工作很忙、生活很亂、沒有閒暇時間?那是因為你不懂「外包思維」

2020-12-25 一語隨行

如果人生是一部戲,那麼我們每個人至少要演好八個角色——工作者、學習者、父母、兒女、休閒者、持家者、配偶、公民。一個人只有將這八種角色演好,才會感受到生活的平衡、精彩和幸福。

可遺憾的是,越來越職場人被996、007所捆綁,生活這部戲只剩下了工作者這一種角色。在所有人都忙得爆棚的今天,或許我們都在尋找一種方式,能讓自己從「忙碌」中解脫出來,讓自己能回歸平衡的生活,能演好人生的每一種角色。

那麼,有沒有方法讓工作和生活平衡?有沒有方法能讓自己擁有更多的閒暇時間?

答案是肯定的。

我的一個同學,上個月剛休完產假,重新回歸職場。俗話說「一孕傻三年」,我本以為她已經因為生孩子而「武功全廢」,甚至覺得我可能跟她再也沒有了共同話題。但讓我意外的是,她告訴我說,她通過了註冊會計師的考試。

我當時聽到這個消息,一陣膜拜,也甚是好奇她是怎麼做到的。因為絕大多數女性進入孕期後,就會逐漸放慢自己工作和學習的腳步,產假期間更是無暇顧及任何與孩子無關的事情,但她不僅順順利利的生了孩子,還順順利利的通過了註冊會計師的考試,可謂「生娃、進階兩不誤」。

她告訴我,她之所以能在孕期和產期保持「不掉線」,是因為她把生活上一些碎的事情,都交給別人去打理,這樣就確保她有更多時間和精力,用來複習備考。

在孕期,她把自己的身體營養、健康狀況等交給了專業的護理人員,她幾乎很少花時間自己抱著書本去讀什麼孕期百科之類的書,也很少在遇到問題時,去網上搜索答案,尋找相關資料,而是第一時間聯繫她的孕期護理師。休產假時,她專門請了育嬰師在家裡,幫她帶娃,並且教給她一些嬰兒護理的知識和技能,這就大大縮短了她自己摸索、嘗試的時間。

複習備考也不例外,雖然她本是會計專業出身,有一定的基礎,但為了在短時間內達成目標,她花了高價報名了最好的輔導班,有任何問題,隨時能找到老師問,而課堂上老師總結的一些方法、套路,非常受用,節省了很多自己啃書本的時間。

她的這段經歷在很大程度上鼓舞了我,顛覆了我對女性在孕期和產期的認識,但更為重要的是,她的成功讓我發現:一個人要想讓自己變得高效起來,擁有「外包思維」很重要。

那麼,什麼是「外包思維」?我們該如何將自己工作和生活「外包」?

一、「外包思維」的兩個重要原則

「外包」一詞產生於講究專業分工的20世紀末,它原本指的是企業為維持組織核心競爭力,且因組織人力資源不足的困境,將組織的非核心業務委託給外部的專業公司,以此降低運營成本,提高品質,集中人力資源,提高顧客滿意度。最常見的企業經營管理外包模式就是生產加工外包,也就是我們常說的「工廠代加工」。

其實,除了企業經營管理需要外包,我們個人的成長和發展同樣需要外包。因為我們在生活中需要扮演的角色很多,要演好每種角色,就必須花費一定的時間和精力,但人的時間和精力是有限的,凡事親力親為,就總會出現「心有餘而力不足」「時間不夠用」的感覺。

所以,在個人成長中,我們所需要的「外包」,就相當於給自己開個「外掛」,通過把不必要、不想處理的事情交給其他人來節省時間和精力成本,以投入更有意義的事情中。越能外包的人,越能讓自己開外掛,越能為自己開多條人生道路,越能提高工作效率和生活品質

簡而言之,只要做好外包工作,我們的工作和生活就會進入自動化編程,可以毫不費力地同時做好很多件的事情,實現工作和生活的平衡。

那麼,我們該如何進行「外包」?

在進行「外包」前,必須先建立「外包思維」,為自己找到行動的指南和標準。

1、明確「自己不做什麼」

比起「每天要做什麼」,「不用做什麼」的問題往往更難讓人回答。

每天一走進辦公室,可能滿腦子想得都是今天要做的工作;好不容易到了周末,可能滿腦子想得都是怎麼把時間「花到位」。

所以,對於絕大多數人來說,「不用做什麼」是一個從來都沒有仔細思考過的問題,但是要「外包」就必須先梳理自己不用做的事情。

如果你一時間想不出來有哪些「不用做的事」,那麼不妨先盤點自己日常花時間比較多的事情,然後看看這些事情,是不是必須親自上陣。如果不需要親自去做,那麼這些事情就可以列入「不用做」清單。

比如,很多女孩子都會陷入選衣服困難症,每天出門前要花很長時間配搭衣服,甚至還要經常上網看配搭技巧。其實,這就是一件典型的「不用做的事情」,因為只要你在買衣服時整套購買,並且把相應的配搭掛在一起,那麼在選衣服時,根本不需要花費太長的時間。

除此之外,你可以在每接到一項任務,或者準備做一件事情之前,先反覆問問自己:這件事是不是必須要做的事。如果能經過這樣的思考,那麼很多浪費時間且無用的事情,都會被自然過濾掉。

2、知悉「自己要做什麼」

明確了「不做什麼」之後,往往還不夠,因為「剩下的事情」對於你來說,可能還是太多。所以,在區分「哪些不做」之後,還要進一步對「要做的事情」進行分類。

一般情況下,「需要做的事情」可以分為三類:

(1)消耗型:耗費時間過多,但收益卻難以上升。比如整理資料、統計數據等;

(2)潛力型:未來可以持續升值的事情。比如業餘充電、練習某個技能等;

(3)綜合型:既可以訓練能力,又可以立刻帶來收益。比如業團隊、斜槓事業等。

在這些「要做的事情」中,綜合型是最為理想的,其次是潛力型。所以,不論在日常的工作中,還是生活中,要儘可能多做綜合型的事情,避免消耗型的事情,增加對潛力型事情的探索。

二、「外包」的兩個主要途徑

明確了「要做什麼」和「不做什麼」之後,就要開始尋找自己的「外包」對象。

一般而言,「外包」的對象有兩個:一是人,二是工具。

外包給人指的是把一些不需親力親為的事情,外包給特定的人。比如你最近需要租房子,那麼就可以把找房源外包給房屋中介人員;外包給工具指的是利用工具,幫自己減輕壓力、提高效率,比如熟練運用 EXCEL裡的各種公式,快速計算出想要的數據。

雖然「外包」的這兩個途徑聽起來很簡單,但實際操作時,仍然有一些需要注意的事項,否則可能會事倍功半。

1、找對人,才能辦好事

將自己「不用做的事情」外包給其他人,是很多人解放自己時間常用的方法,但要取得效果,必須建立在一個前提上,就是你找的這個人必須「靠譜」。

這裡的「靠譜」主要體現在三個方面:一是必須是和自己價值觀相符的人,避免產生意見分歧或矛盾;二是必須是自己熟悉的人,避免發生信任危機;三是必須專業的人,避免結果不理想。

你需要根據需要「外包」事項的特點,尋找到對應的人,這樣才能確保高效地達到目的。

比如,你想要快速了解金融行業,那麼就可以尋找在金融行業工作的同學或朋友,直接進行訪談,快速獲取想要的信息。再比如,你想要為公司製作宣傳視頻,那麼最高效的做法就是外包給專業的影視製作團隊。

2、用對工具,才能事倍功半

外包給別人的事情,通常是我們「不用做的事情」,對於我們需要做的事情,要提高效率,就必須要學會利用工具。這裡的工具指的是我們工作或生活所需,能夠幫助我們提高效率的工具。

比如,你做文案工作,每天都需要親自寫文章,如果想要提高效率,可以採取語音轉文稿的軟體,這樣可以大大提高你的寫文效率。再比如,你總是無法專注、無法讓自己注意力集中,那麼可以採用番茄工作法,下載一個相應的APP,利用這個工具幫助自己提高工作效率。

簡而言之,當遇到「不用做的事情」時,你需要學會外包給靠譜的人去做;當遇到「需要做的事情」時,你需要利用可以幫你提高效率的工具,輔助自己完成任務。

三、絕對不能「外包」的三件事

擁有外包思維,可以在很大程度上解放我們的時間,告別無意義的忙碌與低效率的勤奮,但工作和生活中,這

三件事情是絕對不能外包的。

1、上司交辦的工作和任務

工作中,如果遇到上司直接交辦給你工作或任務,最好不要推諉,或者委派給別人去做,哪怕是再簡單的小事。因為上司直接交辦給你任務,是基於對的信任,如果此時你將其外包給其他人,那麼無疑是在向上司表達,對你他的信任不屑一顧。

所以,在上司交辦給你崗位職責之外的工作時,千萬不要外包,哪怕時間再緊,也要親力親為,這是鞏固互信關係的關鍵時刻。

2、自我的學習與成長

或許你從小就聽過這樣一句話:學習不是給老師和家長學,而是給自己學。成年之後亦是如此,如果你總是認為學習和成長是給上司學、公司學、同事學,那麼往往就會偷懶、懈怠,甚至自欺欺人。

所以,對於一個想要在工作和生活中不斷進步的人來說,自我的學習和成長不能打折扣,更不能外包,而是要踏踏實實地一步一個腳印,學到真本事,練就真能力。

3、孩子的陪伴和教育

很多為人父母的職場人,因為工作忙碌,常常忽視對孩子的陪伴和教育,甚至錯誤的認為孩子的教育是老師的事情、學校的事情。但其實,孩子的成長只有一次,如果你因為當前工作的太忙,錯過了陪伴孩子一起成長,那麼一輩子可能就再也沒機會陪他長大。此外,孩子的教育不僅僅是學校的事,更是父母的事情,因為孩子的言行舉止,以及其價值觀的建立,都與父母有著密不可分的聯繫,如果你將孩子的教育完全外包給學校、老師,那麼必定會導致家庭教育的缺失,最終影響孩子的成長和發展。

所以,在為人父母之後,最好能多抽出一些時間陪伴孩子,並且注重對孩子的家庭教育,在孩子的成長階段,做一個稱職的父母。

總結

生活現代都市的我們,被忙碌的工作、激烈的競爭、快節奏的生活所包圍,但即便如此,我們的身邊總會有些看起來毫不費力的「聰明人」。其實,這些「聰明人」並沒有什麼分身術,他們只是擁有外包思維,能通過將不必要、不想處理的事情交給其他人的方式,為自己節省時間和精力成本,以更好地投入到有意義、有價值的事中。

如果你覺得自己當前工作很忙、生活很亂,根本沒有閒時間,那麼可能正是因為你還沒有建立起外包思維,沒有掌握外包的技術。所以,要想自己也成為毫不費力的「聰明人」,就要擁有外包思維,把不必要親力親為的事情,外包給專業的人、專業的工具,這樣才能讓自己工作更高效,生活更平衡。

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