高效時間管理技術:馬斯克、蓋茨都在用的「時間保護」

地球上一些最高效的人非常信賴一種技巧，它的名字叫做時間保護（time blocking），以下是它的使用手冊。

譯 |boxi

來源 |神譯局

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編者按：時間是對所有人最公平的資源，也是最容易拉開差距的資源。無論是馬斯克、比爾·蓋茨還是卡爾·紐波特，這些人對時間的利用幾乎都到了極致的地步。但是他們究竟是怎麼利用時間的呢？Dan Silvestre進行了全面的總結和概括，這就是時間保護法（Time Blocking）。本文可幫助你高效地進行時間管理。原文發表在Medium上，標題是：Time Blocking: How to Get The Most Out of Your Schedule

劃重點：

時間保護是一種為日程安排裡面的任務創造時間的方法。把每一天分成幾個區塊，然後給每個區塊分配任務。

時間保護可以防止拖延，提高注意力並避免分心。

通過將批處理與時間分塊相結合，繁瑣的任務會變得更加高效。

如何開始時間保護：

確定你的目標，優先事項以及應盡義務

為你的分塊計劃創建一個空白模板

把固定任務和應盡義務填入相應的塊

為需要集中注意力的工作創建時間塊

為簡單的重複性任務和外出辦事創建時間塊

每周進行一次回顧，評估進展情況，做好下周計劃

關於時間分保護的提示：

要遵守日程安排

針對困難任務運營間隔計時器，並定期休息

規劃「主題日」，集中批處理性質類似的工作，提高效率和專注度

建立例程，養成良好的生活習慣

享受樂趣無需過度計劃

靈活運用時間分塊——把日程安排當作目標和指南

一開始不要灰心，這需要練習

最好的時間保護app：

Tick Premium —建立時間分塊的日程安排，利用其內置的間隔計時器

Planway —把Trello 任務管理與分塊日程安排結合起來

SkedPal —通過估計任務時長，輸入優先級自動進行時間分塊

HourStack —跟蹤你在任務上面所消耗的時間，以你時間預估能力的高低

你聽說過埃隆· 馬斯克（Elon Musk），比爾·蓋茨（Bill Gates）或卡爾·紐波特（Cal Newport）的大名嗎？

是的——他們全都是時間保護的使用者。而且他們之所以這麼做並不是因為他們喜歡給自己的子彈日記著色，而是為了榨乾自己每一天的時間。

時間保護很簡單，而且很有效。我會告訴你該怎麼做。

那麼，我們就來看看下面的這些聽起來是不是似曾相識：

你有太多的事情要做，你的待辦事宜清單列表永遠不會縮短。你有一大堆的工作、業餘項目以及個人生活要應對。那些事情都需要你騰出更多的時間。你想給它們騰出更多的時間。

只要你開始處理待辦事宜清單時，就會有事情出現。有個重要的電子郵件需要回復。突然說要開會。或者你的電話響了。

現在看來這似乎已經變成常態——這只是生活在一個繁忙的世界當中需要承受的一部分。

把事兒幹完很難。

不過，我這兒有一些消息。

僅僅列出要做的事情，然後拼命幹完是不夠的。這並不能讓你的日常形成條理或者做出常規安排。待辦事項清單沒法幫助你集中精力。

你需要引入一個重要的元素：時間。

任務需要跟時間關聯起來。你必須想清楚如何完成一項任務，需要花費多長時間。

聽起來很簡單，而且確實如此。但這同時也是非常強大的。想像一下如果你能夠確切知道自己本周將完成哪些任務的話會怎樣？除此之外，你還可以處理電子郵件，外出辦事，過社交生活以及更健康的生活。

好吧，時間保護就是為了幫助你完成這些事兒的。它可以讓你像嘗試其他任何事情一樣控制自己的生活。

什麼是時間保護（time blocking）？

時間保護是一種結合了任務管理和日程安排的管理方法。你會把自己每天的時間分成 「時間塊」，給每一塊時間分配要關注的任務。每一項任務都有適合去做的時間盒子，在那段時間裡，你只能做一件事情，不能被任何其他事情打斷。

有了時間塊，你的日程表將會被全部塞滿。工作任務，社交活動以及休息都有了計劃以及優先級別。

通過時間保護，你不僅可以處理大量的任務，還可以對一天當中要實現的目標進行規劃。它還會迫使你要弄清楚自己的時間該如何度過。

跟無休止的待辦事宜清單相比，時間保護法更強大且效率更高。

怎麼講？

因為時間保護是主動的。你可以控制任務，而不是對外部的要求做出反應。時間保護強制進行優先級排序。它創造了組織。

聽起來很嚇人嗎？好吧，這其實很常見，而且超級簡單。

我可以告訴你我是怎麼意外嘗試到這種辦法的。

我是怎麼發現時間保護的

我跟時間保護的第一次邂逅是在無意識的情況下發生的。有一天，我的經理打電話叫我開會，說要討論我的日程安排。

他說，我每周必須抽出2小時，在那段時間內我什麼事情都不要做，就做一件事：考慮提高我們利潤率的方法。這段時間我可以用來進行研究，但是不能做任何其他工作，而且必須在我的帶薪工作時間內進行。

這一實踐成否與否並不是取決於我在這2個小時內完成了多少任務。相反，我們只看結果。

猜猜結果如何：我們的利潤增加了很多。而且那些讓我分心任務依然做完了。

那個經理已經注意到我每天總是會被意料之外的問題打擾。這是工作的一部分，我必須處理出現的一切問題。

但我最終的目標是增加利潤。我不能夠因為自己很忙就忽視它。

我的日程安排裡面必須優先考慮優先事項——無論那是什麼。

因此，我弄清楚了這個想法的強大。我總是注意到這種做法的好處有越來越多的好處——多到足以讓我對其他事情也做出這樣的安排。

我想你很快就會同意我的這種看法。

為什麼時間保護能見效？

你可能已經嘗試過時間保護——只是自己都沒意識到。在開始想到這屬於一種方法之前，我就曾利用兩次會議之間的時間來嘗試完成一些任務。

當我還是學生的時候，我在空閒的時間間隙去報名參加一些課程。我會用那些時間來專心寫作業。

讓我們看一下那些時間保護的踐行者都發現了什麼。

時間保護劃定了截止期限

任務這東西往往會這樣，你給它留多少時間，它就會佔用你多少時間。這就是帕金森定律，這很關鍵。

如果我給自己一周的時間來寫這篇文章，那我就會花這麼長的時間。真的，很容易就能拖這麼久。效率能高5倍嗎？這段時間能不能比寫完這篇以及另4篇文章提供更多的價值呢？

也許不能。

當我們限制完成任務所需的時間時，我們就會變得更高效。我們可以完成更多的事情，而結果也會一樣好——哪怕不是更好。

時間保護可防止拖延

萬事開頭難。光是知道從什麼地方開始就很難。如果一天當中有很多事情要做的話，那就更糟了。

你可以通過設計分塊化的日程安排來弄清楚如何不再拖延。

你不用去關心首先要做什麼。除了時鐘上的時間以及計劃要做的任務之外，這個方程式裡面再無其他要素。

時間保護可以幫助你專注於艱巨的任務

時間保護不僅跟你在任何給定時間做什麼事情有關。也跟不做什麼事情有關。

到了要幹艱巨的需要專注的工作時，沒有人想要被打擾。多任務處理是沒用的。

討厭的麻煩（比方說電子郵件和社交媒體）會有自己的時間盒子。而且只能被限制在那些盒子裡面，不可越雷池半步。

這是改善注意力和完成深度工作的最佳方法之一。

時間保護可令小型任務更加高效

能更好地專注於重要工作並避免分心有著對立的另一面。你在做乏味的，分散注意力的工作（也稱為「浮淺工作」）時會更有效率。

這可以通過結合以下技術來實現的：時間保護+批處理。

如果你把檢查電子郵件限制為每天一次（甚至每周一次），那麼你就在進行批處理。當你坐下來專注於集中處理電子郵件時，就可以節省大量時間。

你不再頻繁地在一個個app或者窗口間點進點出。

你再也不必回過頭回憶自己要幹什麼。

你變得更有效率。

分塊安排樹立了責任

一旦開始時間保護安排，你就會知道自己的一天是如何度過的。你可能會遇到挑戰，但這樣才能得到最大的收穫。

你要對這些分塊以及如何填充這些時間負責。類似「我只是沒有時間去鍛鍊身體和合理飲食罷了」這樣的藉口不再有了。

而是變成了：

「我還沒有決定抽出時間去鍛鍊以及合理飲食。」

這對我來說真的很重要。

這能夠讓你控制好自己的時間以及與之相關的一切。

如何進行時間保護？

一個例子

人人都應該進行時間保護。但是，我們要實現的目標各不相同。

這意味著每個人實際的執行都不一樣。以下是時間保護的6個步驟：

步驟1：確定目標，優先事項以及應盡義務

從現在開始，我們將為你的優先事項騰出時間，然後完成工作。

為此，你需要了解自己要實現的目標。考慮自己需要騰出多少時間跟家人呆在一起。確定你對自己理想未來的願景。

如果你還沒有制定自己的個人目標和職業目標，請先看看我對這兩個的指南。

你首先需要定好目標，這樣才你可以確定任務和活動的優先級。

從長期目標出發，制定要追求的短期目標。理想情況下，你需要的是在6個月內可以實現的目標。

針對每個目標，你需要提出下周要完成的任務。這些任務會跟你的所有其他活動一起安排。

步驟2：為你的時間塊安排創建空白模板

最好有一個把一天分解成幾個小時的布局。在可能的情況下我喜歡把時間儘可能分解成2小時一段，但是很多任務並不需要那麼長的時間。

你可以根據需要再把時間塊按照任務分得更精細一些（比方說會議從11.15開始在11.45結束）。

我自己會利用數字日曆進行日程安排，但是用筆和紙也一樣嫩做到。在文末我會提供一些有用的應用。

我建議你用顏色突出顯示來自不同類別的任務。比方說：

工作任務：藍色

社會活動：黃色

個人管理：橙色

健康鍛鍊：綠色

我們會在下一步開始添加任務。利用顏色顯示每個類別可以讓你清楚地看出自己的時間都花在了什麼地方。

步驟3：填入固定的任務和個人活動

把你沒法挪動或者變更的任務填入適當的時間塊。這包括家庭接送，上班通勤以及你沒法控制的定期舉行的會議等。還要為運動，飲食和休息做好規劃。

你還應該建立自己的早上和晚上例程，並安排相應的時間塊。

通過給這一階段的個人生活安排好時間盒子，你就可以為自己的工作構建一個合適的框架。

我發現最好是獻給健康和家庭安排好時間盒子，絕對的。畢竟，從長遠來看，這些都是沒有商量餘地的。如果你需要更多時間來完成工作，可以進行調整並做出一些犧牲。

步驟4：為重點工作創建時間盒子

寫作和編輯需要我全神貫注。因此，我把一天當中效率最高的時間段分配給了它們。對我來說，那是清晨的時間。

如果你更喜歡分散強烈的注意力，可以多建立幾個時間盒子。把效率爆棚的時間騰出來。

確保你騰出來的時間不會受到打擾。

步驟5：為重複、簡單的任務和差事安排好時間塊

一旦你把最高效的時間段都安排好了之後，就可以把其他的時間塊分配給所有其他事情了。這些事情也要做，但不是優先事項。它們通常是「被動式」任務——一般是服務於其他人及其生產效率的需求。

對於大多數人來說，這類事情一般是電子郵件，電話和會議。它們會偷偷溜進來，妨礙你專注於最重要的事情。

但是：

這些仍然需要你去完成。

處理這些問題的最佳方法是批處理。積累到一定程度之後一起做完。如果可以稍後處理的話，請將它們放在一起，在自己效率比較低的時候去做。

我喜歡在下午做對時間不敏感的那些事情。理想情況下，我會在每周的下半周做。這包括跑差事和去超市購物。

我寧願把一整天都浪費在繁瑣簡單的事務上，也不願讓這些事情隔三岔五地幹擾我。

還有，要記住，你是沒法控制住一切的。

在你的工作系統內盡你所能即可。

一旦按照這樣執行之後，你的一周應該看起來會排得滿滿當當的。實際上——你也需要這樣。不要留下任何間隙。

如果你還有剩餘時間，你得決定作何處理。這是這種時間組織方式最好的部分了。

步驟6：每周一次回顧，對其進行評估和計劃

到了這一階段，你已準備好按照自己的日程安排去執行了。在一周結束的時候，你需要坐下來看看事情的進展情況——在每周回顧當中進行。

我的每周回顧也許是一周當中最重要的兩個小時。

為了讓你的時間保護見效，你必須給分塊這項任務投入時間。別人的分塊結構你是抄不來的，因為他們的任務跟你我的不一樣。

你的分塊必須適應你的生活。以及你的任務。

所以：

我在每周回顧當中，會對日程安排的每一個時間盒子都進行審查。我會檢查自己是否完成了分配的任務。任何沒做完的事情都會進入到下一周的待辦事宜清單。

重要的是要弄清楚自己是否誤判了任務所需的時間，還是說執行過程中分心了，還是有其他的原因。

不要害怕對時間保護進行調整。找出最適合你的時間保護方法。

一旦對進度進行回顧之後，再看看下周需要執行的任務是什麼。看看它們是否符合你的目標。然後把事情分配到下周的分塊模板。

檢查一下每一個項目是不是都照顧到了，為不可迴避的任務騰出時間，同時要關心自己的健康。

整個步驟這樣就全部做完了。當然，人生的道路是永無止境的。

總會有需要改進的地方，新的一周總在路上。

這其實很好——這意味著這是一項你需要終其一生不斷完善並從中受益的工具。

改善時間保護工作的4條提示

我會讓這些步驟保持簡單——這樣就可以馬上對時間機械能分塊。

不過，這確實需要一點學習。為此我會給大家介紹一些有用的技巧。

1.遵守日程安排

你必須嚴格遵守這些時間保護安排，同時要給自己指定完成任務的截止期限。

當時間表說停止時——你就得放下。

一旦開始破例，哪怕很少的破例，好處很快就會喪失。

如果你還沒有完成任務，記住進度以便在下次完成。你應該不想啟動會破壞掉一整天的連鎖反應吧。

剛開始的時候對完成任務所需時間估計得保守一點是很好的。與跟頻繁未能按預期完成相比，提前完成某件事會讓你感覺更好。

2.利用好間隔，注意休息

當我將時間塊分成若干間隔時，我的注意力會最集中。在一段時間內，我會忽略當前要做的任務以外的所有內容，然後稍事休息。

這就是番茄工作法。

比方說，我的大部分工作區塊都是2小時。那麼，你可能需要工作25分鐘，然後休息5分鐘。如此在2小時內重複四次。

如果對這種安排感到困難或覺得沮喪，可以縮短一下工作間隔。

經過幾個周期後，可以為進餐和休息規劃更長的時間。

這一技術可幫助你維繫在整個時間盒子內的工作狀態。這也意味著每個工作間隔都會以休息時間作為結束——所以你可以很順利地在任務之間進行切換。

3.給每天建立「主題」

我們已經討論過批處理。好吧，這是一種可進一步推進這一想法的時間管理技巧。

給相似且相關的任務安排集中的處理時間（1天或者幾天）。通過進入相關任務和活動的心流，你更有可能實現深度工作。

而且，通過用一整天的時間對容易分心的簡單任務進行批處理，就可以讓它們遠離你的那些需要集中注意力的工作。

比方說：

我知道有些作家會花一天的時間對自己的所有文章進行研究。然後他們每周用兩天的時間來寫文章草稿。第四天，他們會對自己編寫的所有內容進行編輯。然後在第5天，他們會對所有的外出辦事，電子郵件，電話和購物進行批處理。

每天都有一個主題，當天要做的所有任務都類似。

你也可以對自己的生活做出這種嘗試。如果你每周有兩天的空閒時間，其中一天可以以娛樂和嘗試新事物作為主題。另一天的主題可以是休息和組織。

採取這種方法你的大腦肯定會一片混亂，因此可以考慮採用主題加以管理。

4.建立例程

最後一個技巧是要盡一切可能建立起例程。總會有你沒法控制的承諾。每一個星期都會有所不同。

沒關係。但是，如果你建立起一致的分塊結構的話，你就能夠更快地收穫好處。養成良好的習慣是真正的高效技巧。好的習慣完全來自於始終如一地選擇正確的行為。

哪怕一天你沒法控制中間那段時間，但早上和晚上卻是你可以去設計的。

創造一致，養成紀律。我發誓，你會感謝我的。

4需要避免的時間保護錯誤做法

到了此時，你可能已經非常興奮。我開始著手去做的時候就是這樣的。

在你進一步開展之前，需要避免一些常見的錯誤。

1.樂趣規划不來

對於很多人來說，給找樂子做好安排是自找沒趣的最好方法。我也曾經試過對娛樂活動進行規劃。

結果，就像我的工作一樣，「享受自己」變成了我必須完成的任務。

我仍然建議你得留出大量時間給一般性的娛樂和休息。僅此而已，沒有其他需要規劃的了。

到時候你自然會知道該怎麼去享受的。無論是選擇社交，還是躺在沙發上看電視。

你需要對停機時間充滿期待，而且要有隨意使用這段時間的自由。

2.不要太教條主義

想要做到完美幾乎是不可能的，這是時間保護的現實。

你可能聽說過埃隆· 馬斯克和比爾·蓋茨把自己的一天分成了5分鐘的片段。當然，你也可以把目標定到那麼精確。

但就個人而言，我從來沒有過過完美的一周。那兩位有沒有呢？我懷疑。總會有事情發生，事情總會有變化。這是不可避免的。

為變化做好準備，並保持靈活性。

你的日程安排是目標，是指南。你努力去掌控。但如果出現問題，不要驚慌，只需開始下一個時間塊即可。

一個好的解決方案是每周都留出一個時間塊，留給還沒做完的所有事情。如果你把計劃的所有事情都做完了，那就太好了。如果沒有，你還有一個備份來確保你在一周結束前完成所有的任務。

3.計劃要避免過細

剛開始的時候，你很難知道完成任務需要多長的時間。如果你只維護一張待辦事宜清單的話，那是不需要一直考慮該花費多長時間的。

你沒法一下子就掌握估算任務時間的方法。

所以：

如果你打算把每一項任務都安排妥當，放到相應的時間塊的話，到頭來的結果只會是錯誤判斷。

所以我才喜歡把時間塊的周期拉長。我有一個時間段以及一批待辦任務——這些事情一般需要2個小時來完成。我嘗試在這個時間間隔內完成所有的任務。如果完成不了，那我可以重新安排剩下的任務。我的一天還會繼續下去，無需任何擔心。

4.不要沮喪

這一點很重要，所以請聽好。

人生不如意者十有八九，事情不按計劃進行是難免的，所以請不要沮喪。我保證，通過對時間保護，你一定能獲得更好的結果，所以，一次的失敗，甚至整整一天的失敗也沒什麼大不了的。

這會發生在每個人身上。

而且你運用這種辦法的時間越長，效果就會越好。你預估任務所需要花費的時間越多，每周進行的回顧越多，進展就會越順利。

保持樂觀。

用於時間保護的4個最好的應用

簡單來說，時間保護就是任務管理和日程安排。有很多app可以同時做到這兩項。

我提供一些我認為可以幫助你構建自己的系統的。

1. TickTick Premium — 時間保護和間隔計時器

TickTick Premium整合了一些強大的優勢。你可以創建待辦事宜清單，並在日曆上為其分配時間段。不過，它還有一項功能也很酷：間隔計時器。

我在前面提到番茄工作法了，這種技巧可以幫助你在很長一段時間內保持專注。擁有一個不僅可以讓你進行日程安排而且還可以對實際工作進計時的app是非常方便的。

而且這款app適用所有流行的平臺。不過要注意的是，付費版才能使用日曆。

2. Planway——團隊日曆

這款app為配合任務管理app Trello 一起用的。如果你已經在用Trello 來管理任務，那這個就是創建分塊計劃的最簡單方法。

一旦這兩個app建立了連接之後，你就可以輕鬆地將任務拖到日程表上並對分塊進行組織。如果你有多個用戶按照同樣的日常安排工作的話，那麼這是一個不錯的選擇。

這款app還支持流行的數字日曆（Outlook，Google，iCloud ）。

如果你還沒用上Trello的話，建議你好好研究一下這個系統。

3. SkedPal——自動時間保護

SkedPal 可以提供強大的自動化功能。它可以把任務添加到你現有的數字日曆的分塊裡面。這款app甚至可以對你的優先事項做出解釋。

基本上你只需要用這款app創建一個待辦事宜清單，並給出期限和估計所需時間。

然後SkedPal 可以為你生成完整的分塊計劃。

你可以調整任何的無效內容。這款app還可以讓你把某些項目或工作類分配給指定的時間段型。

我喜歡這種時間保護的方式，因為這不需要花費太長時間進行設置。

4. HourStack —對時間保護進行時間跟蹤

大家在運用時間保護的時候遇到的挑戰之一便是估計任務時間。

HourStack可以讓你先建立計劃。然後，選擇要執行的任務，再啟動計時器即可。

當時間段用完之後，你可以將其標記為已完成或有待完成。

這種做法我很喜歡，原因有2點：

首先，這會迫使你積極地去思考時間。你得表明你正在開始某件事，以及這件事是否已經完成。

其次，它可以跟蹤你對任務時間估計的準確度。

通過這種方法，你很快就會知道這是不是你有待改進的地方。

哪怕從長期看你不喜歡做這類事情，但是一開始做一下這個也是個非常好的練習。

你的時間你來保護

時間保護之所以有效，是因為它把控制引入到你的生活。它可以對你做什麼以及什麼時候做進行管理。

始終要記住這一點。

你是掌控者。你決定進入那些時間段的是什麼。這是一種觀念上的轉變——不再讓外部力量來決定你的時間表。

所以，如果你覺得自己失去了對局面的控制的話，那就要做出改變。

不斷嘗試，反覆修正。

經過一些練習之後，你就會真正注意到這種做法的好處。然後，你就再也回不去了。

祝你好運。

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