龍鳳胎媽媽
整理收納諮詢師
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上一期我們講了書房的主要物品書籍的整理方法，這一期我們來聊一下書房裡的紙質文件整理方法。文件最主要就是分類，一旦最初的分類設定好，後期復亂的可能就會減少，哪怕一時亂了，也能很快按照設定的分類復原。
分類在我們之前的文章裡提到過，先將物品按照自己的習慣或者物品的類別先設置一個大分類，按照自己的使用習慣，以經常使用和不常使用作為大分類。在設定好大分類之後，在這個大類別下還可以將物品做個中分類。如果物品種類再複雜一些，還能在這個中分類下衍生出小分類。以下這張圖就能很清楚的看出分類的層級關係。
由於文件的種類繁多，且形狀經常不一致，加上體積比較小，大家經常會把各種文件堆在一起，塞在書房的抽屜或者書架的縫隙，很容易丟失。所以為了使用方便，文件一定要提前做好分類，並且建議大家儘量不要將A4大小的文件放在抽屜裡，堆疊起來很容易找不到，最好方法就是分類好利用文件收納盒立起來放在書櫃裡。小的證件可以用袋子裝好放在不同的抽屜裡，儘量不要在抽屜裡放太多其他不相干的物品。
家庭的文件最難的就是分類，有的人喜歡按照家庭成員來做大分類，這樣的分類方式適合家庭成員較少的家庭，因為成員少，文件也相對簡單，一般一個人一個抽屜或者一個文件盒就能裝的下了。大江在還沒有孩子的時候家裡的文件就是這樣分類，我和先生各管各自文件，每個人各自一個文件箱。但是隨著孩子的到來，以及家庭資產的逐漸積累，各類文件證件越來越多，這時候簡單的按照一人一箱文件整理就很麻煩了。現在大江家裡是按照文件的類型來做大分類，分別是：證件證書、醫療文件、合同、產品說明書這四個大類別。接下來我們拿不同的大分類分開說。
分類一：證件證書
證件是所有家庭文件裡使用頻率最高的，因為我們家每次出門旅行辦事幾乎都是全員一起行動，使用證件的時候就會一起使用，所以在我們家所有家庭成員的證件我們都統一按照類別放在一個小抽屜裡。我會在抽屜裡留一兩個證件袋，出門需要辦事情的時候就將需要的證件裝袋子裡，如果當天事情沒有辦好，回來原袋子放在抽屜裡，方便下次繼續使用。如果家裡成員的使用頻率不一樣，建議可以將家庭成員作為小分類，每人的證件一個袋子。
分類二：醫療文件
醫療文件使用頻率是僅次於證件類文件，我一般將醫療文件分為兩個中分類，一類是常用醫療文件，比如我們每次去醫院都會用的醫保卡，病例，最近一次的檢查報告，這些文件都是去醫院看病會用到的文件。我會將它們裝在文件袋裡，每次去醫院看病的時候就整袋放包裡拎去，不用臨時找袋子裝。
寶寶需要定期打疫苗使用的疫苗本，以及體檢的健康手冊，我將他們分別裝在不同的袋子裡，這樣下次打針和體檢的時候分別帶上不同的袋子就好了。
還有一類是歸檔醫療檔案。比如每一年的體檢報告，還有一些慢性病的過往檢查報告和舊病厲，這類文件使用頻率不高，但是可以留作看病的參考。大江一般會留一些舊的病例還有重要的檢查報告存檔，想要查閱某個檢查數值的時候也非常方便。當然如果不喜歡留太多紙質文檔的人可以將這些文檔都拍下存手機裡。
我會將常用的醫療袋和歸檔的文件按照家庭成員分類分別豎立放在標有各自名字的文件盒裡，這樣家庭成員看病的時候方便拿取和查找。
常用就醫袋和過往檢查報告按照使用者放在一個文件盒裡，貼上各自的名字，看病的時候方便拿取和查找。
分類三：合 同
合同這個類別使用的頻率不太高，但是一旦要使用卻是非常重要的。所以在收納的時候請按照合同性質作為中分類。
各類合同我會每年整理一次，如果是已經結束的無效的合同，比如已經結束的孩子興趣班的發票，已經過期的車險合同就會銷毀。但是比較重要的比如保險合同一般都不會動它，放在原文件袋裡收好，因為早期的保險合同都是紙質的，中間如果有任何變更，變更的回執也請一併放在原合同裡。如果合同經常會有增加的條款或者回執，比如購車合同和每年車險回執，可以將所有和車有關的所有文件發票都統一放在一個文件袋裡，這樣每次查找文件也比較方便。
用文件袋每個類別分裝好，可以統一豎立放在一個收納筐裡，方便後期搬運和查找。
如果是家裡的資產比較多，或者是在家辦公，文件特別多，也可以將歸檔的不常用文件用文件袋分裝好，統一豎立裝在比較結實的收納盒裡，朝向外的那一面貼上標籤，方便日後查找。
大江之前幫忙做的一次辦公室整理，歸檔的合同用標籤貼好客戶名字，統一放在非常結實的禧天龍多功能防潮收納箱裡。防水防潮，非常適合文件的歸檔儲存。
分類四：產品說明書
雖然現在很多產品說明書都可以找到電子版的，但是我家還是習慣將產品說明書和購物發票整合在一起，如果遇到使用的產品遇到什麼問題，可以很方便地找到說明書，如果解決不了也能很快的找到售後電話進行申報。這些說明書和發票形狀都不一致，我是將他們放在帶插頁的資料冊裡，按照產品所處的不同的房間分類放置。如果不喜歡紙質，也是可以都拍下來，或者在網上找到電子版的說明書，在電腦或者手機裡專門建立說明書文檔存檔也是一樣的。
今天大江就先把文件整理分類的方法分享給大家，下一期，我將跟大家分享書房中的一些小雜物是如何進行整理的，我們下期再見吧~！