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話說，唐僧師徒幾人取經回來後，為了弘揚西方文化，創辦了零國度文化傳播有限公司。這天，唐老大為了提高公司形象，給八戒安排了個任務：「八戒，你用Word給每個員工製作一個工作證吧！」
八戒接了任務後，整個人心情不美麗了，碰巧悟空看到了，問到：「八戒，怎麼了？該不會又想去哪裡蹭美食了吧？」
「猴哥，你可猜錯了。剛才老大安排了個任務，讓我給公司所有員工製作一個工作證，你說這麼多人，我今天豈不是又得加班，哎……」
「嗨，我當是什麼大不了的事呢，你可以用郵件合併功能嘛，輕鬆搞定！」
八戒眼前一亮，急忙道「猴哥，什麼是郵件合併？我怎麼沒聽說過呢？」
「你這呆子！居然不知道郵件合併，讓俺老孫教教你。」
什麼是郵件合併？
既然是合併，那肯定至少是兩個東西，確切來說就是兩個文檔，一個主文檔（記錄固定內容，也就是項目的文檔），一個數據源文檔（記錄項目屬性值的文檔）。郵件合併，就是把數據源文檔中的屬性信息自動填入主文檔（這個過程稱為合併），批量生成可獨立使用的數據信息。
「猴哥，我沒聽懂呢！」
悟空拍了一下八戒的頭，「好，我給你舉個簡單的例子。」
主文檔好比我們的模板文檔（圖1），現在要把數據源文檔（圖2）中的數據依次應用到主文檔中，生成各個獨立使用的數據（圖3）。如果不會使用郵件合併功能，就只能手動依次粘貼，如果遇到大量的數據，那麼既繁瑣，還容易將數據粘貼錯誤，而郵件合併功能就是將這個手動過程變成自動化過程，不僅效率高，還零錯誤。
圖1 主文檔
圖2 數據源文檔
圖3 使用數據源文檔中的數據
「那為什麼叫郵件合併不叫數據合併呢？」
「這——」
悟空沒想到八戒問這個問題，搔搔腦袋，也不知道怎麼回答八戒，就佯怒又拍了八戒一下。
「你管它叫什麼！別人高興叫郵件合併，你怎麼的？」
是的，管它叫什麼，或許就是微軟那幫人正在發郵件時想到這個功能的，所以就叫郵件合併。
八戒感到委屈，「猴哥，說了半天，那最終我要怎麼做這些工作證呀！」
「簡單，我下面就教你具體做！」
製作員工工作證
悟空：八戒，看好了啊，我們先使用Word分別創建一個主文檔（圖4）和數據源（圖5）。
圖4 主文檔
圖5 數據源
八戒：猴哥，接下來我們要做什麼呢？
悟空：當然是建立主文檔與數據源之間的關聯了，看好了。
① 在主文檔「員工工作證.docx」中，單擊「郵件」標籤切換到「郵件」選項卡，在「開始郵件合併」選項組中單擊「開始郵件合併」按鈕，在彈出的下拉列表中選擇郵件合併的文檔類型，這裡選擇「信函」，如圖6所示。
圖6 選擇郵件合併的文檔類型
② 在「開始郵件合併」選項組中單擊「選擇收件人」按鈕，在彈出的下拉列表中單擊「使用現有列表」選項（圖7），在彈出的「選擇數據源」對話框中找到並選中之前製作的數據源，然後單擊「打開」按鈕（圖8）。
圖7 選擇收件人
圖8 選擇數據源文件
悟空：八戒，此時，我們就建立好了主文檔與數據源的關聯了，接下來我們就要插入合併域嘍。
① 在主文檔「員工工作證.docx」中，依然在「郵件」選項卡中進行操作。選中「照片」二字，在「編寫和插入域」選項組中，單擊「插入合併域」下拉按鈕，在彈出的下拉列表中單擊「照片」選項，如圖9所示。
圖9 插入「照片」域
② 插入的「照片」域將替代文字「照片」。將光標插入點定位到要插入姓名的位置，單擊「插入合併域」下拉按鈕，在彈出的下拉列表中單擊「姓名」選項，如圖10所示。
圖10 插入「姓名」域
③ 參照上述方式，在其他位置插入相應的域，完成後的效果如圖11所示。
圖11 插入合併域後的效果
八戒：猴哥猴哥，這下是不是就可以生成合併文檔了。
悟空：是的，激動人心的時刻到了，我們一起來見證郵件合併帶來的成果吧！
① 在主文檔「員工工作證.docx」中，依然在「郵件」選項卡中進行操作。在「完成」選項組中單擊「完成並合併」按鈕，在彈出的下拉列表中單擊「編輯單個文檔」選項，如圖13所示。
圖13 執行合併操作
② 彈出「合併到新文檔」對話框，單擊「全部」單選按鈕，然後單擊【確定】按鈕，如圖14所示。
圖14 選擇合併記錄
③ Word將新建一個文檔顯示合併記錄，這些合併記錄分別獨自佔用一頁，如圖15所示為第1頁和第2頁的合併記錄，顯示了其中兩位員工的工作證。
圖15 工作證效果圖
八戒：耶，搞定了！猴哥，太感謝你了，不然今天還得加班呢！走，猴哥，請你吃人生果去。
悟空：哈哈哈，得了，我還不知道你這呆子——吃你一頓，後面肯定事不少。為了你少來煩我，俺老孫再把郵件合併的一些相關知識一併告訴你。
郵件合併相關知識
1. 合併5步曲
悟空：八戒，你在使用郵件合併功能批量製作文檔時，始終要記住並遵守5步曲，如圖16所示。
圖16 郵件合併5步曲
八戒：太感謝猴哥了，你這樣一說，我的思路清晰了很多。
悟空：簡單吧！萬變不離其中，只要牢記5步曲，你就可以通過郵件合併功能批量製作許多文檔，比如說工資條、名片、錄用通知書、獎狀、準考證、資格證書、請柬、邀請函等。
2. 郵件合併的文檔類型
八戒：猴哥，我們之前在製作工作證的時候，有一步操作中選擇了郵件合併的文檔類型，為什麼要進行這個操作呢？
悟空：是這樣的，Word為郵件合併提供了6種文檔類型，分別是信函、電子郵件、信封、標籤、目錄和普通Word文檔，你可以根據自己的實際需要選擇文檔類型。如表1所示，列出了各種類型文檔的詳細說明。
表1 郵件合併的文檔類型
八戒：恩，明白了。
3. 郵件合併的數據源類型
八戒：猴哥猴哥，之前我們準備的數據源文檔是Excel文件，是不是只能用Excel製作數據源文檔呢？
悟空：不一定，數據源的文檔類型有很多種，如Word文檔、Excel文件、文本文件、Access數據、Outlook聯繫人等。一般來說，使用得比較多的數據源是Word文檔、Excel文件和文本文件。其中，Excel文件是最常用的數據源，如圖17所示Excel數據源的示例，第一行包含用於描述各列數據的標題，其下的每一行包含數據記錄；其次呢，Word文檔數據源與Excel相似，只需要在Word文檔中創建一個表格即可，如圖18所示為Word文檔數據源的示例；如果要使用文本文件作為數據源，則要求各條記錄之間，以及每條記錄中的各項數據之間必須分別使用相同的符號分隔，如圖19所示為文本文件數據源的示例。
圖17 Excel數據源
圖18 Word文檔數據源
圖19 文本文件數據源
八戒：實在太感謝猴哥的分享了，老豬今天收穫頗多，改天一定請吃大餐。
悟空：八戒，算了吧，俺老孫還不知道你，你可不是請吃大餐的主啊，哈哈哈！
八戒：……
八戒瘋狂秒變
自從八戒學會了郵件合併功能，就「走火入魔」了，又開始製作起了其他文檔。
1. 製作名片
八戒使用郵件合併功能製作了員工名片，圖20、圖21、圖22分別為主文檔，數據源，合併效果。
圖20 主文檔
圖21 數據源
圖22 名片效果
2. 製作工資條
隨著技能的嫻熟，八戒又製作了工資條。圖23、圖24、圖25分別為主文檔，數據源，合併效果。
圖23 主文檔
圖24 數據源
圖25 工資條效果
八戒：猴哥，我在使用郵件合併功能製作工資條時，合併數據後，金額中產生了很多位的小數，這有辦法解決嗎？
悟空：這個要通過域代碼解決，關於域的相關知識，下次有機會了再告訴你吧，今天就先告訴你通過域代碼解決小數問題。
① 在合併郵件過程中，在主文檔「工資條.docx」中插入合併域後，右擊需要調整的合併域，如「考勤扣款」，在彈出的快捷菜單中單擊「切換域代碼」命令，如圖26所示。
圖26 切換域代碼
② 「考勤扣款」合併域將顯示為域代碼，如圖27所示。
圖27 顯示的域代碼
③ 在域代碼的結尾輸入「\# 0.0」，表示將數字保留1位小數，如圖28所示。
圖28 調整域代碼
④ 用同樣的方法，對其他需要設置的合併域進行調整，如圖29所示。
圖29 完成域代碼的調整
⑤ 完成調整後，依次將光標定位到各個域代碼內，按下「F9」鍵，將自動更新域並隱藏域代碼，效果如圖30所示。
圖30 更新並隱藏域代碼
⑥ 通過上述域代碼的設置後，就可以生成合併文檔了，此時「考勤扣款」和「實發工資」的數據將只有1位小數了，效果如圖31所示。
圖31 調整小數位數後的效果
八戒：猴哥，我太崇拜你了！
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