原創07 - 職場英文郵件生猛寫法 - 自我介紹篇【社長乾貨】
How to Write Self-Introduction Emails like a Pro in Workplace
封面素材(CC0): Pixabay
作者: Tumisu
昨天看到豆瓣英文梗小組有位朋友提問，想知道進了新團隊該如何在郵件裡表達自己會好好努力工作。深受日劇毒害的社長以前也遇到過這個問題——每次新人進公司在一堆人面前自我介紹時最後總要說「一生懸命頑張ります！（我會好好努力的！）」之類的場景和臺詞太過洗腦。再加上我們自己也屬於東亞文化，所以在萌新階段會不自覺地向各位前輩大佬表示自己會燃燒打工魂。
郵件裡這種表決心不是啥大問題，但有更優解。社長的回覆是這樣的：
(有個typo，應該是*thrilled to start*)
為了豆瓣小組朋友們的閱讀體驗，那個回復沒寫太長。這裡社長再補充分析一點：進入日常英文交流的外企，我們要下工夫完成的第一件事便是褪去學生思維——「好好努力」本質上是「好好學習」的延伸。在表示自己謙虛低調的同時有個副作用，那就是可能給人「這個新人很老實，是個可以隨意拿捏的工具人」或「這個新人想當奮鬥X，是個內卷小能手」的印象。所以不如淡化個人能力/努力，強調自己會給團隊帶來的作用。
插入一個真實例子。社長當年在大學時，圈子裡有兩個名噪一時的青年才俊，姑且管他們叫大神A和大神B。這倆都是學Quant（計量金融）的，每學期都在他們系Dean's List上面。不同的是，大神A喜歡單飛，一個人自習，整理的資料自產自銷。而大神B更願意帶飛，不僅愛當助教，還常跟人在圖書館訂個會議室一起自習。大神B在大三時，因為同屆、下一屆和下下屆都喜歡找他請教問題，他甚至專門在每晚8-9點騰出一個小時來解答提問。你可以想像，這倆人的人緣是天差地別。大神B的各種獎和offer拿到手軟，但社長几乎從沒聽到過有人在背後酸他，因為讚美大神B已經成了圈子裡的真理，跟黑魂玩家「讚美太陽」差不多一個意思。
好了，故事講到這裡，接下來就是乾貨——如何在職場5大場景寫出不卑不亢的英文自我介紹郵件，給收件人留下良好印象。下面的例子比較精簡，只是提供思路，具體寫法還得看個人情況和公司文化。
1. 整個辦公室
(For the whole office)
進門刷臉的郵件，因為抄送所有人，建議儘量寫短而且不要有typo（錯別字）。雖然一些公司事前會有群發郵件介紹新成員，但社長悄悄告訴你一般人根本不會仔細看，尤其是人員流動頻繁的公司。
兩個要點：1. 再次自我介紹一下名字和職位（有些人喜歡加上大學名字，其實沒必要，因為一是公司裡的校友遲早會相認，二是大學排名比你差的同事可能聽到會不舒服）；2. 表示自己很熱情想跟人混臉熟，並說明你的工位所處的位置（尤其是大廠的辦公室很廣闊的話）。帶一點糖或巧克力放桌上，歡迎別人來拿，順便聊兩句。這是低成本高收益的破冰小tip。
Hi everyone,
Thanks a lot for the warm welcome! I'm [Your Name], the new [Position], and I’m so looking forward to working with all of you and getting to know everyone better.
With that in mind, feel free to swing by my desk and grab a candy/chocolate. I'm sitting near [Location].
Best regards,
[Your Name]
如果公司還在普遍遠程辦公，一時半會兒沒機會在辦公室見面的情況，巧克力那段可以換成：
Although we'll still have to work from home for a little while, I'm looking forward to the day when we can meet personally.
2. 你的新團隊
(For your team members)
三個要點：1. 簡單說說你的背景，之前跟哪個團隊和公司。我知道偷偷翻LinkedIn的人很多，但不是所有同事都這麼做。有必要稍微提及以往經驗鎮住新同事；2. 你已經把自己當成團隊的一員，會以大家的利益為重，並對團隊的未來有美好願景；3. 你正在主動地上手熟悉新業務，不是那種幹坐著等人來教的人，雖然暫且不是領導卻有領導力。
這部分有兩種情況，給整個團隊或者給單個同事發郵件。
1. 給團隊所有人：
Hi everyone,
I'm [Your Name], the new [Position]. I'm writing to formally introduce and share a bit about myself. I used to work with [Previous Company/Team] on [Project]. I'm thrilled to start a new chapter working with smart and awesome people like all of you.
I'll quickly settle in the new role, and I'm sure there's a lot we can accomplish together down the road.
Thank you!
Best regards,
[Your Name]
劃重點，「settle in」是組好詞。
(以上截圖來自Collins詞典)
2. 給某特定同事：
Hi [Name],
I know that we』ve already been briefly introduced, but I just wanted to send you a quick note to say that I’m really looking forward to working with you!
I』d love to find a time when we can grab lunch or a coffee to chat and get to know each other a little better.
Does [Day] at [Time] work for you? Otherwise, please feel free to propose any other time that is convenient for you.
Best regards,
[Your Name]
上面這種單獨介紹的情況其實不多，除非公司小，一個team就你們倆人。還有很多公司都有微軟Outlook的日曆，想在工作時間碰頭認識的話，你可以直接找跟他不衝突的時間發一個邀請過去，不用在郵件裡來回問一遍。
3. 你將緊密合作的其他部門
(For departments you'll collaborate with)
需要自己去找其他部門的情況也不多。現在大多是先老闆牽頭介紹，然後拉個Skype/Team視頻會議來互相認識。但如果老闆沒有這麼幹，給其他部門發郵件刷個臉也沒壞處，主要表示：1. 你很友好；2. 你是個積極主動的人。
Hi [Department] team,
I hope you had a great weekend!
I’m [Your Name] and I’m the new [Position] here. I'll be responsible for [Your Responsibilities]. I’m thrilled to work with you all on [Project] and am looking forward to meeting you personally during our upcoming (online) meeting on [Date].
Best regards,
[Your Name]
如果你的職位是新開的，其他部門可能不太熟悉。這時候可以解釋一下你的具體職責。
注意，如果你是從某離職老員工那裡接手的話，最好避免提及他/她的名字。有可能那人跟其他部門的關係很好，但因為跟老闆不和/辦公室政治的原因走人。不要讓作為新人的自己被遷怒。
4. 你即將接手的客戶
(For clients you'll take over)
跟客戶需要稍微正式一點。傳達兩個他們最關心的事項：1. 你現在是新的項目接頭人；2. 你會儘快熟悉業務（get settled in your new role），確保這個人員變動不會影響進度。
Dear [Name],
I hope this email finds you well.
My name is [Your Name], and I’m the new [Position] here at [Company].
I』ll be taking over (from [Predecessor's Name]) as your new point of contact for [Project] moving forward. Please don’t hesitate to reach out with anything you need. I'll quickly get settled, and make sure we’re on the track of meeting all our current goals—and if not—what we can do to get there.
Thank you!
Best regards,
[Your Name]
跟客戶第一次交流時不用像前面那樣有顧忌，可以提及上一任這個職位那人的名字，讓他們一眼就能對上號是最好的。
5. 你人脈圈裡的人
(For the people in your network)
這個因人而異，寫法千變萬化。以前人們想讓自己的人脈圈知道最新的職場變動用郵件，現在可以直接用領英LinkedIn搞定。留心的話會發現上面有很多老職場人的寫法相當值得借鑑。比如這位：
不愧是Salesforce的VP，寫得非常簡短有力。
第一段：說明自己之前在倫敦，現在要去美國開始新職位。
第二段：感謝領導 + 提及之前的成就。
第三段：標準的excited結尾，表達自己下個階段要幹嘛。
短短幾句話傳達了幾個關鍵信息：我在之前的職位很成功，現在升職並外派了，今後會繼續生猛。老闆和獵頭們請持續關注我的表現。倫敦的朋友們再見👋，美國的朋友們可抽空面基。
-再加一點上面沒提到的-
1. 中文郵件說「我很高興/榮幸加入你們」完全沒問題。但英文裡儘量不要用「it's my pleasure/honor to work with you」，pleasure太裝，honor太重，一般同事消受不起。而在跟客戶/合作商一起做完項目後，發郵件這麼說是可以的。
2. 落款時請忘了學校教的「Yours Sincerely/Faithfully」，任何情況使用 「Best/Warmest regards」都不會有錯。但如果跟某同事特別熟的話，可以換成「Cheers」之類的。
3. 「I hope this email finds you well」是一個很標準的開場問候，但問題也是它過於標準，有時會被當成一句廢話。可以用「I hope you had a great weekedn」、「I hope you're doing very well」來代替，或者直接去掉。
4. 結尾多用「Thank you!」總是沒錯的。笑臉表情:)也很好使，在很多軟體裡會自動變成emoji。
5. 比較推薦的郵件subject：「A quick hello from [Your Name], new [Position]」
6. 讓別人做某事時，為了避免聽起來bossy，可以使用「Please feel free to...」和「Don't hesitate to...」。
老闆們，使不得呀！