時間管理不是為了儘可能多地完成任務，不在於苦幹，在於巧幹。
譯 |boxi
來源 |神譯局
編者按：時間對每個人都是公平的的。每個人每天都只有24小時。但是為什麼有些人就能多幹什麼事情，取得更大成就，有些人卻碌碌無為，虛度光陰或者瞎忙，不知道這忙什麼呢？區別在於時間管理的技巧不一樣。Dan Silvestre總結了對自己有效的13項時間管理技巧，你看看其中的一些對自己是不是也管用。原文標題是：13 Time Management Techniques of Insanely Productive People
劃重點：
跟蹤時間消耗
時間分塊
先難後易
番茄工作法
要事優先
根據精力行事
排除幹擾
二八定律
批處理
任務自動化
做好計劃
不辦事宜清單
設置時間約束
時間管理在於簡化工作方式，更快更好地完成工作。
這樣你就會有更多時間去玩、去休息，去做自己喜歡做的事情。
時間管理的重點是巧幹，不是苦幹。
時間對所有人都是公平的，每個人每天都只有24小時。不同的是大家對時間的利用方式不一樣。
時間沒法存下來，也沒法借，你不能把時間保存下來供日後使用。你只能決定怎麼更好地把時間花在高價值的活動上，而不是低價值的那些。
時間管理就是個選擇的遊戲：選擇要做什麼項目，要幹什麼工作，要遵循什麼樣的例程。
「時間管理不是什麼次要的活動或者技能，而是生活當中其他一切賴以生存的核心技能。」 —布賴恩·特雷西（Brian Tracy）
以下是我最喜歡的時間管理技巧清單。
想專注於重要的事，幹完更多的事，提高工作效率嗎？
那就應用這裡所列的原則、規則和技能吧，因為這會改變你處理時間的方式。
1.跟蹤時間的消耗
知道自己每項任務花了多少時間嗎？我們大多數人都可以猜，但我們的估計通常跟實際相差甚遠。
時間跟蹤是用來記錄工作時間的一種時間管理技術。它有助于衡量工作時間，並能提供相關信息，讓我們了解自己在每個特定任務上花費了多少時間。
怎麼跟蹤自己的時間消耗？
你可以用人工的方式去跟蹤，打開你的電子表格，每隔30分鐘記下你的工作內容即可。
或者也可以利用時間跟蹤app。時間跟蹤app可以為你提供有關生產效率的真實數據。
比方說RescueTime就是一款免費的應用，這款應用可以準確跟蹤你在計算機上面所花費的時間。每周結束時，應用會提供一份報告，裡面總結了你這一周是怎麼度過的。你還可以查看其他的指標，比方說在每一項特定任務上花費的時間。
記錄了幾周之後，你就會注意到自己的行為模式，知道時間都花在哪裡了，以及自己的時間是怎麼被浪費掉的。
一旦對自己時間消耗的模式有了了解，你可以制定計劃來把浪費時間的行為給消滅掉。
時間跟蹤是一項強大的時間管理技術。通過獲取有關自己工作的真實數據，你就可以剖析出提高工作效率的辦法。
2.時間分塊
有時你會感覺自己被日程安排給控制住了。要做的時間太多了，留給你的時間太少了。
只是把要做的事情列出來然後拼命幹是不夠的。這樣形成不了日常的結構或例程。
你還需要引入一個重要的元素：時間。
為此，你要將任務跟時關聯起來。確定什麼時候該完成任務以及完成任務需要多長時間。
如果這一條聽起來似乎很簡單，那是因為事實就是如此。
時間分塊（Time blocking）這種方法將任務管理與日曆結合到了一起。就是把一天的時間分成「一塊塊」，然後給不同的時間塊分配要關注的任務。
每一項任務都有適用的時間塊。在此期間就幹那一件事，不能中斷。
慢慢地，你的日程安排就已安排得滿滿當當。工作任務，社交活動，休息。一切都已計劃好並確定了優先級。
這項時間管理技術的優點在於，這會迫使你想清楚該如何消費自己的時間。
跟沒完沒了的待辦事項清單相比，這項技巧更加強大且效率更高。
3.吃掉那隻青蛙
摘自Brian Tracy的《吃掉那隻青蛙》（Eat That Frog）：
「你沒法吃掉池塘裡面所有的蝌蚪和青蛙。但是，你可以吃掉裡面最大、最醜陋的那個，那就夠了，至少暫時夠了。」
每一天都要確定自己最重要的任務是什麼。那就是你的青蛙，是對你的工作影響最大的那項任務。
要從幹掉這隻青蛙來開始新的一天。訓練自己，從最重要的任務開始，而且要不被打斷地幹完那項工作。
這種做法為什麼行得通？
因為這項簡單的時間管理技術能夠早早給一天帶來一場勝利。這會讓你充滿動力和成就感。重大目標就是這麼實現：每天不斷努力，積小勝為大勝。
記住：
要抵制住先解決掉最簡單的任務的誘惑。總是從吃掉那隻青蛙開始新的一天。
但是，如果要吃的青蛙很多該怎麼辦？
馬克吐溫有答案：
「如果吃掉一隻青蛙是你的工作，那麼早上的第一件事最好先幹這個。如果你的工作是要吃掉兩隻青蛙，那你最好先吃掉一隻。」
早上的第一件事是先吃掉青蛙。
如果要吃掉的青蛙不止一隻，先吃掉最大的那隻。
4.番茄工作法
大腦同時只能專注於一件事。在任務之間切換會給工作和效率造成破壞成本。
番茄工作法是一個簡單的時間管理系統，會強制你專注於單項任務上。
番茄工作法可以說是最簡單但最有效的時間管理技術之一。
排除一切幹擾，把計時器設置成25分鐘。在這段時間內，你只能進行一項任務。
25分鐘聽起來沒有多長。但這是完全不間斷，深度工作的25分鐘。
從現在開始，你每天都要這樣做，這樣才能養成番茄工作法的習慣。
番茄工作法（Pomodoro）是怎麼節省出時間的？
很簡單。其背後的想法是要營造出一種緊迫感。
有了25分鐘的時間設定，你就知道自己只有25分鐘的時間來儘可能取得進展，而不是覺得自己有一整天的時間來完成任務了。
此外，這還會迫使你去休息一下。這對於全天都保持鬥志昂揚來說至關重要。在計算機前呆好幾個小時而不會感到疲倦是不可能的。
5.艾森豪矩陣（要事優先）
知道如何確定工作的優先級是一項必不可少的時間管理技術。當什麼事情都要有限考慮的話，那就是沒有優先了。
不是所有的任務都是一樣的。艾森豪矩陣（又稱要事優先矩陣）可助你找出最重要的任務。
任務可以劃分進這4個象限：
緊急且重要
重要但不緊急
緊急但不重要
不緊急也不重要
這個矩陣應該這麼用：
先把所有的任都寫下來務。次序（暫時）先不要管
現在，先確定緊迫且重要的事情。用「U」標記緊急任務，用「I」標記重要人任務。每項任務可以有一個標記，2個標記或者沒有標記
把每項任務插入到相應象限，然後採取相應行動。第一象限的任務要馬上處理；第二象限的要做好安排；第三象限的，委派給別人處理；第四象限的待辦事宜刪掉就是。
為了提高工作效率，要把更多的時間花在第二象限的活動上。也就是對你本人和你的工作很有意義，但並不緊急的任務。
用德懷特·D·艾森豪的話說：
「重要的事很少是緊急的，緊急的事很少是重要的。」
每天早上都要用一下艾森豪矩陣。這是一個有效的時間管理工具，可以幫助對任務進行排名。
6.根據精力情況開展工作
精力充沛程度會影響工作的效率。所以，你應該把關鍵工作安排在工作效率最高的時間段。
找出自己什麼時候最有效率，然後給這些時間段安排深度工作。
精力不足的時候，去做一些低價值的，對精力要求不高的任務（又叫做「浮淺工作（shallow work）」）。
比方說：
如果你早上的工作效率最高的話，這段時間就該安排最關鍵的工作。
午餐過後，你的精力可能會渙散。這時候正好用來清理一下桌子，看看電子郵件，或者更新一下電子表格。
要想知道自己什麼時候精力最充沛，只需要每隔30分鐘就評估一下自己的精力（按照1到10打分），然後記錄到電子表格上。這麼堅持幾周後你就能夠識別出自己的模式了。
而且精力每周的不同天也會有區別。對於大多數人來說，星期二似乎是效率最高的一天。找到你自己的模式。
怎麼根據自己的精力水平安排好一周呢？不妨參考下面的做法：
星期一：精力經過周末的休息正在慢慢恢復。這一天可安排類似目標設定、組織和計劃之類對精力要求不高的任務
星期二、星期三：精力達到高峰。這兩天用來解決最困難的任務。可以去寫作、頭腦風暴，這是你的創客時間，用來創造吧。
星期四：精力開始走下坡路。可用來安排會議，尤其是在需要達成共識的時候。
星期五：精力達到了最低點。可安排一些開放性的工作，進行長期規劃，建立關係。
7.排除幹擾
分心會損害工作效率和注意力。
（研究表明）被打斷後大概需要23分鐘才能重新集中注意力。
在《最重要的事只有一件》裡，加裡·凱勒（Gary Keller）闡述工作被打斷時會發生什麼：
事實上：
半小時的全神貫注要比2小時內在兩項任務之間來回切換更高效。要把分心的事情都排除掉，避免任務切換的成本。
要想排除幹擾：
關掉手機和計算機上的一切通知
將手機放在遠離工作區的地方
戴上降噪耳機。如果你看起來很忙並且正在幹活的話，同事就不太可能會打擾你
把文章先保存到Pocket或Instapaper上，稍後再看
完成某項任務不需要Wi-Fi的話，請將其關閉掉
工作過程中不要使用社交媒體。沒法不看？那就安排好「分心時間」，在那段時間看看
把手機和app（比方說Slack、Hangouts、Messenger）設置成「請勿打擾」
把收件箱變成GTD Gmail，提高電子郵件的處理效率。你還可以利用Inbox Pause來暫停接收新的電子郵件
如果你有自己的辦公室的話，關上門
8.遵循二八定律（80/20法則，帕累託法則）
80/20法則是指 「80％的產出或結果來自20％的輸入或行動」。
換句話說：
結果的絕大部分都是由小部分事情決定的。
為了更有效地管理好時間，請專注於帶來80％結果的那20％的任務。利用這種時間管理技巧來執行最據影響力的任務。
為了運用好二八法則，問問自己以下這些問題：
20％的電子郵件是不是佔到了重要對話的80％？
幹擾的80％是不是由20％的來源貢獻的？
工作樂趣的80%是不是由20％的任務貢獻的？
80％的問題是否源自20％的項目？
80％的客戶只用了軟體20％的功能？
80％的投訴是不是由20％的客戶提出來的？
9.批處理
批處理就是把相似的特定任務分為一組一併執行。其想法少分散注意力，聚焦的時間更長。
一次性處理所有的電子郵件，或者周日把一個星期的菜都做好，這些就是批處理。
這種時間管理技巧可讓你高效完成很多任務。這樣的話你的心流就能保持，因為那些活動要求的思維方式都是類似的。
批處理會讓大腦每次專注於一種類型的任務。這樣可減少啟動和怠工時間，減少凌亂的日常，同時改善專注力。
哪些任務可以一起做呢？你的先把當天和當周的所有活動都寫下來。那些要求類似思維方式的任務就可以批處理。
你可以先試試看，如有必要，可以重新編排。
以下幾項任務可以試著進行批處理：
一次性給下周要寫的所有文章列好提綱
一次性處理掉所有的溝通：電子郵件、Slack以及電話等
同時更新幾張相關的工作表
一次把所有的雜事幹完——超市購物、乾洗、去郵局
要想提高批處理的效率，不妨運用番茄工作法在設定的時間內處理完相似的任務。
10.任務自動化
你是不是每天（或每周）都得一遍遍地做相同的任務？
對這些任務不不自動化的話，那就是在浪費寶貴的時間。每年要浪費掉好幾千個小時。
讓一些日常任務自動駕駛是巧幹的關鍵。
好消息是：你可以把多出來的時間用來從事深度工作或休息。
以下是你可以在10分鐘內實現自動駕駛的一些任務：
在Gmail裡面創建反覆要寫的罐裝回復
在Google日曆上設置提醒，讓你永遠不會忘記任何事情
用Grammarly對所寫的東西進行語法校對
用Buffer預先對社交媒體發文進行安排和自動化
用LastPass填充在線表單，把所有的密碼都保存在一個地方
為每周或每月必須執行的任務創建電子表格模板
11.做好每天的計劃
改進時間管理的最好方法之一就是對時間的利用做好計劃。
每天都做好計劃，這種儀式可以讓你不會陷入混亂，為你的一天指引方向。
通過對時間做好規劃，你就可以更好地應對未來的挑戰。這樣以來，你就再也不會拖延了。你的工作會比以往更快更流暢。
什麼時候該做好一天的計劃呢？你有兩種選擇：前一天的晚上，或者早晨起來的第一件事。
花幾分鐘寫下當天要幹的所有事情。
待辦事宜清單裡面應該有什麼內容？那些能幫助你朝著職業目標和個人目標邁進的任務。
12.不辦事宜清單（ The To-Don’t List）
在數學裡面，有一項問題解決技巧叫做反演（inversion.）。以終為始，然後倒推出已知條件。
反演這個工具很強大。這可以迫使你找到關於要解決的問題的隱藏理念。
你需要考慮如何最大限度地減少負面影響，而不是讓正面影響最大化。
正向思考的話，你會把所有可以提高工作效率的事情都列出來。但是通過是從反演的角度來看問題的話，你會去思考哪些事情會降低工作效率。
於是就有了不辦事宜清單。
把所有你想戒掉的習慣都寫下來，把所有你希望擺脫的行為都列出來。
想像一下你平時都做了哪些事情——跟不喜歡的人長時間地開會，無聊的重複性任務—然後就從這些事情入手。
創建一份希望從生活中戒掉的壞習慣清單。用它來作為生活戒律準則。
以下是幾個例子：
早上起來幹的第一件事情或者睡覺前幹的最後一件事情不能是收發電子郵件
不要在早上開會
除非100％確定可以交付，否則不要輕易許諾
下午不要喝咖啡
不同意參加沒有明確議程或結束時間的會議
反演為什麼有效？原因很簡單：不做什麼決定了可以做什麼。
用史蒂夫·賈伯斯的話來說：
人們以為「專注」的意思就是對你必須關注的事情點頭稱是。大錯特錯！「專注」的內涵在於你要對另外100個好主意說「不」！創新意味著你要對一千件事情說不。
13.設置時間約束
當你確定完成特定任務需要多少時間時，你就會變得更有效率。所以我們才要創建截止日期。
帕金森法則指出：「在完成工作所允許的時限內，工作會不斷增加，直到所有時間都被佔據為止」。
分配的時間不是越多越好
因此，如果你減少完成任務所需要的時間，就會強迫大腦集中精力去完成那項任務。
要設置好截止日期，哪怕你不需要。給完成任務安排更少的時間會迫使大腦集中精力。
這裡有個例子：
你必須查看並回復一封電子郵件，這項任務通常需要20分鐘左右。
現在，你把時間縮短到10分鐘，然後設置倒計時，盡一切努力在截止期限內搞定它。
倒計時會產生緊迫感，敦促你集中精力，提高效率。
利用截止日期和時間限制來發揮自己的優勢。就算你沒有截止日期，也要設定一個截止日期。你的大腦會承認這一點的。
知道自己只有一個小時來寫完報告的話，你就不會跑到Facebook上面浪費20分鐘了。
最後一項時間管理技巧
讓自己陷入忙碌之中太容易了，以至於我們都忘了去享受自己正在做的事情了。工作的終極目標是享受。你想多花些時間去做自己喜歡的事情。
工作可以而且應該是有趣的。是有趣激發了你的動力、激情、創造力以及生產力。如果延誤工作的話，再好的時間管理技巧也幫不了你。
有些最好的時間管理技巧非常簡單明了。有的則稍微複雜一些，但是所有上述技巧你都可以在日常生活當中輕鬆應用。
但是請記住：每個人都不一樣。
上述技巧是我所發現的，對生活有用的時間管理技巧，但對你可能沒有用。所以哪些適合你的你就用，然後不斷嘗試改進自己的做法。
最後，還要定期對這些技巧進行重新評估，並思考如何提高自己的時間管理技能。
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