中國郵箱網訊 4月1日消息 找出如何開始一封電子郵件或即時消息-特別是當你寫信給一個你不太了解的人-可能是一個挑戰。
「嘿」太隨意了嗎？ 「親愛的」是不是太正式了？ 「早上好！」太高興了嗎？
知道如何發送一封堅實的電子郵件比以往任何時候都更重要。 你如何開始一封電子郵件是很重要的，它設定了基調，並可能塑造收件人對你的看法。 它也可能決定一個人是否繼續閱讀。
商業禮儀專家芭芭拉·帕切特(Barbara Pachter)在接受《商業內幕》採訪時表示：「很多人對你對自己的名字做了什麼以及你如何稱呼他們有強烈的感覺。 「如果你在敬禮中冒犯了某人，那人就不能再讀下去了。 它也可能影響那個人對你的看法。
我們有Pachter和WillSchwalbe，他們與David Shipley合著了「發送：為什麼人們的電子郵件如此糟糕，以及如何做得更好」，他們在一些常見的電子郵件問候中佔了上風。
當然，啟動電子郵件的完美方式將取決於你寫信給誰，但一般來說，當你給一個你不太了解或根本不了解的人寫一封商務郵件時，他們說有一個安全的選擇-而且你通常應該避免一堆。
如果你想讓它更正式一點，你可以總是用這個人的姓：「嗨，吉列女士，…「
「我喜歡這個的原因是它非常友好和無害，」Schwalbe說。
這也是Pachter的最愛。 她說這是一種安全和熟悉的方式來稱呼某人，無論你是否認識他們。
如果你在對一群人講話，帕赫特建議你寫「大家好」。
這是很好的使用與你的朋友，但非常非正式的敬禮應該遠離工作場所。 這不是專業的-特別是如果你寫信給一個你從未見過的人，Pachter說。
施瓦布同意：「我永遠不能從我的腦海中擺脫我祖母的告誡，『嘿是為了馬。 『」
也避免「嘿那裡。」它告訴那個人，「我不知道你的名字，但如果我試圖聽起來很酷和隨意，也許你不會注意到。」
帕切特在《商務禮儀要訣》一書中寫道：「人們有時會被遺忘，在句子的末尾加上一些感嘆號。
帕切特寫道，如果你必須使用感嘆號，你應該只使用一個。
這是一個很好的備份「嗨[名字].」，如果你不知道收件人的名字。 但你應該盡你所能找出這些信息。
接受者可能會想，「好吧，這與我無關...我不需要繼續閱讀。」
這也是一種冰冷和非常客觀的方式來啟動電子郵件信息。
「親愛的」家庭是棘手的，因為它並不總是可怕或錯誤的使用，但有時它可能會表現得有點太正式。
再一次，這不是世界上最糟糕的問候，但它有點過時。
「如果你不知道我的名字，或者懶得用它，我們可能不是朋友，」Schwalbe說。
當然，把你的電子郵件地址到你的收件人的位置比與「它可能涉及的人，.」-這表明你付出了一些努力。
但它仍然是非常通用的。 如果你已經在努力弄清楚你所要稱呼的人的位置，你最好是邁出額外的一步，找出那個人是誰。 只需要更多的研究。
除了是一般的，並發出一個客觀的振動，這一個可能是冒犯接受者。
一項非正式的《紐約時報》民意調查發現，很少有女性真正喜歡被稱為「女士」——這往往會讓她們感到年老和不受尊重。
太正式了！
此外，這種敬禮告訴接受者，你不知道他們是誰，Pachter說。 「那麼，讀者為什麼要對你要說的話感興趣呢？
施瓦布補充道：「這個很硬。 這總讓人覺得是壞消息，否則會有抱怨。
還不錯，但如果你在和一個你不太了解的人說話，有點非正式。
當你的電子郵件到達那個人時，可能已經不是早上、下午或晚上了-或者如果他們在一個不同的時區-所以最好跳過這些。
又一個僵硬又突兀的.. 接受者可能覺得你要訓斥他們了。
帕切特說，這就是幼兒對教師的稱呼：「夫人。 蘇珊，你能幫我解決這道數學題嗎？
這在專業世界是不合適的。
這種措辭令人尷尬，聽起來很幼稚。
「使用『女士』，除非你知道那個女人想被稱呼為『夫人』，」魯賓寫道。
首先，它有點非正式和突然。 然後，當你在感嘆號上釘釘子時，它就會變得煩人。
「這有點刺耳——就像有人在對我大喊大叫，」施瓦布說。 「即使沒有驚呼，也有點唐突。 最好在名字前面加上「嗨」，而不是脫口而出。
我們真的需要解釋為什麼這個是不-不？
正確拼寫收件人的名字。
「許多人如果名字拼錯了就會受到侮辱，」Pachter說。 「檢查籤名塊中的正確拼寫。 你也可以檢查「to」行。 通常，人們的名字或姓氏都在他們的地址裡。
「雖然當今的商業世界比過去更加非正式，」Pachter建議避免商務通信中的「人」這樣的悠閒、口語化的表達。
這是另一個悠閒，口語化的表達，最好避免在一封專業的電子郵件。
首先，「嗨夥計」被認為是太懶散的專業電子郵件。
但是，使用性別語言來解決混合性別群體帶來了其他問題。 首先，這是不準確的。 其次，它可能引起冒犯。
紐約大學(NYU)和哥倫比亞大學(ColumbiaUniversity)的兼職講師黛安？魯比諾(Diane Rubino)為Wiley寫道：「如果不能用男性流行語來承認女性，就會讓人聯想到存在的方方面面。
這一個也是性別歧視，Pachter說。
不要把自己叫做威廉「威爾」或詹妮弗「珍」。除非這個人用暱稱介紹自己，或者在自己的電子郵件籤名中使用暱稱，否則堅持他們的全名。
這種問候不僅聽起來很突兀，而且缺乏必要的定製來吸引讀者的注意力。
丹尼·魯賓在「等等，我該怎麼寫這封郵件？」中寫道：「把這個人的名字包括在一封電子郵件中是引起他們注意的關鍵方式。
他寫道：「傳奇作家、領導力演說家戴爾·卡內基認為，一個人的名字是「任何語言中最甜美、最重要的聲音」。 「電子郵件也是如此。
這個聽起來也很突然。
再次，如果你寫信給一個小組，使用「大家好」。
你不想過於熱情。 這不是專業的，設置了錯誤的語氣。 另外，它可能會在接受者的皮膚下面。
帕切特寫道：「如果你這樣做，你會顯得更友好。」
傑奎琳·史密斯為這篇文章的早期版本做出了貢獻。