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你可能想出了世界上所有的好主意，但如果不懂溝通，沒有人會了解。
工作中，你可能源源不斷地在寫東西：給客戶的提案，給上司的備忘錄，給同事的郵件，調研報告等等。但是，如何保證你的寫作是清晰高效的？你又如何突出你的交流水平？
Carolyn O』Hara，曾任The Week與Foreign Policy 雜誌編輯。
清晰的寫作意味著清楚的思考， MIT斯隆管理學院管理溝通高級講師卡拉•布萊克本(Kara Blackburn)說：「你可能想出了世界上所有的好主意，但如果不懂溝通，沒有人會了解。」
幸運的是，每個人都有能力去提高溝通能力，《哈佛商學院商務寫作提高指導》的作者布萊恩•加納(Bryan Garner)說，有效寫作不是與生俱來的能力，而是一種你可以培養的技巧。
以下是一些可以讓你行文簡潔、清晰、精準的建議：
寫作原則記：
計劃好你要說什麼，幫助你寫作時更加直接高效。
節約用詞，縮短篇幅，句句扣題。
避免行話和假大空詞彙，力求清晰。
忌：
不要想一下子寫出對你現在而言過於複雜的內容。其實，輔以練習每個人都會進步。
不要認為你的初稿就可以直接使用了。每篇文章都有修改空間。
不要埋沒你的觀點。越早表明主旨越好。
1動筆之前先動腦在你拿出紙筆或者敲鍵盤之前，先想想你打算表達什麼。很多人會犯的錯誤就是過早動筆，一邊寫一邊整理思路，導致他們的文章結構不清、跳躍性強並且大量重複。」
試問自己：讀完我寫的郵件、策劃或者報告，讀者應該了解什麼？如果無法立即得到答案，就退回去，再花點時間組織觀點。
2直截了當把你的要點直接放在前面。很多人發現他們在學校培養出來的寫作習慣並不適用於商業社會。
開篇就簡潔明了地表達主題，這既節省讀者時間，也能在你展開敘述之前，有效加強你的觀點。
在寫大篇幅策劃書和備忘錄時，加納建議，把核心問題和解決建議濃縮成150字以內的段落，寫在首頁開篇處。掌握總結問題的訣竅，因為，如果開篇不利，那你的總體行文質量都高不了。
3簡潔清晰一句話能說清的，不要用三句話來說。用批判的眼光看你的文章，確保每個詞都用在刀刃上。
就英文來說，刪掉不必要的詞句。比如，可以說「consensus」的時候，就不要說「general consensus of opinion」
同時，也建議刪除介詞結構（比如point of view變成viewpoint），用名詞結構代替分詞（protected代替provided protection to），並且用意義更強的動詞代替系動詞（(indicates 比 is indicative of好)。
4避免行話和空話商業寫作充斥著專業性的術語和縮寫詞。雖然這些詞有時候可以用來有效縮減篇幅，但它們更多地體現了懶惰和混亂的思考。過多堆砌行話會讓讀者感覺在坐飛機——或者根本不知道你在說什麼。
術語並不能給文章加分，清晰和簡潔是永恆的主題。避免使用假大空的詞彙，人們經常錯誤地相信用華麗辭藻代替普通詞彙是智慧的象徵，其實不是這樣的。
5寫完讀一讀把自己想像成讀者來閱讀。要點清晰嗎？結構縝密嗎？句子簡潔嗎？布萊克本建議大聲讀出所寫，這會讓瑕疵自己暴露：觀點之間的跳躍性、句型的冗雜、某些枝節的過於詳細……
不要害怕讓你的同事或朋友幫你改文案。心態開放地接受他們的反饋，不要牴觸。修改本身就是友誼的體現，這並不是攻擊性行為。
6每天練一練寫作是一項技能，訓練才能強化技能，你可以每天閱讀寫作水平高的材料，並且注意選詞、句子結構和行文方式。
改變發生在寫作和修改自己文章的過程中，並且這並非一蹴而就，花時間是值得的，因為好的作者在這項工作中自己會發生改變。
案例分析#1：勇於分享大衛·馬克比剛開始在麥肯錫做管理諮詢師的時候，就發現他在哈佛法學院鍛鍊出的寫作風格不適合商業環境。「不符在於我表明觀點的方式」，大衛說，「我被建議需要快速進入重點。」
在法律和學術寫作中，「你需要先構造好一個案例，然後在結尾表達你的中心思想，」他說，「但是在商業寫作中，最好把結論放在開篇。」
為了讓他的寫作更直接高效，大衛從幾個資深的同事那裡獲得了過去的報告資料，嘗試模仿他們寫作風格中的要點。他也把自己寫的重要郵件抄送給值得信任並且溝通能力極強的同事，向他們徵求意見。
大衛把這些實踐帶入了他自己創立的私募股權公司，馬克比集團（the McCombie Group）。「我把所有重要的信息都發給我的合伙人讓他通讀」，大衛說，並且他認為這麼做比自己一個人修改文案更好。「我們討論是否有更好的表達方式，如何更簡潔明了。」
改善寫作能力對大衛提高自己在業界的話語權有直接影響。他現在正在寫一本關於私募股權公司商機市場的書The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.
「即使我一開始就擅長商業寫作，持之以恆地提高寫作能力以精益求精是成功的關鍵，」大衛說。「你做得越多，寫作對你而言越容易。」
案例分析#2：精益求精蒂姆•格落瓦在決定更上一層樓的時候已經是一名很成功的戰略諮詢師了。「我想成為一個思想領袖」，蒂姆說，「為此，我需要有自己的觀點，並把它傳達給公眾。」
通俗易懂的專欄文章和調研報告是提高他職業聲望的關鍵。他的寫作能力已在同行中廣受稱讚，但他的多數經驗還是植根於學術寫作。所以，他開始看商業類出版物來學習行文風格，比如麥肯錫季刊，「我學習他們交流的方式」，蒂姆說，「並且努力讓我自己的文章也變得直接。」
他也養成了寫作時列提綱的習慣。在寫報告和備忘錄之前，他會先列好一個有三個中心論點的提綱。「什麼都不做就開始寫文章，然後讓它天馬行空地自己發展下去，」他說，「就像出門散步不知道終點在哪一樣。」
蒂姆，現在已經是一家名為Bug Insights的市場分析公司的聯合創始人了，他相信他曾做過的努力把他塑造成了一個更高效的交流者，「它過濾出了我真正想要的交流，當然，你必須有所投入。任何情況下，想掌握一項新技能，你就得鑽研它。」
本文經作者許可由領英翻譯