需求部門，我懂你
一、 不要跟需求部門講法律，講的多了會沒朋友的
我最近做保險理賠的時候遇到了一件事兒，以前只需要把發票拍照上傳即可，但這次需要我提供發票原件。我發票原件還有其他用途沒法提供，所以就打電話給客服，客服跟我說了一大堆他們的規定，且跟我說這是他們的規定，要求我必須照辦。但就我所處的場景來看，他們的那些規定是不符合實際需求的，且之前沒有跟我說過他們這些規定。我非常的生氣且反感，所以向負責這項業務的採購人員反饋了我遇到的情況，建議明年再次採購的時候進行詳細的溝通。
這個場景在公司中其實很常見，就是需求部門提了需求，採購部門說根據XX法律或公司的XX規定，需求部門需要補充XX或提出其他要求，需求部門最後雖然照辦了，但肯定心裡記恨著，會找機會向老闆抱怨。
那麼遇到這種事兒，怎麼處理比較好呢？我再舉個例子來說明：
大家應該都遇到過上了飛機卻因各種因素導致不能起飛，只能坐在飛機裡面等的情況。一個大媽遇到了這種情況，非常生氣，對話內容大概如下：
大媽：到底什麼時候能夠起飛啊？
空姐：您好，預計很快就能起飛了，請您耐心等待。
大媽：一個小時之前你們就說預計很快就能起飛了，到現在還這麼說！要是不能起飛，你就別讓我們上飛機啊，讓我們在下面等著也舒服點啊！
空姐：實在抱歉，這個是航空公司的規定，我們也沒辦法，請您耐心等待。
於是大媽就更生氣了，語言激烈的程度已經到了如果我寫出來，有可能被封號的程度了。
這時乘務長過來了，很客氣的對大媽說：您好，對給您帶來的麻煩我們深表歉意，讓大家在飛機上等是因為只有大家都上了飛機且關閉了艙門，我們才能進入控制臺的排隊起飛名單，如果不讓大家上飛機，我們也不知道會在排隊，如果我現在請大家下飛機等待，那麼我們就會從控制臺的排隊名單上面消失，會讓大家等待更長的時間。我們目前採取的措施，是讓大家最快起飛的一種做法，請您諒解。
大媽聽了乘務長的解釋之後，雖然還很氣憤，但至少不再爆粗口，能夠坐下來等待起飛了。
因為採購工作是廉潔風險高發的區域，與採購工作相關的任何人員都是高危崗位，也因為採購工作必須公平公正，若有失偏頗會帶來一系列的不良影響，所以不管是國家還是公司，在採購工作中都有著非常嚴格的內控和要求。這就導致了採購工作有很多方面看上去不符合實際需求，不近人情，甚至被認為是阻礙公司發展的瓶頸。
採購人員遇到此種情況，不要抱怨，換位思考一下，是完全可以理解的。所以採購員要有心靈解憂姐姐的技能及心態，遇到問題，不要用規則來說話，要將法律和規章還原到它設定的本來目的，好好進行解讀和溝通。
根據我以前的經驗，如果遇事就講法律和規章的話，遇到的最好情況是口服心不服，更多的是口也不服，心也不服。如果進行耐心的講解和溝通，一般都會理解我的做法和苦衷，並且對我深表同情，認為大家是同一個戰壕的。
將法律和規章還原到他設定的本來目的並不是一件容易的事兒，需要採購人員完全的融會貫通，需要採購人員有豐富的實踐經驗。我大學專業是採購，畢業之後從事採購工作十餘年，但現在我都覺得沒有對採購行業最基本的《中華人民共和國招標投標法》融會貫通，每次聽老師講都會有新的感悟。採購人員一定要認真學習，並且理論聯繫實際，徹底明白法律的意義和內涵。
二、 需求部門有意向供應商並不是壞事兒
很多採購人員對需求部門有意向供應商非常反感，但我認為只要不發生利益問題，這是件好事兒，對採購工作的順利開展有著非常大的幫助。採購人員千萬不要帶著「肯定有利益問題」的思路去開展工作，那樣容易做出偏激的決定。
首先，需求部門有意向供應商意味著什麼？意味著他對潛在的供應市場有著比較充分的了解，甚至做了比較充分的市場調研，意味著他知道自己到底想要什麼，意味著他知道什麼樣的東西能夠滿足他的需求，也就意味著這次採購活動能夠比較容易的達到本來的目的，意味著這次採購活動已經成功了一半。
不要認為所有需求部門在立項的時候就已經想清楚自己到底想要什麼了，實際工作中沒有幾個需求部門能夠說清楚。遇到說不清楚的，不要著急，因為這是一種普遍現象。
其次，需求部門有意向供應商就有一定會有利益問題嗎？首先肯定會有這種情況，但這種情況並不是大多數。
舉個例子：去超市買方便麵，會不會有意向的去找一些品牌呢？肯定會有，因為你對方便麵的供應商市場有著非常充分的了解，你之前就吃過，你就覺得這家的味道好質量棒，所以你有很強的傾向性，這難道不對嗎？需求部門有意向供應商同樣如此，有些即使之前自己沒用過，但在同行業裡面的名氣和信用已經很牛了，難道需求部門想要優秀的供應商不對嗎？
再舉個例子：人生第一次去買車，先在網上進行了詳細的對比，然後去4S店進行現場考察，最後在心裡形成了一個大致的排序，這應該是比較正常的思維。公司採購同樣如此，需求部門進行了充分的市場調研，然後看重了其中的一兩家，同樣也是比較正常的思維。
最後，只要不涉及利益關係，需求部門有意向供應商不是壞事，但如果在操作過程中，採購人員發現了一些端倪，一定要把握原則，堅決制止。
三、 讓需求部門知道你是在幫他而不是在難為他
沒有人喜歡被改變和拒絕，包括需求部門。需求部門認認真真寫出來的技術規範書有問題，怎麼辦？打回重寫這是必須的。但如何做是關鍵。
首先，多講講小龍女和小籠包的事兒。心目中的小龍女是什麼樣子的，一定要把每個細節描述清楚，有沒有酒窩，大酒窩還是小酒窩，甚至酒窩的位置都很影響小龍女的美貌，如果沒有把心目中的小龍女描述清楚，最終真的會變成小籠包。因為小龍女很少見，小籠包滿大街都是，供應商肯定會提供最好找，最便宜的。
其次，幫助需求部門對小龍女進行畫像。需求部門買東西的次數肯定沒有採購員做採購活動的次數多。需求部門不知道如何描述才精準無歧義，不知道什麼樣的腿才是美腿，不知道既要要求美腿的長度，還要要求美腿和身體的比例。採購人員要利用自己的經驗和專業技能幫助需求部門去撰寫技術規範書。
最後，開個模，方便以後用。每次都很細緻的去幫助那是不可能的，大家都沒這麼多的時間和耐心，跟需求部門一定製定出美女的各項主要比例和要求，以後再要各種小龍女的時候，按照這個要求進行搭建和調整，事半功倍。
不要直接拒絕，仔細傾聽需求部門的訴求，提供滿足訴求的可行的解決方案和改進建議，幫助他一起改正，共同成長，讓需求部門意識到你所做的一切都是為他著想的。
四、 懂得換位思考，需求部門也很難
每個有報酬的勞動，都是有付出作為支持的，在服務行業有句話「我們的收入至少有30%是我們受到屈辱換來的」，雖然有些誇張，但道理確實如此。所以，大家都很難，採購部門很難，需求部門同樣也不容易，大家各有各的難處。
技術規範書寫不清楚，是因為他的客戶都不知道自己要什麼；逼著採購部門加班加點，是因為客戶說如果不能按時交付，合同就不籤了；標準設置的有傾向性是因為客戶讓的，但還不給任何書面說明；採購需求改來改去，是因為……。這裡面的「客戶」只是個代名詞，其實可能是任何人，作為採購人員應該能理解我這句話的意思。
五、 多了解需求部門的業務，不要被認為「因為你不懂，所以你才拒絕我的需求」
採購人員不需要精通需求部門的業務，但至少需要達到「我懂你」的程度。與需求部門交流的時候，明白他們說的是什麼，不要讓人家有種對牛彈琴的感覺；看到需求部門的簡要技術需求介紹，能夠基本判斷出他們想要的到底是什麼東西；看到需求部門設定的有傾向性的指標，知道是需求部門的根本訴求是什麼，想出合法合理的方式幫助需求部門達到合理目的。培養需求部門一旦遇到問題，就請你幫忙出對策想辦法的習慣。你越懂他，他就越依賴你。
六、 要意識到規章制度是用來處理原則與例外之間的學問，讓制度服務企業發展
法律的本質是什麼？最近參加培訓，聽到了一種說法「法律是處理原則與例外之間的學問」，仔細想想說的太有道理了。對於公司制度同樣可以參考這個思路。在規定什麼事兒能做，什麼事兒不能做的同時，充分考慮企業發展和運營過程中可能出現的各種例外情況，對例外情況予以重新評定，對於符合公司發展需要的違反原則的例外情況進行特殊的規定。
舉個例子來說明：法律規定不允許闖紅燈，但是也有規定110、119和120車輛在執行任務的時候可以闖紅燈；法律規定依法必招的範圍是100、200和400，但也規定了什麼情況下即使達到了這些金額仍舊可以不用招標。
不允許闖紅燈以及依法必須招標的限額好設定，但例外情形就需要結合實際的情況進行設定了。如果現在除了110、119和120之外，國家又增加了一個同類用途的搶險救災車輛，那麼這類車輛是否可以闖紅燈？答案肯定是可以的。
所有的法律和制度都是根據相應單元短期內的情況制定的，並會根據其發展而不斷的進行更新迭代的，採購人員在制定規章制度時需要結合實際情況加以思考和辨別。
七、上面說了這麼多，我擔心會被誤解，還是要澄清一下：採購人員所有的考慮應是在不違法、不違規的情況下，應是為了公司發展的大局考慮，任何涉及利益問題的事宜都要堅決制止。採購人員要嚴格遵守職業操守，採購人員心裡要謹記你不僅是領導的下屬，還是公司的員工，一切都要為公司考慮；你不僅是公司的員工，還是一名採購職業的從業職者，一切都不能失了採購從業者的尊嚴和骨氣。