我們一般習慣給每天的事務列清單，完成一件劃掉一件，但是整體的時間把握還是欠缺了點，如果用日曆安排好各個事務的具體時間表，則更加事半功倍。時間利用更高效。
我們的大腦在處理單一事務時最高效，所以在日曆上給每件事留恰當的時間，按照日曆去處理，保證那個時間段只考慮當前事務，讓大腦更高效，思維更清晰，工作更有成效。
另外可以利用日曆給一天的時間劃分成幾大塊。讓日曆板塊化，結構化。如早晨、上午、下午、晚上。這樣，可以做到分階段完成事務，減小相互影響。
如早晨規劃晨練、晨讀、早餐，這樣完成這些後，早晨板塊就告一段落。有了完美的開始，開啟美好的一天。再如，下午工作完成後，下班，下午這個時段的事務就告一段落，回家後就是生活事務，讓工作打結，不再影響自己的生活。
在具體時段內可以再根據事務的難易程度，時長進行調整，一般以半小時、1小時為一個事務的處理時長為宜。有些有難度的事務，可以再分解為多個階段或者多個小事務。中間根據事務用腦程度適當調整休息時間，一般5-10分鐘為宜，2小時後留出20分鐘休息，換換大腦，效果更好。
在用日曆安排事務時還應注意以下幾點：
日曆要能夠精確反應出自己的時間規劃，各個時間段的具體安排，什麼事務幾點開始處理等。
自己要花一定的時間去做日計劃，周計劃，對生活工作有所規劃和計劃。每天早晨可以在大腦裡想像一下這一天如何度過。
有些不緊急，但長期來說對我們有益的事情要分解規劃到日程中。如讀書提升自己。固定時間段去場地運動等。
當然日程也不宜安排太滿，要留有餘地，應對突發事務。
另外要每天給自己做總結，回顧反思，肯定成就，看到不足，不斷改進，做到每日有提升。