「有捨棄,有的放矢,才能逐步把事情都做好」·
老何是我老同事,業務出身,他給我的第一印象,穿著簡單樸素,做事非常幹練。他的辦公桌收拾的更是一塵不染,文件夾按照顏色分類、擺放整齊,匯報工作都是能說到點子上,短短兩年,從部門經理直升總經理助理,成了老闆身邊的紅人。
和老何相反,剛畢業那會,我的辦公桌一片凌亂,很多舊文件夾捨不得扔掉,就擔心後續還會用到,新的文件隨意堆放,沒有歸類,我還以為這恰恰是工作忙碌的體現,但其實費了我很多時間精力。
更為重要的是,我每次和經理匯報工作時,總是東說一句,西湊兩句,經理聽完經常一頭霧水,讓我挑著重點說。時間越久,我才明白這些看似不起眼的「細節」不僅讓我在領導面前表現失分,也非常影響我的工作效率。
有一次,我問老何,為啥你說話老闆總愛聽,平時工作效率又那麼高?
老何笑呵呵地說,「有捨棄,有的放矢,才能逐步把事情都做好,才可以一步步完成目標。」
他告訴我以前的他也是類似我這樣,後來因為看了一本叫《斷舍離》的書籍,對他影響非常大。
一、什麼是斷舍離,有何具體操作法?
什麼是斷舍離呢?有落地的實操性嗎?
「斷舍離」這一概念是一位日本雜物管理諮詢師山下英子在她創作的家庭生活類作品《斷舍離》所提出的,至今對包括老何等很多人的工作和生活產生了很大的影響。
作者山下英子剛開始只是學習瑜伽,通過瑜伽接觸到了修行哲學:斷行、舍行、離行。
後來作者通過對日常家居環境的收拾整理,讓「斷舍離」的理念變得立體和豐滿了起來。
斷:不買、不收取不需要的東西;
舍:處理掉堆放在家裡的無用之物;
離:捨棄對物質的迷戀,脫離物慾;
方法雖好,最終也需要落地,如果僅限于欣賞,那意義不是很大。下面是斷舍離操作的三種辦法:
1.選擇一個點,把它搞完美,以此提高動機
很多人一開始總認為斷舍離說的很容易,實際操作很困難,比如做家庭衛生收拾房間的時候,因為空間夠大,東西較多,就會糾結什麼該扔什麼不該扔,所以作者建議可以選擇一個點把它搞完美,比如一個冰箱或者一個抽屜,哪怕一個錢包。
工作時無需一開始就整理電腦所有文件,可以先從整理桌面的一個文件件開始,把不重要的文件刪除,可以用到的分門別類。老何一開始就是從整理每天最常用的背包開始,他把背包裡零碎電器或文件夾都整理出來,根據重要性程度捨棄很多不必要的東西,最後只留下常用的名片、錢包和電腦設備。
因為越小的地方,越集中,操作起來方便更簡單,越能自然而然地提高動機。
2.根據目的來選擇,選擇最在意的那塊
當我們不知道先從哪裡開始執行斷舍離這個方法時,也可以按照目的選擇自己最在意的那塊來嘗試,一旦有突破,斷舍離的速度就會加快。
如果你在意健康或安全,可以從生存的基本場所做起,比如廚房、臥室、衛生間;
如果你不想讓其他人發現,可以先從倉庫、或者不怎麼打開的收納箱開始;
如果你覺得運氣很重要,可以從門口剛進去的玄關入手。
老何是從使用頻率角度考慮,每天上下班的背包使用最頻繁,對商務形象的提升也有幫助,所以選擇背包。
3.從簡單的入手:怎麼看都是垃圾的東西開始下手
如果上面兩種方法都不管用,還有一種更為簡單的方法。那就是自己最在意的東西留到最後,那些怎麼看都是垃圾的東西可以先扔。
喜歡書籍的人肯定不會把書扔掉,喜歡音樂的人不會把CD送給別人,喜歡集郵的人更是把郵票當作珍寶一樣。
而對那些破舊不堪的衣服,不能開轉的機器,甚至那些快遞紙盒,這些怎麼看都沒有重新利用價值的垃圾物品,就可以直接扔掉。
二、身在職場會用「斷舍離」方法,工作更高效
1.匯報更簡潔。
曾有個商業故事是這麼說的,「當你在電梯裡遇到了某個重要人物,你必須在電梯到達的幾十秒內把信息完整準確地傳遞給他。」這就需要用最快速最簡單的表達把事件講清楚。
使用斷舍離方法匯報,主管或老闆一定更喜歡。因為他們總是能夠聽到最想要的信息。
老何每次向老闆匯報工作時,都是先羅列十條老闆可能關注的信息,比如還沒確定的那些「或許」、「大概」之類事情,老何是肯定不會說的,這是「斷」的過程;他還會根據這十條信息分類篩選出三條重要的,這是做「舍」的動作;如果老闆時間比較趕,儘管老何擅長講故事說流程,那他這個時候也不會講,而是直接挑最重要的數據和結果講,這一步才算「離」。直到老闆哪一天有空,自然會問老何過程中發生了什麼,為什麼會出現這個結果。
2.工作更高效
在工作中學著「捨棄無用的思考」,用「斷舍離工作術」來讓工作變得更輕鬆。「斷」即是讓自己的思考從發生斷裂開始,斷掉冗雜的思索;「舍」即捨棄掉自己頭腦中多餘的想法;「離」即從此脫離對思考的執念。
斷舍離,能讓你的思路更加清晰,知道自己要什麼,並全力以赴朝著這個方向努力。斷舍離,讓你的工作更有條不紊,可以提高你的工作效率。
老何剛開始做業務時,總是思考太多,比如賣一臺設備,生產部能否及時交機,安裝設備時,技術部門能否強有力的支援,後來不斷總結,慢慢發現這一切都是多餘的顧慮,他更應該更關注業務本身,比方說如何挖掘客戶,儘快促單,提高回款率,而那些之前的顧慮根本不是他能主宰的,即使多慮沒啥卵用。
3.心態會更好
當我們把學習、工作、家庭及個人所有的大小事情摻合在一起的時候,就會容易心煩意亂。考慮過多事情,既沒有分類,又沒有總結,難免疏忽大意造成嚴重心理負擔,讓自己越來越焦慮。
如果使用斷舍離方法,就是把每一項事情一條條分類出來並逐一寫出,進行思緒整理,其實整理思緒的過程也是大腦清空的過程。
丟棄不需要的事物,避免過於執著,整理心中的混沌,將自己從自己堆砌的重負中解脫開來,從而達到輕鬆愉快的生活狀態。斷舍離這一理念,一旦養成這樣的習慣,它為你帶來的工作效率的提升和精神壓力的減輕都將是顯而易見的。
4.目標更聚焦。
使用斷舍離方法,把目標化繁為簡。把原來的多維目標做減法,留下單一具體可實現的。
選擇一個一年之內就能夠完成的目標
選擇三個最重要的計劃,列出「計劃清單」
分清任務的輕重緩急,合理分配時間,在你效率最高的時候做你最重要的事情,每次只專注於一件事情。
馬克吐溫說過:如果失去目標,做什麼都只會事倍功半。真正有意義的目標必須是切實可行的。過高的目標會讓人望而生畏,過低的目標又會讓人失去挑戰的興趣。所以簡化目標是我們工作斷舍離的第一步。
老何每天按照輕重緩急為自己羅列工作計劃,無論大事小事,都提前計劃好,一個時間段安排一個任務,這樣目標清晰,任務明確,做起來自然有重點。
《極簡工作》作者約根·庫爾茲曾說過一句話「誰能成功提高自己的辦公室效率,誰就能勝任更高要求的工作。」
所以,建議即刻開始將「斷舍離」方法付諸實施吧,從此讓工作變得更加高效而美好!