工作中領導要的不僅僅是準確的數據,更是要效率,HR每月都要面對大批量的工資數據,怎樣才能快速製作出每個員工的工資條呢?Excel一分鐘搞定它。
【技巧一】定位單元格
Step1:準備工作(在空白列[H和I列]錯位添加數字1,方便定位)——定位單元格(Ctrl+G或F5)——單擊「定位條件」——勾選「常量」——按一下「菜單鍵」(位於Alt與Ctrl中間,具有滑鼠右鍵的功能)——插入整行。
Step2:複製表頭(Ctrl+C)——選中序號列——定位單元格——勾選「空值」——粘貼(Ctrl+V)。【技巧二】排序
Step1:添加輔助列(分別錄入數字1-26的奇數,偶數)——按升序排序。
批量插入與批量刪除表頭是成對出現的,批量插入弄明白了,接下來看看批量刪除表頭如何操作。
【技巧】定位單元格
Step1:添加輔助列(隔行輸入數字1)——選中輔助列——定位——定位單元格——勾選「常量」。
Step2:按一下「菜單鍵」(右鍵功能)——刪除整行。
一般資料庫中的數據是以元為單位的,但是給領導提供數據時,為了方便閱讀需要改為萬元,元與萬元轉換有多種方法,下面看如何通過控制項轉換。
【技巧】插入控制項-複選框
Step1:開發工具——插入表單控制項「複選框」——選擇控制窗格——右鍵「設置控制格式」(勾選未選擇,單元格連結E1)。
Step2:任意選擇某個單元格輸入公式=IF($E$1,E3/10000,E3)。
不要再僅僅給表頭添加顏色、邊框,來點高大上的填充底紋。
【技巧】設置單元格格式——填充
Step:選中表頭——設置單元格格式——填充——選擇圖案樣式和圖案顏色。
有時我們還會碰到傾斜表頭,其中包含有斜線文字,許多初學者往往對此束手無策,若方法採取不當,往往會導致花費了很長的時間卻達不到理想的效果。
【技巧】設置單元格格式——文本傾斜方向
Step:選中表頭——設置單元格格式——對齊——方向為45°。
合併單元格雖然常用,但卻存在隱患,例如合併單元格後無法使用數據透視表,複製時也會受到影響。Step:選中需要合併的單元格——設置單元格格式——對齊——水平對齊——跨列居中。編輯表格時,有時需要在同一個單元格裡表達多個內容,說明表格中不同方向的內容類型,這個時候就可以利用斜線,那麼怎麼在一個單元格中表達多個內容呢?一起學習下面兩種方法:
【技巧一】單欄斜線表頭
Step:單元格內換行(Alt+回車)——設置單元格格式——邊框——選擇樣式、顏色,添加斜線。
【技巧二】多欄斜線表頭
Step:選中單元格——插入形狀斜線——插入文本框添加文本。
查看大批量數據時,滑鼠向下滑動後,往往不知道這是哪一項的數據了,這時可以鎖定表頭保持位置不變,以方便閱讀。
【技巧】凍結窗格
Step:將光標放在表頭下方單元格——單擊菜單欄「視圖」——凍結窗格。
給領導提供數據時,表格可能是十多頁,如果只有第一頁帶表頭,後面不帶表頭的就很難區分每列都是什麼數據,此時一鍵為每頁添加表頭就尤為重要。
【技巧】列印標題
Step:將光標放在任意單元格——單擊菜單欄「頁面布局」——列印標題——在「頂端標題行」中選中表頭區域。
工作中給領導提供的表格不僅需要數據準確,更要美觀得體,能一鍵搞定的不要再手動設置格式,重要事情說三遍,要效率、要效率、要效率……
【技巧】創建表(Ctrl+L)
Step:將光標放在有內容的單元格上——快捷鍵給表格添加格式
注意:以上動圖是在office Excel 2016版本下錄製的在線諮詢Excel課程
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