組 長：蔡嘯泉
副組長：蔡斌（靈山）、蔡鴻震、諸位常務副會長
秘書處：蔡斌（靈山）、蔡永華、蔡可林
接待處： 蔡嘯泉 、蔡小海、蔡鴻震、蔡宏樓、蔡鎮宇、蔡正國、蔡愛彬
財務處：蔡斌（靈山）、蔡永華、蔡志富
後勤採購處：蔡斌（靈山）、蔡可林、蔡永華
禮品發放處：蔡愛彬、蔡杏花
車輛管理處：蔡小海、蔡鎮宇、蔡可林、蔡四軍、蔡定建
後勤協調處：蔡嘯泉 、蔡宏樓 、蔡開軍、蔡維民、蔡可林
外勤處：蔡愛彬、蔡紀民、蔡可林、蔡子豪、蔡定建、蔡四軍、蔡新國
運輸處：蔡斌（靈山）、蔡雨軍、蔡永華、蔡可林
攝像：蔡慶國
副會長以上人員未立全部，排名不分先後。
二、各分組人員分工、職責、任務及完成時限
1、秘書處：蔡斌（靈山）總負責，蔡永華13815891326、蔡可林15062210977 協辦，協調各部門工作。
2、宣傳處：蔡可林15062210977負責：歡迎標語電子屏（二零一八年蔡氏清明祭祖大典、熱烈歡迎世界蔡氏宗親回鄉祭祖），海報，導視標語，捐款捐物光榮榜等事項。
3、接待處：（鵬宇賓館主會場）共分10組：
1組、蔡鴻震17310572884負責接待：山東、河北、遼林、吉林、黑龍江、北京、天津六省兩市宗親的酒店住宿安排，服務人員自理。
2組、蔡宏樓13886085555負責接待：雲南、貴州、寧廈、甘肅、四省宗親的酒店住宿安排，服務人員自理。
3組、蔡維民13705243535、蔡登祥 負責接待：廣東、廣西兩省宗親的酒店住宿安排。
4組、蔡定建13395232777、蔡四軍 負責接待：江西、山西、河南三省宗親的酒店住宿安排。
5組、蔡明坡13805221866、蔡用祥、蔡登斌 負責接待：浙江、陝西省宗親的酒店住宿安排。
6組、蔡佩澤13357843961、蔡輝、蔡裕柱、蔡銘 負責接待：江蘇省宗親的酒店住宿安排。
7組、蔡志富15005109368、蔡增權 負責接待：上海、安徽宗親的酒店住宿安排。
8組、蔡兆友18360029916、蔡士宏、蔡士前 負責接待：四川、重慶、湖南兩省一市宗親的酒店住宿安排。
9組、蔡正國13685234543、蔡子明、蔡新華 負責接待：福建省、臺灣省、及海外宗親的酒店住宿安排。
10組、蔡紀民13805270566、蔡慶國 負責接待：湖北省、海南省宗親的酒店住宿安排。
以上工作人員必須在3月26號上午到達上蔡，住宿人員憑會務費收據去酒店自行登記付押金拿房卡，財務處只負責支付一晚的房費，因上蔡住宿條件的限制各酒店每個標間住2個人，大床房也是2個人，有特殊要求的宗親自理房費差。
4、報到處兼財務處（鵬宇賓館主會場）：蔡永華13815891326總負責，蔡志富15005109368協助，工作人員10名每2人一組分五組，蔡永華負責外圍引導，負責來賓登記籤到，會務費收取、開據收據，發放胸卡（就餐卡）。開票人員必須在3月27號上午到達。財務處還要負責收取花籃和添墳的費用，向各地宗親會會長收取，還要收:外省各宗親會增加的著主祭服的主祭人員的費用。各項收費任務在3月28日晚6點前務必完成。
（收費標準：會務費每人500元，江蘇省內提前到達上蔡並參加服務工作的宗親每人收取會務費500元，提前到達上蔡確不參加服務工作的宗親多一天多收100元，外省27號到達上蔡的宗親每人收會務費600元，花籃每個收費300元一個，添墳外省宗宗每人收費100元，外省市捐款達2000元以上者可穿漢服參加主祭先捐到者得），負責各省宗親接待安排酒店的工作人員（付會長、常務付會長）請務必跟酒店溝通協調好：江蘇省蔡氏文化研究總會只負責到29號中午的住宿費，超出時間自行負責，屆時各負責人向蔡永華匯報入住酒店房間數最後由財務處轉帳打款給各酒店統一結帳。
5、 後勤處：蔡斌（靈山）總負責，蔡雨軍、蔡永華、蔡愛彬、蔡可林 協辦，祭祖所用全部物品（含儀仗用品，彩旗，祭品、等的購買定製），禮品，工作人員若干，物品和人員必須在3月26號到達上蔡。
6、 禮品發放處（包括主祭服）：蔡愛彬 總負責，蔡杏花協辦、工作人員若干，憑財務處會務費收據一人一份，人員必須在3月26號上午到達，3月28號晚6點前結束。禮品必須在3月1號前交到秘書處。主祭服按名單發放。
7、車輛管理處：蔡小海 總負責，蔡鎮宇、蔡愛彬協辦、工作人員若干，同時在上蔡當地租用一輛大巴配合，負責駐馬店高鐵站的接車，其他地方由各地宗親自行安排。每一個酒店安排一輛大巴負責接送至會場陵園。3月29號上午賓館集合處組織大巴前往叔度公陵園，再返仲公陵園，車號安排（每輛車前後各貼蔡字標籤和車號），引導各車輛停放等相關事宜，人員必須在3月26號到達上蔡。
8、後勤協調處：蔡嘯泉總負責， 蔡鎮宇、蔡可林 、蔡永華 協助，負責賓館預訂、會場預訂、大巴車輛預訂、禮儀公司洽談、迎賓羅鼓樂隊、拱門、汽球、花籃等各項事宜，人員必須在2月1號前往上蔡洽談先期事宜。
9、外勤處：蔡維民 總負責，蔡開軍、 蔡紀民、蔡愛彬協助，負責安全保衛工作及安保人員方面和上蔡方面的對接，應對一切突發事情的發生，人員必須在3月26號到達上蔡。
10、運輸處：由 蔡雨軍、蔡永華負責車輛安排從南京出發必須在3月26號到達上蔡。祭祖所用的物品（儀仗用品，畫像禮品、綬帶、蔡字旗、紅旗、胸牌）
11、攝像：由蔡慶國總負責。
12、陵園現場彩排：由蔡嘯泉總負責、蔡雨軍、蔡可林、蔡慶國協助，配合禮儀公司28號在陵園內的各種儀式的彩排，同時要擺放好各種物品（彩旗、蔡字龍旗、祭品、拜墊、地貼等），3月28號完畢。
13、後勤保障：叔度公陵園祭拜完畢後現場務必要留20人收各種旗幟和儀仗。此類人員27號晚再定。
三、活動安排（負責人及完成時限）
1、迎賓會議：前1號至10號桌全部預留，其他宗親按11號往後對桌號入坐3月28號晚6點開始，發言嘉賓每人限五分鐘。主持人：蔡軍（南京）、蔡亞戰（南京）、蔡亞芳（常州）、蔡 （南通）。會議在7點30分結束，8點整晚宴開始。現場總負責：蔡嘯泉（晚宴程序的安排：歡迎詞，宴會開始，文藝節目，宴會結束、主持人的主持稿），蔡鴻震、蔡小海、蔡宏樓、蔡鎮宇、蔡正國、蔡愛彬、蔡銘、蔡維民、蔡新國、蔡紀明、蔡子豪、蔡登祥、蔡明坡、蔡佩澤、蔡雨軍、蔡可林、蔡慶國、蔡成坤、蔡士宏、蔡輝、蔡士前、蔡杏花、蔡新民、蔡建華、蔡永華、蔡偉、蔡健負責外圍：每桌放醬香型白酒1瓶、濃香型白酒1瓶、紅酒每桌只限1瓶。
晚宴主題：社會和諧 祖國繁榮 敬祖敬宗 天下一蔡
晚會內容：以歌唱中國共產黨的英明領導、當下的和諧社會、中華民族偉大復興之路、中國共產黨十九大精神、中華優良傳統文化的傳承和發揚，敬祖敬宗的歌曲如蔡氏族歌、天下一蔡，嚴禁任何不良節目，如發現當場舉報送交公安機關。
28號迎賓晚宴文藝節目徵集稿：各位宗親，3月28號在上蔡鵬宇賓館宴會廳舉行迎賓晚宴，晚宴現場我們將進行文藝節目的演出，屆時歡迎國內外文藝界蔡氏宗親踴躍報名參加，也歡迎蔡氏宗親組織其他文藝節目登臺獻演（歌曲、小品、相聲、武術、舞蹈....），江蘇省內宗親如有節目需要上臺表演的可在27號晚上報給省總會秘書處，迎賓晚宴現場所有參演節目上臺之前必須報江蘇省蔡氏文化研究總會秘書處審核方可進行上臺。
2、3月29號中午宴會：
現場由 蔡鴻震 總負責（致歡送詞、感謝信），蔡正國、蔡鎮宇、蔡小海、蔡愛彬、蔡雨軍、蔡可林、蔡偉、蔡健、蔡慶國 、蔡永華 、蔡杏花 協助。
3、祭祖現場：
（1）總負責：蔡嘯泉（祭祖程序的安排、主持人的主持稿），蔡鴻震、蔡鎮宇、蔡小海 、蔡正國、蔡愛彬、蔡可林協助。
（2）主持人：蔡嘯春、蔡登祥
（3）現場治安立隊等事項的引導由蔡可林、蔡愛彬負責。
（4）上墳添土引導由蔡雨軍負責，工作人員若干名，（拿一代土先上先添再引導其他人進行），限99人。
（5）敬獻花籃引導由蔡可林負責 ，工作人員若干名，按事先報名的名單進行。
（6）外勤：蔡維民、蔡開軍、蔡紀民、蔡宏樓、蔡新民、蔡永華。
（7）祭祖程序：鳴炮、燃燭、獻五穀祭品、添土上墳、獻花籃、祭酒、淨手上香、頌讀祭文、行叩拜大禮、焚化紙幣金銀、鳴炮，禮成。
（8）現場環境布置：蔡慶國 、蔡可林、蔡維民、蔡紀民負責 ，叔度公陵園大路兩邊長一公裡每隔20米一面蔡字大龍旗，每隔50米一面五星紅旗，其他每隔5米一面彩旗，兩邊對應，陵園入口處插2面五星紅旗，陵墓四周只插蔡字龍旗和彩旗，仲公陵園內合理安排布置旗幟。叔度公、仲公陵園入口處安裝汽球拱門上面貼標語（拱門：二零一八蔡氏始祖叔度公祭祀大典、立柱：戊戌年蔡氏裔孫清明祭祖大典）
4、29號午宴結束後歡送會：
由蔡嘯泉總負責，蔡鴻震、蔡鎮宇、蔡小海 、蔡正國歡送各位宗親安全愉快的返程。
四、其他事項
1、主祭服：2018年上蔡祭祖主祭裔孫主祭服為全棉布料定做的漢服（袖口領口部位為真絲面料鑲邊，成本價格較高，只有200件，因此江蘇省蔡氏文化研究總會決定各省、直轄市地區宗親會（含海外宗親組織）一個組織只限2件，前往上蔡參加祭祖的江蘇省宗親會組織機構領導人員（副會長以上人員）1人1件，江蘇省內凡捐款2000元以上並參加祭祖的宗親1人1件，外省宗親凡捐款2000元以上者1人1件（先捐到者得）。
2、本省各地區由各地區宗親會會長負責帶家鄉本土之事，多少自定，裝代後統一到上蔡裝進綿代，每代9斤5兩（九五之尊）。到上蔡後跟後勤處秘書處換裝錦袋。其他省的宗親也可以帶土。
3、特別說明：在本次祭祖晚宴午宴活動中如果本人飲酒，一定根據自身身體情況適度飲酒，不勸酒，如因此發生意外，自行承擔所有相關法律和民事責任。與活動組織、召集人及其他參加活動者無關。活動組織、召集人及其他參加活動者也對本人不承擔法律及民事賠償責任。