1.調整心態，及時接聽
電話鈴響應及時接，辦公室電話通常不超過三聲。超過三聲後，就應道歉:「對不起，讓您久等了。」如果受話人不能及時接聽，代接的人應代為解釋。
當你拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，他也會藏在聲音裡。
2.自報家門
拿起聽筒後應先說「您好!」，在報出單位名稱和部門或個人，一是對方清楚是否打對了電話。
3.確認對方
對方打來電話，一般會自己主動介紹或說明事由。如果對方沒有介紹，或者你沒有聽清楚，就應該主動問:「請問您是哪位?我能為您做什麼?」避免拿起電話聽筒直接盤問:「餵!哪位？」這在對方聽來，既陌生、疏遠，又缺少人情味。
4.仔細傾聽
(1)接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。
(2)接聽電話時，應中斷其他交談和事宜，切忌邊說邊笑、叼著香菸、嚼著東西接聽。
(3)交談過程中聲音不宜過大或過小，要吐字清晰。
(4)在接聽中應經常說一些「是」「好的」之類的話語，以使對方感到你在認真地傾聽，不要輕易打斷對方的話題。
5.做好記錄
接聽公務電話時，應該手持電話聽筒， 手持筆記錄。般情況 下你要記清楚: who(誰來的電話)、whom (打電話找誰)、whal (來電的內容)、why (來電的原因)、whe (來電提到的地點) when (來電中提到的時間)、how (如何處理)。
對於旅客的預訂信息，記錄完畢後，要求複述核對， 並且不要忘記落實。
6.轉接電話
如果電話是找其他人的，若對方我的人在旁邊。你應說「請稍等。然後用手掩住話筒，輕聲招呼受話人接電話。如果對方找的人不在，你應該告訴對方，並且詢問是否需要留言，記下對方的姓名、電話或需要轉達的事宜。
7.禮貌掛斷電話
通話結束，應等對方放下電話後，用輕輕把話筒的放好不可「啪」的一下扔回原處，這極不禮貌。