高效能人士的時間管理方式

2021-02-21 資管黑板報

只要你願意,你的一天將是四十八小時,而不是二十四小時。

時間就是上帝給你的資本。命運之神是公平的,他給每個人的時間都是公平的,他給每個人的時間都不多不少;但成功女神卻是挑剔的,她只讓那些能把24小時變成48小時的人接近她。下面就是她的助手時間使者透露出來的成功秘笈:

1.直奔主題.聰明人要遠離瑣碎,保持焦點

由於我們一次只能踏上一條船,「船」的選擇便顯得格外重要。為此,經濟學家告訴我們,要保持焦點:一次只做一件事情,一個時期只有一個重點。西屋電腦公司總經理迪席勒辦公室門上的標語是:「不要帶問題給我,帶答案來。」

2.80/20原則

要把精力集中在最出成績的地方,所謂「好鋼用在刀刃上。」只要你細心地總結一下,你就會發現:你得到的80%的幫助來自於你20%的朋友,與此同時,你投入的80%的精力卻只得到20%的收益。我們常常是把大多數時間和精力花在並不很重要的地方。一位年輕的推銷員售油漆時,頭一個月僅掙了160美元。他仔細分析了他的銷售圖表,發現他的80%收益來年曆20%的客戶,但是他卻對所有的客戶花費了同樣的時間。於是,他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員,而他則把精力集中到最有希望的客戶上。不久,他一個月賺了 1000美元。他從未放棄這一原則並最終成為這家公司的主席。

3.現在就做

當一位企業巨子被問到「成功的秘訣」時,他只說了四個 字:「現在就做」。拖延或日推遲開始是大量時間被浪費的主要原因。許多人習慣於「等候情緒」,也就是花費很多時間以「進入狀態」,卻不知狀態是幹出來而非等出來的。記往,栽一棵樹的最好的時間是20年前,第二個最好的時間的現在。

4.「不得不走」

不要被無聊的人纏住,也不要在不必要的地方逗留太久。在現實生活中,一個人只有學會說「不」,他才會得到真正提自由。成功的人大多是有個性的人,他們敢作敢為,敢於說「不」。他們的心裡有一個鬧鐘,當「不得不走」時,它就會及時地響起。他們懂得限制時間,不僅是對自己,也是對別人。 脫口秀明星拉瑞·金說:「我發現在生命中得到的愈多,不論是職業上或金錢上,你就可以挑選得愈挑剔,我現在已經沒有非去不可的午餐了。」

5.避免爭論

在這個「共生的時代」,寬容的心態與合作的意識會使人如沐春風。寬容的人會本能地避免爭論。因為無謂的爭論,不僅會影響情緒和人際關係,而且還會浪費大量時間,到頭來往往解決不了什麼問題。說的越多,做的越少,聰明人在別人喋喋 不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。有經濟頭腦的人,不僅與人為病況,而且總是儘可能地配合別人,比如開會守時、自覺遵守社會秩序。因為他深知,你耽誤了別人的時間,別人就有理由耽誤你的時間,一個人的不自覺會導致很多的人不自覺,「榜樣的力量是無窮的」。

6.成本觀念

經濟學非常講究成本。對待時間,就要像對待經營一樣, 時刻要有一個「成本」的觀念,要算好帳。在生活中有許多屬於「一分錢智慧幾小時愚蠢」的事例,如為省一元錢而排半小時隊,為省兩毛錢而步行三站地等等,其實都是極不划算的。在國外,給小費有時是為了贏得時間。在經濟學中,休閒也是有成本的,它的機會成本就放棄了工作所能帶來的收益。因此成功人士十分推崇積極休閒,因為「不同的歌聲會帶來不同的心情」。在他們看來,積極的休閒應該有利於身心的放鬆、精神的陶冶和人際的交流,比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書館、參加文化沙龍、聽講座、寫作以及知心朋友間的聊天等都很有好處。

7.精選朋友

朋友也要精選。多而無益的朋友是有害的,他們不僅會浪費你的時間、精力、金錢,也會浪費你的感情,甚至有的朋友會危及你的事業。要與有時間觀念的人和公司往來。而戀人的選擇則更要謹慎,因為愛人是一生的事情,合適的戀人會不自覺地成為你的「愛人同志」,不僅使你的生活浪漫而溫馨,更會使你的追求富有意義並充滿動力。一份真實而美麗的感情會為你節約時間,並使你有勇氣面對現實、迎接挑戰。

8.巧用電話

要儘量通過電話來進行交流,溝通情況,交換信息。打電話前要有所準備,通話時要直奔主題不要在電話裡說無關緊要的廢話或傳達無關主題的信息與感受。要善於利用現代辦公設備為自己服務。許多食物和表格都可以藉助電腦,提前予以格式化,用時則只需幾分鐘就可輸出。一封節日賀信可與電子郵件同時發給許多人。

9.集腋成裘

生活中有許多零碎的時間很不為人注意,其實這些時間雖短,但卻可以充分利用起來做一些事情。比如等車的時間可以用來思考下一步的工作,翻翻報紙乃至記幾個單詞。成功不是摸大獎,它需要日積月累的努力。需要心平氣和的等待。

10.提前休息

在疲勞之前休息片刻,既避免了因過度疲勞導致的超時休息,又可使自己始終保持較好的「競技狀態」,從而大大提高工作效率。好的身體本身就是一個節約時間的要素,「沒時間休息的人,早晚會有時間生病的。」

11.花開花落

不要固執於解決不了的問題,可以把問題記不來,讓潛意識和和時間去解決它們。這就有點像踢足球,左路打不開,就試試右路,總之,儘量不要「鑽牛角尖」。切記,你放不開的事情會吃掉你越來越多的時間,直到你放開它為止。

12.學會速讀

約大多數書籍並不值得從第一頁開始逐頁細讀,一般而言,一部三百頁的圖書有二十頁可取的就很不錯了,我們任務就是把有價值的這部分內容「檢索」出來。在這個資訊時代,速讀的能力或日迅速抓住要點的能力已顯得十分重要。讀書如此,「讀人」也是如此,你必須很快甄別出誰是你的朋友,誰是你的時間剋星。

博恩·崔西(BRIAN TRACY)是美國首屈一指的個人成長權威人士,在成功學、潛能開發、銷售策略及個人實力發揮等各方面擁有獨樹一幟的心得。博恩·崔西是當今世界上個人職業發展方面最成功的演說家和諮詢家之一。

博恩·崔西獲得C.P.A.E.美國演講家最高榮譽,每年在美國國內和國外的聽眾人數達到45萬人之多。另外,他為500多家公司提供諮詢服務,其中包括IBM、美國麥道公司、安達信公司、百萬圓桌會等等。

博恩·崔西的教學訓練課程從1988年開始至今在美國連續14年創下有史以來的最高銷售記錄。他還主持了300多種電臺和電視財經節目,這些節目風靡全球,成為最有效的學習工具。

除了進行演說和諮詢活動,博恩·崔西還是暢銷書作家,其著述頗豐,作品包括《博恩崔西銷售思想全集》、《創建你的未來》、《高效人生的12個關鍵點》等。迄今為上,他出版了26本書、300多盒相關的錄音帶和錄像帶,很多作品被翻譯為多種文字,暢銷世界各地。「高效時間管理的21個黃金法則」是他的暢銷書「時間管理」中的精華部分,在此和大家一起分享!

1、目標。

訂出事業、健康、工作、財富、成就、自我成長等方面目標;問自己三個問題:如果自己有100萬,會訂立什麼目標?如果自己只剩下6個月的生命,會訂立什麼目標?假設自己做什麼事情都不會失敗,會訂立什麼目標?

2、計劃。

事先規劃好行動。目標——列出行動步驟——每天執行——經常修正。

3、分析。

提前列出工作內容。核對工作進度。做重要的事情,有效授予權給合適的人去做,處理緊急事件。

4、設定優先順序。

80/20定律。用80%的精力做20%最重要的事情,用80%的時間來處理會影響到未來的事情。

5、專注力。

不值得做的事情,一分鐘都不要去做。一次只做一件事情。一般認為至少持續工作一個小時才能處理一件比較重要的事情。如果中途被打斷,所耗費的時間至少是持續工作的五倍。

6、時間期限、獎勵。

帕金森定律:事情總是會拖到最後一分鐘完成。有可能在兩個小時完成八個小時的工作,需要壓縮、緊湊時間。不要把兩個小時的工作拖到八個小時完成。完成一個分段目標,應該給自己一個獎勵,產生持續的行動力。

7、工時記錄。

成功的人時間至少以半個小時來計劃,甚至計劃到分鐘。每天衡量檢討修正自己的時間運用,在有意識的時間,記下自己此時此刻在做什麼,清楚自己的生命是如何消逝。

8、不要故意拖延。

不停地對自己說:「立刻去做!立刻去做!立刻去做!」培養緊急意識。

馬上去做,想想看,一分鐘=50塊錢!!!

克服拖延的六字箴言:今日事,今日畢!!

9、授權。

儘可能在每一件不重要的事情上授權。授權時要明確:一是告訴被授權人,你想得到什麼的結果;二是要挑選一個正確的人進行授權;三是希望被授權人做什麼,什麼時候完成,並要隨時查核完成進度。

10、會議。

一是對會議的目標要明確,要達到什麼目的;二是一個小時以上的會議必須提前下發會議議程;三是優先處理重要的事情,自己的事情討論完畢,可以提請主持人先行離席;四是準時開始,準時結束。會議成本=會議時間*參會人員*參會人員的平均工資/每小時

11、幹擾事件。

電話、人、突發事件。儘量避免被幹擾。

12、關鍵成果領域。

自己適合做什麼事情,要完成什麼有價值的工作,希望得到什麼樣的效果。

13、分批作業。

累積、集中處理同類事情。如集中回復幾通電話,集中批閱文件等。不要回一通電話,批閱一份文件,授權一件事情,再回一通電話。

14、整潔。

Traf系統。T—丟棄。把不用的檔案丟進垃圾桶。R—轉手。把事情轉手給不同的人去處理。A—行動。馬上就做。F—存檔。把有用的處理完畢的檔案歸檔,並做好記錄。一個重要原則:東西用完後要放回原處,減少尋找時間。對工作檔案系統化集中放置。

15、連續工時。

持續不斷,不要停止,直到完成。創造性、行政性的工作分開做。

16、利用零散時間。

每天至少投資一個小時在大腦,三年後可能會成為一個領域或行業的專家。充分利用交通、休息、等人等零散時間。隨身帶書看或聽錄音。

17、電話。

說要說的話;長話短說;一次回復多通電話;做好電話記錄;身邊隨時備紙筆。

18、準時。

提前15分鐘到場;集中注意力;做筆記備忘。

19、簡化工作。

把工作系統化、簡單化,尋找更好的辦法。重要原則:時間做長一點;做快一點;不要做太多的事情,只做最重要的事情;做最拿手的事情;儘量少犯錯,第一次就把事情做對,減少修改時間;利用團隊的合作力量,團結處理。

20、不。

學會說「不」。儘早、經常運用。

21、平衡。

自己的時間也要注意分配給家庭成員、朋友、社會等。不與家人溝通、不參加朋友聚會、不關注社會都不可取。

每天所做的一切事情,都應該儘量做最重要的事情,保證使自己更進一步向目標邁進!

博恩。崔西
65歲的博恩。崔西(Brian Tracy)頭髮已經全白,但身材依然像年輕人一樣挺拔,這得益於他長期的身體鍛鍊。在聆聽別人說話的時候,他的神情很專注,同時面帶微笑,一旦開口說話,他就善於營造一種磁場,而這種磁場能夠吸引在場所有人的注意力。

博恩。崔西曾經是比爾。蓋茨的業務導師,巴菲特、麥可。戴爾和傑克。韋爾奇都曾聽過他的演講。他是全美最具影響力的演說家和成功學講師,曾經在43個國家舉行演講,足跡遍布92個國家。日前他來到中國,在北京、上海和廣州舉辦了三次演講。

和大多數講成功學的講師不同,博恩。崔西習慣於喜歡講他自己的故事,這一方面源於他本人就是一個活生生的成功學教材。「我的人生道路並非從一開始就平坦順遂的。」博恩。崔西經常說這句話,因為他曾經是一個出身貧寒,高中都沒畢業的輟學生。

改變人生的三個道理

博恩。崔西生於美國聖地牙哥,父母一直沒有固定的工作,因此他在青少年時代就經常面對物資匱乏的窘境。多年以後,他回憶起自己青少年時代的家境時說,當時他們家裡的主題曲就是「我們買不起」!

高中沒畢業,博恩。崔西就輟學了。博恩。崔西的第一份工作是在一家小餐館洗盤子,每天下午4點上班,常常工作到翌日凌晨。他的第二份工作是洗車,接著又換到清潔管理公司,常常洗地板到半夜,當時的他忍不住想,「可能我一輩子都會洗東西吧?」

20歲那年,博恩。崔西開始到處旅行。他曾經和兩位好友在一起,用300美元橫越了美洲、歐洲、亞洲和非洲,行程1.7萬英裡,主要是汽車和步行。在非洲,撒哈拉沙漠讓博恩。崔西吃盡苦頭,那個時候他開始意識到,「每個人都必須橫越自己的撒哈拉沙漠。」

博恩。崔西開始嘗試改變自己的生活,在每天辛勤的體力勞動之後,他都會用5個小時的時間來學習。很多他的同伴不能理解為什麼一個做體力勞動的人每天還要這樣拼命讀書,不過對於博恩。崔西來說很簡單,那就是改變自己的生活,「我不想一輩子做這種工作。」

回首往事,博恩。崔西並認為自己的生命有什麼轉折點,因為生命是不斷累計的結果。他認為有三個道理改變了他的生活,「第一是對自己負責,千萬不要找藉口;二是認識到目標的重要性,而且為了這個目標去努力;三是意識到學習的重要性,堅持終身學習。」

40年來,博恩。崔西每天至少閱讀3小時,即使忙碌的上班日或節假日,也從不間斷。博恩。崔西對讀書的堅持,不僅體現於定時閱讀的習慣上,也落實於他對學識的追求。高中沒畢業的博恩。崔西,後來不但完成了大學教育,還念了研究生。

成功在於實踐目標

「只有3%的人為未來做詳細的規劃,而有97%的人不為未來做什麼規劃。通常來說,做規劃的人有自己的事業,而沒有規劃的人則為那些有規劃的人工作。」博恩。崔西說。

他在自己長期的實踐和觀察中發現,頂尖的人總是著想未來,而平庸的人總是著想過去。博恩。崔西說:「那些最優秀的人在啟動之前已經設立了一個未來的遠景目標,然後倒推現在應該做什麼,從而邁出第一步。大多數人對生活都有自己想法,但卻從來沒有邁出第一步。」

「大自然就像一個魔術師,它在你的面前設定了一個帷幕,你每走一步,帷幕就會自動往回退一步。」博恩。崔西說,「所以如果你走不到這一步,你是看不清未來的情形的。不要對未來有太周詳的規劃,關鍵在於邁開那一步。」

博恩。崔西是一個崇尚行動的人。他說,「成功的關鍵在於行動,成功的人都是行動導向的人。一旦他們有了什麼想法,就立即去實踐,實踐的結果有兩種,一是可能成功,一是可能失敗,成功總是伴隨著一串失敗,是失敗的累計。所以只要你去試,就不會輸。」

「不要怕失敗,關鍵在於行動。」博恩。崔西說, 「從中國到美國的航班,飛機在99%的時間都會偏離預定的航道,但這些飛機大都會準時到達,就是因為他們會在行動過程中不斷修正自己的錯誤,人生的旅程也是如此。」

先做最重要的事情

20多歲的時候,博恩。崔西看一本哲學書上有這樣一句話,「人是一種善於排列優先順序的動物。」博恩。崔西說,他當初看到這句話的時候差點從椅子上掉了下來,這句話也深刻地改變了他對成功的看法,人們對事情的先後順序的處理會直接影響到他們的績效。

「平庸的人往往把那些容易的事情放在最前面,而優秀的人則把那些最重要的、最能帶來價值的事情放在前面。所以我們經常看到兩個人可能同樣忙碌,但因為對事情排列的順序不同,所以達到的成就也就大不一樣了,這就是事情的區別。」博恩。崔西說。

博恩。崔西認為,時間管理首要就是把時間花在投資報酬率最高的工作。而一旦開始做,就要專心致志,沒有100%全部完成絕不停止。如果中間停下來好幾次,然後又重新開始,會使完成工作的時間增加5倍之多,因為每次都要重新「暖身」。

「為企業解困的方法很簡單,就是先找到那些能夠盈利的項目,加大投入,同時關閉那些虧錢的項目,自然就能賺錢了。」博恩。崔西說,「一個人要想獲得高績效,就是先做那些重要而且能帶來價值的事情,自然績效就大大提高了。」

博恩。崔西每天都工作很忙,但他自己的家庭生活也照顧得很好。說起自己的經驗時,他說,「生活就像踩鋼絲繩,你必須每時每刻保持平衡,這確實不是一件容易的事情。家庭是絕對值得你投入時間的,永遠不要以工作忙為藉口而忽視了你妻子和子女的存在。」

「對於我來說,就是上班時間全身心投入,保持很高的績效,這樣我就能準時下班,下班之後就不會把工作帶回家了。我在家看書的時候,只要我的妻子和子女走進來,我一定會放下書本,因為對於我來說,他們比書本更重要。」

剛結婚的時候,博恩。崔西就是這樣訓練自己的。30多年過去了,這已經成了一種習慣



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