務需要跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務的協同管理（2014-C-BJ-1）。資源的整合與服務與各個業務部門也息息相關，在業務部門實施前端控制是保證文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性（可讀性、可理解性等）的重要手段。杭州市城市管理委員會提到,浙江省的「四張清單一張網」就是將所有的審批事項在電子政務網上完成，使得前期產生的數據結構一致，更便於數據的集中和共享（2016-C-HZ-5）。數字檔案整合與服務面臨著用戶多元化及需求多樣性等應用情境不確定情況，也面臨著新理論與實踐在發展進程中的適應性問題。在「沒有什麼借鑑」的情況下，便形成了「邊做邊規範」的模式（2017-C-SH-1）。上海自貿區在開展「單套制」管理時首先以單一的檔案類型為試驗基礎，在積累成熟經驗之後進一步完善和整合其他的業務檔案。而作為檔案工作制度創新和管理創新的經驗，上海自貿區「單套制」管理實踐在推廣和複製的時候，則要考慮其特殊性。即它藉助擴展中國（上海）自由貿易試驗區時間和機遇，將電子文件和電子檔案管理緊迫性融入政務業務中。同時在應用試行的過程中，為保證理論與實際保持一致，高校應當發揮主動性和引領性。北京市綜合檔案館就指出，儘管隨著時代的發展，環境在不斷變化，但基本理論認識應該有一個主流的聲音（2014-C-BJ-1）。近年來，杭州市立項的一系列關於檔案信息化課題中也不乏高校的參與（2016-C-HZ-1）。作為檔案研究的引領者，高校本身就有主動推進檔案實踐工作的「責任」。數字檔案資源的整合與服務中面臨的主要難題就是如何保證電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。上海自貿區採用電子籤章和元數據實現對電子文件的全流程管理，即過程的嚴格把控（2017-C-SH-3）。同時，對於過程的管控，還體現在賦予檔案形成者和形成者負責人的主體責任制。檔案的歸檔與移交必須經過形成者和形成者負責人的雙重認證（2017-C-SH-3）。數字檔案資源整合與服務以應用導向型為目的，除了強調數據的完整，也需要滿足實際需求（2017-C-SH-1）。因此在風險管理的環節，數據的選擇不僅需要符合國家關於檔案保密與開放的規範，同時也需要組織機構具有一定的個人隱私保護意識（2016-C-HZ-5）。在不同類型信息融合過程中，面臨著主體多元化的特點。檔案機構作為數字檔案資源建設的主體，其本身的責任能力對其他主體而言是重要的知識技能。社會轉型背景下，檔案本身價值發生變化，尤其是電子文件的出現，增加了檔案管理的複雜性。檔案在部門要適應社會發展變化，緊跟時代才能把握主導權。檔案部門的主導作用，主要體現在「監管作用和指導作用」（2016-C-SH-1）。如在實施電子文件管理時，杭州市就把「電子文件管理工作列入了檔案職責」（2016-C-HZ-1），並通過堅持不懈的努力，提高政府部門關於這一職能權屬的認識。上海在電子文件單軌制試行過程中，也由檔案機構實行監督，在專業層面給予指導，政策方面給予支持（2017-C-SH-3）。檔案主管機構的主體責任還體現在對自身權屬職責的劃分，即明確各個關鍵環節的責任主體以及責任主體的職責與分工（2017-C-S-1）。（1）檔案管理觀念和意識的創新能力。數字檔案資源是國家數字資源建設的重要組成部分，在國內外政策的支持與探索發展下，數字檔案資源整合與服務的內涵逐漸拓展，並向協同創新方向發展。因此，需要時刻保持檔案管理觀念和意識的創新能力，才能應對社會環境的劇烈變化。儘管現階段有許多國際前沿理念和思維，但是，由於理念認識的超前性，可能出現技術或認識不到位情況。因此，在前沿理念採納的過程中，需要從上到下的理念接納和實施（2016-C-HZ-1）。（2）領導的執行能力。數字檔案資源整合與服務的實踐離不開領導的執行和推動。調研機構也一致認同電子文件的管理，技術難題可以克服，關鍵仍在管理方面。為了便於管理，上海市就設立專門的牽頭部門推進整合與服務（2017-C-SH-1）。除了專設部門外，杭州市和寧波市推行的強力職權也值得借鑑。寧波市在省政府辦公廳下設立大數據管理中心負責全省的電子政務，通過政務網主推了一系列信息化項目，力爭做到老百姓「最多跑一次」（2017-C-NB-5）。當然，強力的職權也需要上級領導部門的重視（2016-C-HZ-1）。（3）應對挑戰的態度。信息社會和大數據快速發展的背景下，原生性數字檔案資源快速增長，給整合與服務帶來機遇與挑戰。檔案工作者和檔案機構，在應對這些挑戰時的積極態度也是整合與服務的關鍵要素。在推進自貿區電子文件單軌制的時候，上海市檔案館就表示「除了要堅持不懈……還要保持初心」（2017-C-SH-1）。同時，在調研過程中，上海市也謙虛地表示目前仍然存在許多不足，需要進一步提高數字連續性的水平（2017-C-SH-1）。在主動承擔職責和主動提供服務的同時，檔案工作者和檔案機構的自我能力評估也極為重要，需要在充分認識自我的基礎上量力而行（2017-C-SH-1）。檔案工作者作為檔案整合與服務的實際操作者，其本身的自我認知能力和經驗知識，是整合與服務的關鍵。首先，檔案工作人員需要意識到「檔案是一種資源」（2017-C-SH-1）。檔案是一種具有特定利用價值的信息資源，其本身具有文化價值、教育價值、藝術價值、商業價值等多方面的價值；其次，「單軌制」避免了雙套制保存的龐大工作量，檔案工作人員實際上是認同「單軌制」理念的，但在資源整合的過程中，需要遵循「來源原則」，從源頭上保證檔案的真實可靠（2017-C-SH-3）；最後，檔案工作人員還需要具有開拓國際前瞻視野的意識，始終保持檔案工作的進步態度（2016-C-HZ-1）。這7個主要的經驗性知識之間是相互聯繫、相互影響的。以「組織文化的構建能力」為核心範疇，以「法律與政策的保障能力」為機構數字檔案資源整合與服務的發展指向和行動準則，進而為實踐探索發展提供了一定的依據。從主體角度來看，「檔案業務與政府的融合能力」「檔案機構的主體責任能力」和「檔案工作者的認知能力」，以政府、機構、工作者為切入點，將檔案管理與政府管理以及相關責任者相結合，為數字資源整合服務提供建設保障。從客體角度來看，「示範應用的實施能力」通過先進示範作用，將其他成功的示範試點與本部門研究現狀及地區特色相結合，探索形成適於自身發展的整合與服務方式。「風險管理的控制能力」，從內外部風險角度入手，明確數字檔案資源建設中的必要前提，在資源整合與服務中始終貫徹電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性的要求。通過挖掘數字檔案資源整合與服務的多種方式及活動過程，歸納出在數字檔案資源整合與服務中發揮重要作用的隱性知識的概念框架和組成要素，可以為數字檔案資源整合與服務機制提供保障。但對數字檔案資源整合與服務過程中隱性知識的識別僅是實現隱性知識賦能的第一步，未來仍需探索隱性知識轉移的具體方法、路徑，了解影響賦能過程的關鍵要素及障礙因素，以及隱性知識賦能是否能夠對數字檔案資源整合與服務的效率和效益產生影響。
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①編號代表本課題組於2017年在中國（上海）自由貿易試驗區檔案室進行的焦點小組訪談文本數據編號。下同。
【引用信息】
陳慧，王曉曉，南夢潔，安小米. 數字檔案資源整合與服務過程中的隱性知識分類——以賦能思維為視角[J]. 圖書與情報, 2019(06): 118-124